Как написать заявление на удаленную работу в связи с коронавирусом + образцы

Особенности заключения соглашения с ДР

При составлении трудового соглашения с ДР нужно учитывать следующие нюансы:

• Трудовой договор может быть оформлен в электронном виде. В этом случае работодатель обязуется в течение трех дней с даты заключения направить сотруднику этот документ в бумажной форме. Для этого можно воспользоваться заказным письмом с уведомлением.
• Местом подписания документа является адрес, по которому расположен работодатель.
• Обязательно нужно указывать в трудовом договоре все основания для его расторжения. Необходимость подробного изложения всех оснований связана с особой спецификой дистанционной работы. К примеру, при работе с ДР особое значение приобретает соблюдение сроков. В условиях офиса своевременное исполнение поставленной задачи контролировать проще. В договоре может оговариваться расторжение сотрудничества после неоднократного нарушения сроков.

ВАЖНО! Запись в трудовую книжку может не вноситься на основании части 6 статьи 312.2 ТК, если с этим условием согласны участники трудовых взаимоотношений

Перевод сотрудника на дистанционную должность

Перевести на дистанционную работу можно штатного сотрудника. Обычно перевод обусловлен следующими причинами:

• Пожелания самого служащего.
• Недостаток финансов организации на содержание рабочего места.
• Выход работника в декрет.

Для перевода служащего на дистанционную работу нужно оформить дополнительное соглашение. Если сотрудник не желает фиксировать факт дистанционной работы в трудовой книжке, им составляется заявление с соответствующими пожеланиями.

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

• Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), или самозанятости.
• Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
• Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2020 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

• Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
• Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Какие нюансы должен учитывать работодатель при переводе сотрудника на удаленную работу?

В соответствии с ФЗ № 407 от 08. 12. 2020 г. работодателям дали возможность принимать сотрудников на удаленку и переводить уже работающий персонал на дистанционную работу.

Существуют следующие формы удаленной занятости:

• временная (если продолжительность удаленной работы менее 6 месяцев);
• полная (в случае постоянного выполнения трудовых обязанностей из дома);
• комбинированная (сотрудник работает и в офисе и дома).

Первое, что нужно сделать работодателю, получившему от сотрудника заявление на удаленную работу, определить новый режим работы. В зависимости от выбранного варианта будет зависеть формулировка, которая прописывается в дополнительном соглашении.

Внимание работодателям! В соответствии с новым законом запрещается снижать заработную плату сотруднику, переведенному на удаленную работу. Также были приняты нормы, позволяющие прекратить трудовой договор с удаленным работником

Работодатель может расторгнуть договор даже в одностороннем порядке, если сотрудник не в состоянии выполнять свои обязанности надлежащим образом или попросту не выходит на связь с руководством.

В результате такого перемещения за сотрудником и работодателем сохраняются те же права и обязанности, которые действовали согласно ТК РФ при обычном режиме работы. Сотрудник также может рассчитывать на оплату больничного листа, выходные и выход в отпуск.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК).

Необходимость установления нанимателем режима рабочего времени и времени отдыха дистанционному работнику определяется исходя из его трудовой функции, предусмотренной трудовым договором (например, если работник обязан осуществлять прием заявок от покупателей в строго регламентированное время). Если же необходимость исполнения обязанностей в определенном режиме отсутствует, дистанционный работник по своему усмотрению распределяет рабочее время и время отдыха.

При этом на дистанционного работника распространяется общее правило относительно продолжительности рабочего времени, которая не может превышать 40 часов в неделю, а в отдельных случаях дистанционному работнику может быть установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (например, если дистанционный работник является инвалидом) (ст. 112, 114 ТК).

По соглашению сторон в трудовом договоре дистанционному работнику может быть установлено неполное рабочее время.

Организация учета рабочего времени и времени отдыха определяется трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК). Полагаем, что данный процесс может быть автоматизирован в зависимости от способов взаимодействия работника с нанимателем и применяемых программно-технических средств и оборудования.

Оформление перевода на дистанционную работу

Для перевода сотрудников на дистанционную работу нужно издать приказ, в котором сослаться на региональный акт, которым введен особый режим (повышенной готовности или чрезвычайной ситуации). В приказе укажите сотрудников, которые переводятся на дистанционную работу (все или определенные категории). С этим приказом посредством электронной почты нужно ознакомить всех сотрудников

Важно помнить, что для перевода на дистанционную работу требуется согласие работников

Приказ нужно выслать по электронной почте каждому работнику, включив опцию «Запрашивать уведомления о прочтении». Или же можно попросить работников прислать в ответ на полученное письмо свое письмо со следующим текстом: «С приказом ознакомлен». А впоследствии желательно все-таки оформить приказ на бумаге, получив на нем подписи всех работников об ознакомлении (п. 3 Письма Минтруда от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741).

Далее необходимо заключить с сотрудниками допсоглашения о переводе на дистанционную работу. Ведь меняется условие их трудового договора о месте работы (ст. 72 ТК РФ). Дополнительные соглашения тоже можно разослать сотрудникам по электронной почте, а впоследствии подписать их лично у работников.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Нюансы дистанционной работы

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.

Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).

При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин. 

Как составить дополнительное соглашение

Унифицированной формы для документа не существует. Работодатель может составить его на свое усмотрение.

В допсоглашении нужно указать следующие сведения:

1. Наименование документа, его номер, а также реквизиты трудового договора, к которому будет прилагаться этот документ.
2. Место и дату составления соглашения.
3. Информацию о сторонах, заключающих соглашение (работодателе, работнике).
4. Какие пункты трудового договора будут изменены и каким образом.
5. Указание на то, что работник будет трудиться дистанционно.
6. Режим работы, способы связи и контроля, предоставляемое руководством оборудование для выполнения сотрудником своих обязанностей (если это требуется).
7. Способ отправки результатов работы.
8. Будут ли оплачены расходы работника на связь (интернет, телефонные переговоры и т.д.).
9. На какой период заключается дополнительное соглашение. Оно может заключаться и бессрочно.
10. Количество экземпляров документа. Допсоглашение, как правило, готовят в двух экземплярах.
11. Реквизиты и подписи сторон.

Если меняется состав должностных обязанностей на время удаленного выполнения задач, график заработной платы и т.д., то это тоже нужно прописать в документе.

Образец допсоглашения о переводе на дистанционку

Дополнительное соглашение № 432
к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД

г. Сарапул

«16» апреля 2020 г.

ООО «Меркурий», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сухорукова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам ООО «Меркурий» Вахрушева Светлана Петровна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили данное дополнительное соглашение к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД о нижеследующем:

1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.4 в следующей редакции: «1.4. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет свои трудовые функции вне территории Работодателя либо иных помещений, находящихся под контролем Работодателя, при условии применения для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия (отправка результатов работы, контроль руководством, общение с сотрудниками) между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».
2. Изложить п. 1.5 трудового договора в следующей редакции: «1.4. Работник исполняет функции, прописанные для него в трудовом договоре, место работы он выбирает самостоятельно».
3. В пункт «7.2. Обязанности работодателя» трудового договора внести подпункт: «7.2.8. Не позднее 15-го числа каждого месяца компенсировать Работнику затраты, которые понес Работник на интернет и мобильную связь, на основании отправленных им удостоверяющих документов».
4. Изложить п. 5.3 трудового договора в следующей редакции: «5.3. Режим труда и отдыха Работника утверждается по правилам ВТР: с 08:00 до 17:00. Время обеда — с 12:00 до 13:00. По собственной инициативе, получив согласие руководителя, Работник может изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».
5. Остальные условия трудового договора, не перечисленные в данном допсоглашении, не меняются.
6. Настоящее дополнительное соглашение начинает действовать с «17» апреля 2020 г. и действует до «01» января 2021 года.
7. Настоящий документ является неотъемлемой частью трудового договора от «25» марта 2018 № 56-ТД.
8. Документ составлен в двух экземплярах на русском языке, имеющих одинаковую юридическую силу: по одному для каждой из сторон.

Работодатель: Сухоруков / И.И. Сухоруков
Работник: Вахрушева / С.П. Вахрушева

Экземпляр дополнительного соглашения на руки получила:

Вахрушева / С.П. Вахрушева

Дата: «16» апреля 2020 года

Порядок утверждения и хранения заявления

После рассмотрения заявления работодатель должен принять решение о переходе или непереходе сотрудника на удаленный режим работы.

С точки зрения законодательства введение дистанционного режима работы не является переводом, так как оно подразумевает только изменение условий труда и снятие с сотрудника обязанности находиться на территории работодателя в определенное время.

Заявление может быть предоставлено работодателю в одной из двух форм:

• Письменной.
• Электронной.

Форма представления документа не влияет на порядок его рассмотрения.

Работодатель вправе потребовать от работника нотариально заверенные копии документов, напечатанные на бумажном носителе.

Оформление дистанционного работника состоит из нескольких этапов:

1. Прием документов.
2. Ознакомление работника с локальными нормативно-правовыми актами.
3. Заключение трудового договора, в котором должны быть прописаны все условия труда. При переводе на дистанционный режим договор не заключается. К нему составляется дополнительное соглашение, в котором должны быть прописаны все пункты, содержащие в себе информацию об особенностях организации дистанционной работы.
4. Принятие приказа о приеме дистанционного работника в штат.
5. Начало ведения трудовой книжки сотрудника. Этот этап не является обязательным.
6. Заполнение карточки сотрудника.

Соблюдение всех этих пунктов необходимо при приеме в штат нового человека. Перевод уже работающего сотрудника осуществляется намного быстрее.

После передачи заявления работодателю оно должно храниться в организации.

Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по основаниям, предусмотренным ТК. Специальных оснований для прекращения трудового договора с дистанционным работником законодательством о труде не предусмотрено.

С приказом нанимателя о прекращении трудового договора дистанционный работник должен быть ознакомлен при личном присутствии под подпись либо путем обмена электронными документами (ст. 307-5 ТК). В последнем случае наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе. В этом случае доказательством исполнения нанимателем обязанности по ознакомлению дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора является, по нашему мнению, подтверждение работником получения электронного документа (см. выше), а также уведомление о вручении почтового отправления, подписанное адресатом (ст. 307-5 ТК).

С учетом возможности электронного документооборота между нанимателем и дистанционным работником заявление об увольнении последнего может содержать просьбу о пересылке трудовой книжки с указанием адреса направления (ч. 1, 3 п. 74 Инструкции о трудовых книжках).

Зарплата и налоги

Также, как и у обычного сотрудника, зарплата работника на удалёнке зависит от МРОТ, а сверху на неё начисляется районный коэффициент. Причём берётся коэффициент той местности, в которой он живёт и работает, а не той, где находитесь вы. Так что, если наймёте сотрудника, живущего, например, в Норильске, платить ему придётся куда больше.

С зарплаты удалённых работников налоги и взносы платятся также, как и по обычным сотрудникам

Но есть важное исключение: если вы наняли иностранца, и он работает на вас, не выезжая из своей страны, ни НДФЛ, ни взносы за него платить не нужно, а работать он будет по договору ГПХ

Условия работы — как для офисных сотрудников

Кадровые статьи «Дела»:

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

• дает отпуск;
• оплачивает больничный;
• доплачивает за переработку или работу в праздники;
• платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
• расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
• дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Похожие записи:

Новые правила обработки и распространения персональных данных с 1 марта 2021 года 17 безумных фактов о ричарде брэнсоне, создателе virgin, полетевшем в космос Совмещение и совместительство: в чем разница Бурлеск клуб в москве В каких числах платить аванс и зарплату Как отвечать на отзывы клиентов: положительные и негативные + примеры