Сколько хранить кассовые документы

От чего освобождены ИП

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.

Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче денег из кассы.

В кассовую книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов и определяет сумму остатка наличных денег в кассе.

Порядок действий

Предлагаем пошаговую инструкцию, как правильно выдать заработную плату, чтобы не нарушить законодательство.

Шаг № 1. Оформляем документы на выдачу.

В зависимости от выбранного формата, бухгалтер должен заполнить платежную (форма Т-53) или расчетно-платежную ведомость (форма Т-49). Напомним, что документ имеет определенный срок действия, который утвержден руководителем компании. Но этот срок не может быть больше 5 дней, включая день получения наличности в банке. Ведомости должны быть подписаны главбухом и директором организации.

Шаг № 2. Выдаем деньги.

Выдача зарплаты из кассы в 2020 году — эта операция проводится кассиром учреждения. Если в компании нет такой должности, то деньги должен выдавать руководитель либо иной работник, назначенный соответствующим распоряжением руководства.

Работник, получив деньги в кассе, должен пересчитать получку, затем расписаться в ведомости, подтвердив факт получения.

Шаг № 3. Отмечаем неполученные суммы.

Если работник в течение отведенного срока не явился за получкой, то кассир обязан вернуть деньги. Так, в зарплатной ведомости напротив сотрудника, не получившего деньги, делается специальная отметка: «депонировано». Все не выданные зарплаты должны быть отражены в специальном реестре депонированных сумм.

Затем кассир подводит итоги в ведомости, подписывает документ.

Шаг № 4. Оформляем расходник.

На основании заполненной платежной или расчетно-платежной ведомости составляем расходный кассовый ордер. Отметим, что расходник оформляется один, то есть один документ на всю зарплатную ведомость.

Если зарплата выдается только одному работнику, то составлять зарплатную ведомость не нужно. Достаточно заполнить расходный кассовый ордер. Кассовый ордер должен быть подписан главбухом в любом случае.

Шаг № 5. Вносим сведения в кассовую книгу.

На основании расходного кассового ордера кассир регистрирует сведения в кассовой книге организации.

ВАЖНО!
Если после выдачи денег в кассе организации осталась сумма денег, превышающая утвержденный лимит, то разницу необходимо сдать в банк на расчетный счет учреждения.

Депонированная зарплата

Итак, поскольку суммы, хранящиеся на предприятии, ограничены, выплатить заработную плату в любой момент сотрудникам нельзя. Выплачивается она каждые две недели. День, в который заработная плата выдаётся работникам так же определяется руководителем предприятия, главное, чтобы период между выплатами не превысил полмесяца. И в этот период нужное на это количество наличности со счёта может быть снято, на основании соответствующего ордера, подготовленного бухгалтерией. Необходимые средства доставляются в кассу и выплачиваются работникам. Но тут есть другое ограничение – вознаграждение работников за труд проводится только три дня.

Сотрудник является к кассиру, получает причитающую ему сумму, что подтверждает своей подписью в соответствующей ведомости. Если у кого-то из работающих такой возможности нет, например, он на больничном, в командировке и т.д., появляется та самая депонированная зарплата. Напротив фамилии этого сотрудника, кассиром отмечается: «депонировано» и в установленный срок эта сумма возвращается в банк, на счёт предприятия. Разумеется, сначала депонированная зарплата вносится в отдельную ведомость, и бухгалтер сверяет суммы. Данные о такой задолженности сохраняются.

Кассовые документы при поступлении и выбытии денежных средств

Приходный кассовый ордер (КО-1)

Каждое поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО) (Форма N КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении поступления денег в кассу кассир должен (п. 5 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

• сверить подпись уполномоченного лица (бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя) на ПКО с образцом;
• пересчитать деньги в присутствии вносителя, проверить соответствие принятой суммы той, что указана в ПКО;
• проверить наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО;
• если все совпадает — подписать документ, расписаться и поставить печать (штамп) на отрывной квитанции, передать ее вносителю.

В 1С печатная форма КО-1 формируется из документа Поступление наличных. PDF

Расходный кассовый ордер (КО-2)

Каждый факт выбытия денежных средств из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (РКО) (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении выбытия денег из кассы организации кассир должен (п. 6 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

• сверить подпись уполномоченных лиц (бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя) на РКО с образцом;
• проверить наличие подтверждающих документов, указанных в РКО;
• провести идентификацию лица, принимающего денежные средства, по документу, удостоверяющему его личность;
• подготовить сумму для передачи, передать РКО принимающему лицу для подписи;
• пересчитать денежные средства при получателе;
• подписать РКО.

В 1С печатная форма КО-1 формируется из документа Выдача наличных. PDF

Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2020–2020 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

1. Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.

Подробнее об этом документе читайте в статье .

1. Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
2. Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.
3. Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

1. Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
2. Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения.

   Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, – ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2020–2020 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

3. Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности.

   Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье .

1. Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат.

Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение (документы, ведение, штрафы)

При расчетах учитываются следующие факторы:

1. ежедневная выручка;
2. сфера деятельности компании;
3. сезонность;
4. расходы компании.

Лимит остатка – это ограничение размера «Налички», которую разрешено хранить в кассе. Деньги свыше этой суммы кладутся в банк.Расчет лимита в кассе проводится по двум вариантам:

1. по сумме доходов;
2. по сумме расходов.

Первый вариант использует формулу:Л = В / П * Ч,Где Л – лимит в кассе, т.р.;В – выручка компании, т.р.;П – период времени, дни;Ч – частота сдачи денег в кассу, дн.Пример № 1.

Исходные данные для расчета:

1. инкассация проводится раз в 3 дня;
2. выручка составила 250 т.р.;
3. пик работы магазина по выручке – 1,5 последние недели года. Официально рабочих дней – 7;

Пример № 2. Исходные данные для расчета:

1. число дней – 23;
2. выплаты за период составили 350 т.р.;
3. период – август;
4. инкассация один раз в 7 дней.

Расчеты:350 / 23*7 = 106,5 т.р.Лимит в кассе установлен 106, 5 т.р.Формула и методика расчета лимита обязательно указываются в учетной политике компании.Важно! В 2020 году расчет лимита можно производить в произвольной форме. Надо только обязательно указать применяемый способ расчета

Документооборот остается тем же.Среди основных документов при установлении лимита выделяют:

Надо только обязательно указать применяемый способ расчета. Документооборот остается тем же.Среди основных документов при установлении лимита выделяют:

1. приказ об установлении либо отмене лимита;
2. пример расчета.

Скачать образцы и бланки данных документов можно ниже.Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р.

по одному договору.Важно! Если в расчетах участвует

Возврат излишне уплаченных денег покупателю, клиенту из кассы

Клиент оплатил услуги фирмы наличными, а затем решил, что часть услуг ему не нужны. Как оформить возврат наличных из кассы покупателю?

Возврат наличных денежных средств клиенту (физическому лицу) следует произвести из кассы организации по расходному кассовому ордеру на основании заявления клиента, составленного в произвольной форме. Причем сумма возврата может превышать 100 000 руб. Это не противоречит лимитам наличных расчетов согласно Указанию ЦБ РФ №3073. Возвращая наличные денежные средства при отказе клиента от услуг не в день их оплаты, следует руководствоваться Указания ЦБ РФ №3210-У о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Согласно пункту 6 этого Указания, выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам.

Для получения денег при отказе от услуг клиент должен написать заявление в произвольной форме с указанием своей фамилии, имени, отчества, адреса и паспортных данных, приложив к нему платежные документы.

Причем, отсутствие у клиента кассового чека или БСО не является основанием для отказа в возврате денежных средств. Об этом сказано в пункте 5 статьи 18 Закона РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей».

Штраф за несоблюдение кассовой дисциплины

Если же в понедельник в кассе останутся сверхлимитные деньги, то компания нарушит порядок работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для ответственного работника (кассира) — от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Указание № -У никак не ограничивает период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока руководитель не подпишет новый приказ лимита кассы.

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.

КАССА, НАЛИЧНЫЕ, ЛИМИТ КАССЫ, КАССОВАЯ ДИСЦИПЛИНА, ШТРАФЫ, ВОПРОСЫ, ОТВЕТЫ, ВОЗМОЖНЫЕ СИТУАЦИИ

Штрафы, ответственность за несоблюдение порядка кассовых операций

За несоблюдение порядка ведения кассовых операций организацию или предпринимателя могут оштрафовать. Ответственность предусмотрена для таких нарушений, как:

• наличные расчеты сверх установленных размеров;
• накопление в кассе денежных средств сверх установленных лимитов;
• нецелевое использование наличной выручки;
• неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств;
• несоблюдение порядка хранения денежных средств.

Штраф за нарушение кассовых операций составит согласно части 1 статьи 15.1 КоАП РФ:

• 4000–5000 руб. – для виновного должностного лица, например руководителя организации, предпринимателя (ст. 2.4 КоАП РФ);
• 40 000–50 000 руб. – для организации.

Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в указанной норме прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на него. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г. № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК). Кроме того, санкции зачастую могут быть предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Поэтому деньги необходимо тратить только на согласованные, целевые нужды.

В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают установленный лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и индивидуальные предприниматели должны хранить в банке (п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, далее — Указание № 3210-У).

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Выход. Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант — можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Если компания не устанавливала лимит остатка наличных, как правило не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами, то в таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Лимит кассы на 2020 год – примеры расчета

Кто обязан применять лимит кассы в 2020 году?16.01.2020Российский налоговый порталКассовый лимит – это максимально возможная денежная масса наличных средств, оставшаяся в конце рабочего дня и для сохранности размещенная в кассе. Также лимитированная сумма называется переходящим остатком.

Что делать, если лимит есть, а по факту его нет? Тогда считается, что он равен 0. Если же остаток превышает фиксированный размер, бухгалтеру компании следует задуматься, что делать с деньгами в вечернее время суток, когда кредитно-финансовое учреждение уже закрыто, а оставлять наличные в магазине или офисе опасно.

Все дело в том, что хранить наличные в кассе в сумме, которая превышает лимит, означает нарушать действующее законодательство России, что влечет за собой штрафные санкции.

Кто обязан утвердить лимит кассы?

Итак, если ваша организация производит расчеты наличностью, то соблюдать кассовую дисциплину необходимо. Исключений не предусмотрено.

Утвердить предел обязаны все компании, которые не относятся к малому бизнесу. Никакой привязки (льготы) к видам деятельности и организационно-правовым формам действующим законодательством не предусмотрено.

Какие компании вправе работать без лимита кассы?

Работать и не устанавливать лимит кассы могут индивидуальные предприниматели и малые предприятия.

Стоит обратить внимание на следующее – если организация относится к субъекту малого предпринимательства и решила установить лимит кассы, то соблюдать его она обязана. Если компания примет решение работать без лимита кассы на том основании, что относится к малому бизнесу, то она может издать приказ об отмене лимита кассы

Посмотрите пример заполнения такого приказа

Если компания примет решение работать без лимита кассы на том основании, что относится к малому бизнесу, то она может издать приказ об отмене лимита кассы. Посмотрите пример заполнения такого приказа

Как рассчитать лимит кассы?

Действующий порядок ведения кассовых операций предусматривает два варианта расчета лимита остатка наличных денежных средств (Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У):

• по объему поступлений наличных денежных средств;
• по объему выдачи наличных денежных средств.

Первый способ подойдет тем компаниям, у которых идет больше приходных операций (например, торговля и прием наличных денежных средств). А вот второй способ – если предприятие больше тратит, например, идут выплаты на расходы по услугам и работам.

Формулы расчета лимита кассы:

1. Для определения лимита остатка по объему поступлений наличных денежных средств

Компания учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле: L = V/P x N

где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

N – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

2. Для определения лимита остатка по объему выдачи наличных денежных средств

Компания учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L = R/P x N

где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы;

P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях;

N – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы.

Посмотрите пример расчета лимита кассы по первому способу…

Файлы для скачивания

• Приказ об установлении лимита кассы.docx (16Kb)
• Приказ об отмене лимита кассы.docx (14Kb)

Разместить:

Татьяна

13 января 2020 г. в 12:00

Ошибка. Расчетный период 65 дней, а не 92. Там же сказано — рабочих дней!

Правила ведения кассовых операций

определяет кассу организации как место для проведения кассовых операций. Никаких требований к помещению или месту, где хранятся наличные денежные средства, не оговаривается. Зато регламентируются положения — о них мы поговорим далее.

Лимит денежных средств в кассе

Организация обязана установить лимит денежных средств в кассе — предельно допустимый остаток на конец операционного дня.

Денежные средства сверх лимита допускается держать в кассе:

• в дни выплат заработной платы, стипендий;
• в выходные и праздничные нерабочие дни, если организация ведет в эти дни кассовые операции.

В остальных случаях превышение установленного лимита в кассе не допускается (п. 2. Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Обособленные подразделения (ОП), имеющие кассу, соблюдают лимит, установленный и утвержденный распорядительным документом головного подразделения. При этом соблюдаются условия:

• если ОП сдает выручку в банк, лимит для него рассчитывается отдельно и не входит в лимит организации;
• если ОП сдает выручку головному подразделению, лимит всей организации рассчитывается с учетом лимита ОП.

Порядок расчетов наличными между хозяйствующими субъектами

• на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• для выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• для выдачи наличных денег на нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью;
• для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• для выдачи наличных работникам под отчет;
• для возврата за оплаченные ранее наличными деньгами товары, невыполненные работы, неоказанные услуги и т.д.

Чтобы выдать наличные деньги из кассы для иных целей, необходимо получить их с расчетного счета.

Порядок применения ККТ

Отдельный большой раздел кассовой дисциплины касается применения контрольно-кассовой техники (ККТ).

Федеральным законом РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ определено, что организации и ИП, производящие расчеты на территории России, обязаны использовать ККТ, за исключением случаев, установленных этим законом (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

Какие правила должен соблюдать ИП

На что можно расходовать средства из кассы

Расходовать наличные деньги из кассы можно только на определенные нужды. Их перечень приведен в пункте 2 указания ЦБ РФ от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». В частности, это:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).

Как видим, индивидуальный предприниматель может брать наличные деньги из кассы для личных нужд безо всяких ограничений. В то же время предприниматель не вправе погашать наличными из кассы займы и кредиты (см. «За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Ограничения при расчетах наличными

Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.

Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:

• осуществление таможенных платежей;
• выдача зарплаты;
• выдача денег под отчёт;
• расчеты с обычными физлицами (не ИП).

За нарушение лимита расчетов ИП грозит штраф по статье  КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 рублей. Некоторые предприниматели, желая обойти запрет, идут на хитрость. Они разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор. В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка. Однако, инспекторы при проверках разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку (см. «За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Выдача денег под отчет

Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей

Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.

Материал предоставлен порталом «Бухгалтерия Онлайн»

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Упрощенный порядок кассовой дисциплины

Под этим понятием имеют в виду возможность отказаться от установления лимита кассы предпринимателями и малыми предприятиями, а также возможность, которую с июня 2014 года получили только ИП – не оформлять документально кассовые операции.

Но хотя такое право есть, но на деле воспользоваться им не всегда будет возможно. Однозначно такая возможность есть только у ИП без работников (или выплачивающих зарплату работникам в безналичном порядке), которые, к тому же, не принимают ни от кого наличные деньги. Почему? Дело в том, что Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У содержит противоречивые нормы:

• Пункт 4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы). Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
• Пункт 5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее — работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.
• Пункт 6. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

В пунктах 5 и 6 нет обычной оговорки (за исключением…) и получается, что требования распространяются на ИП в том числе. Учитывая, как часто могут менять свою точку зрения Минфин и ФНС по одному и тому же вопросу, можно предположить, что эти положения несут в себе риски налоговых споров. Поэтому пока по этим вопросам нет официальных комментариев, безопаснее кассовые документы вести.

Вторая причина, по которой ИП должны продолжать вести кассовые документы, в том, что заполнение книги учета доходов и расходов на всех режимах, (кроме ЕНВД 2021, при котором КУДиР не ведут) производится на базе первичных документов. Такими документами, подтверждающими приход и расход наличных денег, являются как раз ордера по форме 0310001 и 0310002. Исходя из этого, ИП, ведущие КУДиР, не могут вообще отказаться от ведения кассовых документов, т.к. у них не будет оснований для внесения записей в книгу учета.

Получается, что не вести кассовые документы в реальности могут только ИП, не выплачивающие зарплату наличными, не получающие ни от кого наличные деньги, и не вносящие данные в КУДиР (то есть только на ЕНВД). Как видим, «упрощенный порядок кассовой дисциплины» оказался весьма заковыристым. По сути, единственное реальное упрощение в ведении кассовых операций пока одно – возможность не устанавливать лимит наличности.

Если индивидуальный предприниматель решил отказаться от ведения кассовых документов (на риски мы уже указали) и не устанавливать лимит кассы, то об этом надо издать приказ. Пока такого приказа нет, ИП должен подчиняться кассовой дисциплине.

Кассовая дисциплина для ООО в 2016 году

Юридические лица должны обеспечить соблюдение кассовой дисциплины всеми сотрудниками. Для этого руководитель организации должен издать соответствующие приказы по организации. Прежде всего, должно быть назначено лицо – кассир, ответственное за проведение всех операций по кассе. Если в организации несколько касс, то назначается старший кассир, который контролирует операции с денежной наличностью. На это же лицо может быть возложена обязанность по контролю за применением кассовых аппаратов.

Отдельным приказом назначается лицо, ответственное за формирование кассовых документов, как правило, эта обязанность делегируется главному бухгалтеру, но может быть возложена и на кассира. Данный сотрудник должен оформлять:

• Приходно-кассовые ордера – на поступающие в кассу денежные средства;
• Расходно-кассовые ордера – на выдаваемые из кассы денежные средства;
• Форма КО-4 «Кассовая книга» — в ней последовательно отражаются все движения денежных средств в кассе;
• Форма КО-5 «Книга учета» — предусматривает передачу денежных средств между кассирами и от кассиров старшему кассиру;
• Платежная и расчетно-платежная ведомости – используются при осуществлении выплат работникам предприятия.

Еще одним важным приказом является утверждение лимита кассы. Руководитель организации самостоятельно определяет максимальную сумму, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Все, что будет сверх этого показателя, ответственное лицо должно сдать в банк на расчетный счет организации. Допускается превышение лимита кассы только в выходные дни, а также в дни выдачи заработной платы.

Здесь стоит обратить внимание на такой нюанс – если в организации не издан приказ об утверждении лимита кассы, то он считается равным нулю, поэтому все остатки денежных средств на конец рабочего дня будут считаться сверхлимитными и будут подлежать сдаче в банк. В приказе можно указать срок действия лимита кассы, например, с 01.01.2016 г

по 31.12.2016 г. Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита

В приказе можно указать срок действия лимита кассы, например, с 01.01.2016 г. по 31.12.2016 г. Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита.

Для ООО, относящихся к малым предприятиям в 2016 году, существует возможность избежать установления лимита кассы. Для таких предприятий достаточно издать приказ со следующим содержанием: «Хранить наличные денежные средства в кассе ООО «Компания» без установления лимита остатка в кассе». С момента издания такого приказа организации нет необходимости соблюдать кассовый лимит, но если такой приказ издан не будет, то такая обязанность сохраняется. С учетом того, что критерием возможности отказа от лимитирования кассового остатка является принадлежность к малому бизнесу, то избежать утверждения лимита кассы может любое ООО на упрощенке, главное — издать соответствующий приказ.

В деятельности любого юридического лица периодически возникает необходимость приобрести товары или услуги за наличные средства, поэтому в организации должен быть разработан порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет. Этот порядок может быть оформлен в виде приказа либо иного локального акта (например, положения), который также должен быть утвержден приказом. В данном документе можно указать перечень сотрудников, кому могут быть выданы подотчетные денежные средства, определен срок предоставления авансового отчета и возврата остатка денег и иные положения, которые не противоречат действующему законодательству.

Важно помнить, что выдача под отчет с кассы ООО требует обязательного документального оформления, предоставления отчетных документов и возврата остатков. Это правило действует и в том случае если у общества с ограниченной ответственностью один учредитель, который является и директором

Закон признает все доходы ООО собственностью юридического лица, поэтому собственник бизнеса может взять денежные средства из кассы предприятия только в общем порядке.

Похожие записи:

Как создать идеальную карточку товара для интернет-магазина Какие есть размеры фото для печати и форматы бумаги Как получить бесплатную электронную подпись от фнс Хранение документов ип. уничтожаем бухгалтерские документы срок хранения счетов фактур и накладных Креативы для таргета, на которые хочется кликнуть Как заполнить форму 6-ндфл за 3 квартал 2021 года. полное руководство