Что такое trello? подробный гайд по использованию сервиса

Как работают списки

В основе Trello лежит система японских канбан-досок: задача разбивается на этапы, каждый из которых нужно пройти. Канбан в работе с контентом оказался просто идеален, ведь пост тоже должен пройти целый путь перед публикацией.

В Trello роль тех самых этапов играют списки — колонки с карточками внутри, которые мы показали на картинке выше. Для себя мы завели 8 списков, между которыми наши посты перемещаются:

В календаре. С этого шага начинается пост. В эту колонку попадают все посты, которые мы придумали и затем поставили в контент-план на текущий месяц.

Готовятся. Если пост находится в этой колонке, значит копирайтер уже пишет текст. По этой колонке дизайнер может оценить свою нагрузку на неделю.

Ждут комментариев (только текст). Как только копирайтер написал текст, пост отправляется на согласование.

Согласован текст. В эту колонку отправляются утверждённые клиентом тексты. Если пост оказывается здесь — это сигнал дизайнеру, что пора браться за работу.

Ждут комментариев (с картинкой). А это сигнал клиенту, что пост полностью готов и ждёт финального утверждения.

Согласованы целиком. Это колонка для нашего менеджера, который отвечает за постинг. Когда она видит, что пост полностью согласован — забирает его для планирования в соцсетях.

Запланированы. Сюда улетают посты, которые наш менеджер уже запланировал в сервисе автопостинга. По этой колонке мы понимаем, что если в посте нужно что-то срочно поправить, идти нужно в автопостинг или — как мы обычно и делаем — писать менеджеру напрямую (Амина, ты лучшая!).

Опубликованы. Здесь всё понятно. В этой колонке хранятся все наши посты, которые вышли в свет. Очень удобно, когда они лежат под рукой.

Всё это — наши основные списки. Есть ещё и побочные, которые начали появляться по ходу работы:

Идеи для постов. Копирайтеры, менеджеры, дизайнеры и вообще все, кто имеют отношение к контенту, оставляют свои идеи для постов в этой колонке. Ещё у нас есть чатик в Телеграме, в который мы накидываем свои мысли. Но там всё быстро теряется и превращается в кашу, поэтому лучшие идеи мы вылавливаем и отправляем в Trello.

Консервы. Здесь живёт контент, который по какой-то причине поставлен на холд. Причём, не на неделю-другую, а надолго. Ещё сюда прилетают посты, которые оказались лишними. Например, мы решили разделить огромный пост на две части: первая останется в плане, а вторую мы консервируем до лучших времен. Консервы очень спасают, когда нужно быстро заткнуть образовавшуюся дыру в контент-плане.

Сняты с публикации. Это кладбище постов, убитых во время согласования. К счастью, таких в этом списке совсем немного. Когда пост приходится снять, мы его не убираем в архив — вдруг он нам однажды пригодится.

Другое. Социальные сети — это не только посты, но и, например, обложки, иконки для закрепленных сториз, гайды и многое другое. Всё, что мы сделали в рамках соцсетей, но не в рамках постов, хранится в этом списке.

Сейчас кажется, что списков много (целых 12!), но работа с ними максимально простая и понятная. Если к нам в команду приходит новый человек, объяснить ему, как что работает в Trello, занимает минут пять. Но главный плюс списков в том, что ты видишь, сколько работы уже сделано, а сколько задач ещё впереди. Всё это видит и наш клиент — в любой момент он может открыть доску и посмотреть, над чем мы сейчас работаем.

Как работает Trello

Эта система направлена на эффективную организацию работы по японскому принципу доски канбан – инструмента управления целями и личной эффективностью. Доску разделяют на столбцы, соответствующие этапам работы, и клеят на нее стикеры с прописанными задачами – в соответствующий этапу столбец. Канбан применяют при планировании личных проектов, также им широко пользуются в компании «Тойота».

В современной интерпретации доски заменены приложениями, имеющими подобный принцип работы со столбцами-этапами и задачами на карточках. Таковым является Трелло.

Основные достоинства Трелло:

  • простой и понятный интерфейс;
  • бесплатный доступ;
  • удобство в использовании;
  • возможность интеграции с другими онлайн-инструментами.

Этот максимально простой инструмент легко внедряется в рабочий процесс благодаря быстрой адаптации среди сотрудников команды. Его интерфейс повторяет внешний вид доски канбан.

Задачи указывают на карточках и подразделяются на запланированные, текущие и выполненные. Каждую из «досок» выделяют под конкретные рабочие процессы.

В программе можно работать онлайн или скачав ее на свой компьютер или смартфон и пользуясь даже в дороге. Можно сказать: программа работает даже в кармане.

Трелло комфортна для работы небольшой командой. Но есть примеры, когда выстроенная в Трелло структура фирмы позволила эффективно выполнять задачи коллективу в 50 и более человек.

Инструмент можно применять как дневник, личный и коллективный органайзер, список. Принцип построения списков и карточек на досках каждый выбирает на свое усмотрение. Программу используют как в личных целях, так и в предпринимательской деятельности.

Структура Trello:

  • доска (разделенный на список рабочий экран);
  • список (вертикальный ряд для содержания карточек);
  • карточка (форма для описания задач).

Карточки можно передвигать внутри одного списка или между списками и досками, списки тоже разрешено перемещать. За выполнение каждой задачи можно назначить ответственного. Оформление, настройка и управление функциями могут быть разнообразными. Например, карточка может выглядеть как обычное описание задачи и как сложный документ с вложениями списков, чек-листов, меток, сроков. Карточку можно переименовывать, заполнять описаниями, редактировать, добавлять метки и участников, комментарии, копировать, архивировать.

Также их можно распечатать, делиться ссылкой на нее, удалить навсегда. В пометке к каждой задаче указано, кто совершал над ней действия и какие (есть история действий).

Списки тоже можно видоизменять – копировать, передвигать, сортировать, добавлять в архив. Доски бывают с разными уровнями доступа – приватные, командные и публичные.

Закрытые элементы хранятся в архиве, откуда их в любое время можно восстановить на прежнее место или удалить безвозвратно. Каждый пользователь может создавать любое количество задач, списков и даже досок, добавлять неограниченное число участников.

Удобство

Доступность дополнена и тем, что вполне реально использовать программу на разных устройствах: смартфонах и планшетах. Причем удобство редактирования обеспечено абсолютно на любом аппарате.

Если грамотно разработать структуру, то более 50-ти человек смогут комфортно взаимодействовать через этот сервис, без какого-либо руководства по продуктивной работе в Trello. Все будет зависеть только от руководителя и его целей.

Программа помогает быстро оценить масштабы продвижения и успех процесса. Причем, все это происходит в режиме реального времени. Сейчас большое количество СМИ и небольших редакций пользуются этим приложений

Важно только на первом этапе качественно подумать над принципом оформления

Плюсы и минусы системы

Начнём с плюсов, которых у Трелло, определённо, больше:

  • Удобство. Система удобна не только руководителям, но и сотрудникам. С помощью неё можно точно определять сроки выполнения заданий, намечать дальнейшие действия отдела, поддерживать постоянную связь с удалёнными сотрудниками.
  • Простота. Разобраться в системе сможет даже человек, который плохо знаком с компьютерами. Устройство сайта максимально простое.
  • Доступность. Трелло, можно сказать, единственная действительно бесплатная система подобного рода. Конкуренты предлагают бесплатное использование на ограниченный срок. Здесь же вы можете пользоваться всеми удобствами площадки, не платя за это ни копейки.
  • Есть возможность интеграции системы с другими инструментами, что расширяет возможности площадки, делает работу более удобной.
  • Система постоянно совершенствуется и обновляется.

Однако у Трелло есть и минусы:

  • Площадка идеально подходит для небольших проектов. Для действительно крупной компании функционала системы будет недостаточно.
  • Каждую карточку нужно расписывать заново, даже если такого рода задачи уже ставились.
  • Есть приложение Трелло для смартфонов, но оно не очень удобное, плохо приспособлено для маленьких экранов.

Как видим, минусы незначительные. Для небольших удалённых бизнес-проетов система подходит идеально.

Почему стоит попробовать Trello

Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.

Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.

Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.

Долго изучала отзывы за чашкой кофе и поеданием сладостей перед сном. И не нашла пестрящих негативом. Хороший планировщик.

Хотите напомнить мужу про документы на визу? Не надо вешать список на холодильник в надежде, что он обратит на него внимание. Просите его скачать приложение, расширение

Создаете карточку “Документы на визу”, в описании пишете перечень, добавляете мужа в участники. Ему придет оповещение.

Компания Fog Creek Software подарила нам Trello в 2011 году. Мне он понравился за:

  • постоянный бесплатный доступ с небольшими ограничениями;
  • простоту использования без лишних кнопок;
  • возможность объединять с полезными онлайн-инструментами вроде Google Диска, Evernote.

Важные пойнты

Если вы думаете о том, чтобы перевести редакцию или вообще любой проект в Trello, вот ещё несколько моментов, о которых важно знать.

Приватность. Создавайте именно приватную доску или не забудьте перевести её с публичной. Иначе она будет отображаться в поисковиках, и открыть её сможет кто угодно.

Мёртвые души. Удаляйте людей, которые больше не имеют отношения к проекту. Во-первых, зачем им получать бесконечные уведомления. Во-вторых, безопасность превыше всего. Исключить участника может администратор доски.

Менеджер. Найдите в команде ответственного человека (например, руководителя проекта), который будет поддерживать доску: менеджерить карточки, обновлять списки, контролировать сроки. Ещё лучше, если каждый в команде будет отвечать за свой список.

Как создать команду в Trello и предоставить задания впервые

Для сотрудников, которые ранее не сталкивались с автоматизированной работой в команде, часто возникают вопросы по формированию и распланировке задач между коллективом. Чтобы создать команду нужно выполнить действия по инструкции.

  1. Зарегистрируйтесь в системе Trello, укажите свой действующий электронный адрес и придумайте пароль. Подтвердите активацию аккаунта. Если у вас уже создан личный кабинет, просто нажмите кнопку «Войти».
  2. После перехода в личный кабинет, для вас автоматически будет создана пустая доска. Внутри нее по умолчанию создается три колонки, мы переименуем их «Написание статей», «Проверка», «Публикация». 
  3. Далее для каждой колонки создаем ряд дополнительных задач, чтобы максимально достичь производительности труда.
  4. После выполнения каждой отдельной карточки из колонок, их перетаскивают из одной в другую, чтобы не путаться. 
  5. Затем перейдите во вкладку «Домашняя», как показано на скриншоте. 
  6. В появившемся меню выберите пункт «Создать команду» в самом низу.
  7. Теперь заполните необходимые поля в форме: «Имя команды», «Тип команды», «Описание команды». Затем нажмите кнопку «Продолжить».
  8. Следом пригласите участников в проект. Для этого в пустое поле пропишите адреса электронных почт всех пользователей, которые будут присоединены к коллективу.
  9. Вы получаете личный кабинет, в котором можно изменить настройки команды, снова добавлять доски, обновлять проект до коммерческой версии, менять список рабочих.

Как настроить дедлайн задачи

Чтобы установить срок выполнения конкретной задачи в колонке, нужно выполнить следующее:

  • кликнуть по задаче, найти справа пункт «Срок;
  • в появившемся календаре изменить дату и время;
  • при необходимости установить напоминание;
  • нажать кнопку «Сохранить».

После этого на задаче будет показан срок сдачи ее на проверку, выделяется ярким цветом. Таким образом удается добиться отсутствия забывчивости и отсутствия пробелов в работе.

WEEEK

WEEEK — больше, чем канбан-инструмент. Это гибкая и простая система управления проектами и задачами, в основе которой лежит принцип недельного планирования. Кроме досок, которые не уступают в функциональности доскам Trello, в WEEEK есть режим календаря. Задачи со всех проектов ты сможешь смотреть в одном месте.

За счёт более гибкой структуры (воркспейсы → проекты → доски), в WEEEK можно работать над по-настоящему большими и сложными проектами. В этом также помогают многоуровневые задачи и система приоритетов. Колонки на досках можно автоматизировать, чтобы уменьшить количество рутинных действий (например, автоматически назначать задачу на другого исполнителя). Специально для Scrum-команд есть группировка задач, что упрощает работу по спринтам.

Все дополнения и интеграции входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов в одном воркспейсе и количество участников команды.

Поддерживает русский язык.

Подходит: командам любого размера, которым нужен удобный и понятный инструмент.

Стоимость: бесплатно до 7 проектов в воркспейсе и 5 человек в команде. Чтобы снять ограничения, понадобятся 159₽ в месяц (для одного) или 359₽ за пользователя в месяц (для команды).

Предыстория

Изначально вся работа над контентом Skillbox велась в гугл-табличках и гугл-доках (собственно, как и у многих сммщиков). В таблицах утверждался контент-план, в доках — посты.

Так выглядел наш контент план в первые два месяца работы

Контент-план был похож на огромное несуразное полотно, в котором вечно слетали ячейки, уползали колонки и оставались незамеченными комментарии клиента. Редактирование текста в гугл-таблицах — вообще отдельная песня.

Data-driven без чепухи: спецпроект для практиков

Коллеги из E-Promo объясняют, как data-driven подход помогает проектировать сильные маркетинговые стратегии:

  • Откуда брать ценные для бизнеса данные;
  • Как их корректно агрегировать и анализировать;
  • Как устроено data-driven продвижение на примерах свежих кейсов;
  • И каких результатов можно достичь, интегрировав ИИ-сервисы в работу маркетологов.

2021 — год умного маркетинга, заряженного технологиями и большими данными,
не отставайте →

Посты мы писали и утверждали уже в гугл-документах. В целом всё было удобно, кроме пары вещей. Первая — для каждой недели приходилось создавать отдельный док, иначе файл начинал страшно виснуть. Вторая — контент надо было согласовывать скопом, а не по мере готовности, чтобы клиент ничего не пропустил.
Спустя время мы запутались в бесчисленных постах, комментариях, лишних вкладках и документах. А когда файлов с постами и контент-планами стало слишком много, мы начали замечать, как проходит наша молодость в поисках нужной ссылки.

Тогда мы вспомнили про Trello. В этом сервисе есть одна очень важная функция, которая помогла нам связать контент-план, подготовку постов и их согласование. Эта функция — календарь. С помощью этого дополнения мы спокойно переключались с контент-плана на посты, а также готовили, утверждали и планировали публикации — и всё это в одном сервисе. Как пользоваться календарем — расскажем чуть дальше.

В итоге с Trello наш контент-план начал выглядеть так:

А работа над постами, включая тексты, дизайн и согласование — вот так:

Возможности Trello

  • Широкий выбор шаблонов для создания проектов;
  • Интеграция с облаком, обмен мультимедийным контентом;
  • Встроенный планировщик задач, интерактивный календарь;
  • Инструменты комментирования и редактирования материалов;
  • Добавление прав доступа конкретно для каждого пользователя;
  • Синхронизация с контактами друзей из разных социальных сетей.

Преимущества

  • Удобство пользования, применение горячих клавиш;
  • Работает c PC Windows, Mac OS и платформами Android, iOS;
  • Высокая производительность, все процессы автоматизированы;
  • Не содержит рекламы, не требует установки драйверов и плагинов;
  • Регулярные обновления софта от официального сайта разработчика Trello Inc.

Недостатки

Новые доски

Первая доска готова, и ее можно всегда держать перед глазами. Но теперь давайте сделаем новую доску. Например, у меня есть доска, куда я заношу все книги, которые планирую прочитать, читаю и уже закончила:

Создавать доски можно вот в этом меню:

Для Алеши мы сделаем несколько досок под его актуальные занятия

В них можно создавать любые списки и индивидуальные метки, например, для художественных и профессиональных книг. А еще можно менять фон доски для красоты — это делается внутри доски, в меню:

В этом же меню можно отфильтровать карточки по меткам и срокам и посмотреть заархивированные карточки, а также закрыть ненужную доску Помню, в свое время я довольно долго искала способ удалить доску. Так вот, это в меню, в разделе еще:

Недавно в Трелло появилось нововведение. Если нажать вот сюда:

Откроется главное меню Трелло. Там в разделе главная страница собраны все задачи со сроками, которые есть на досках. Это помогает отслеживать истекающие сроки на разных досках:

Теоретически это позволяет вынести каждого заказчика на отдельную доску, но мне так все равно не удобно.

Все, что я описала, хорошо работает, пока Алеша один. Но так бывает не всегда.

Как следим за работой

В Trello фиксируется каждое действие любого участника: перемещение карточки, изменение срока поста или отметка о выполнении задачи. Там же лежат и все комментарии (ещё комментарии можно открыть в уведомлениях, нажав на красный колокольчик в правом верхнем углу). Действия отображаются в меню справа в хронологическом порядке:

Так видны действия участников доски

А так — их комментарии

Если вдруг какая-то карточка чудесным образом пропала, например, в архив — всегда выручают действия. Именно там можно понять, что с ней произошло и кто виноват :–) Кстати, из архива можно вытащить любую карточку — они не удаляются, когда улетают туда.

Когда нам нужно отследить действия по какой-то конкретной карточке, проще всего подписаться на неё. Сделать это можно, нажав на «Присоединиться» в верхнем правом углу карточки:

На карточку можно добавить не только себя, но и других участников доски. Как только вы это сделаете, им начнут приходить уведомления по этой карточке:

Систематизация бизнес-процессов

Простой пример: по одному из проектов нам необходимо было распечатать на бумаге материал для заказчика на нескольких сотнях страниц. Я передал информацию о том, что нам нужен дополнительный картридж для принтера, своей помощнице, с просьбой заказать его и не уточнил при этом сроки.

В процессе печати документа выяснилось, что запасного картриджа нет, так как помощница заказала его со стандартной доставкой в течение нескольких дней.

Благодаря использованию программы Trello такая ситуация была бы невозможна, потому что под любое поручение в программе создается карточка «Задача», в которой необходимо установить срок исполнения. Если дедлайн не оговорили сразу, то при заполнении карточки перед специалистом встанет этот вопрос, и он вынужден будет уточнить недостающие данные. На сегодняшний момент все задачи, которые стоят перед сотрудниками нашей компании, выполняются точно в срок.

Важно акцентировать внимание сотрудников на том, что Trello — это в первую очередь инструмент для их работы, а уже потом средство контроля для руководителя. Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

Карточки на доске собрали в такие списки:

Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

«Задачи» — это список, к выполнению которого еще не приступили. Например: я хочу открыть в банке возобновляемую кредитную линию, но понимаю, что это не срочный вопрос:

  • Я помещаю карточку в список «задачи», который является аналогом понятия «не забыть». В этом списке также находятся периодические задачи: проверка штрафов, отчеты для налоговой, оплата лизинга и прочее
  • Прежде чем поставить задание в приоритетный список, необходимо проанализировать загрузку специалиста

«На неделю» — это задачи, необходимые к выполнению на этой неделе

«На сегодня» — задания к выполнению сегодня. Это что-то вроде спринта в SCRUM, то есть списка согласованных с командой работ

«Сделано» — список, который не требует объяснений.
Важно: задачу в этот список может переместить только руководитель

«Отменено» — список с наименьшим количеством карточек, так как сюда должны попадать отмененные задачи, находившиеся в процессе выполнения. Для того чтобы минимизировать их количество, необходимо тщательно взвешивать каждую задачу перед запуском ее в работу.

Фото с сайта plitka-vannaya.ru

Доски, списки и карточки

Чтобы создать доску, зайдите на главную страничку во вкладку «Доски» и нажмите на «Создать доску».

Затем придумайте для нее название, дайте статус — приватная или публичная, выберите тему для фона — и приступайте к планированию. Приватную доску можете изменять и просматривать только вы и участники, которых вы в нее добавили. Публичная доска доступна всем в сети, но изменять ее могут лишь участники.

Вот как выглядят доски, созданные под отдельные процессы:

Когда новая доска готова, в ней есть стандартные списки — «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Количество и названия колонок можно изменить под свои потребности, а для каждого отдела компании можно создать отдельную доску.

Списки модернизируются сколько угодно — чтобы они идеально отвечали задачам проекта.

Каждая карточка настраивается индивидуально — можно прикрепить метку, добавить участников и более подробное описание, оставить комментарии. Списки, как и карточки, можно перемещать, копировать и архивировать.

Нажав кнопку «Подробности», вы увидите историю изменений каждой карточки.

Если вам нужно создать много однотипных карточек, нажмите «Шаблон», чтобы не делать это каждый раз вручную.

У карточек есть обратная сторона. Чтобы ее увидеть и редактировать, нажмите на карточку. Там есть возможность:

  • писать текст
  • делать списки
  • переписываться
  • прикреплять изображения и файлы
  • назначать участников
  • ставить дедлайны

Один из основных плюсов Trello в том, что для каждого таска вы можете установить сроки и поставить оповещение, и все это видно во встроенном календаре. Менять дату задачи или события можно прямо там, перетащив карточку на нужное число.

Итог

  • Полученные данные, карточки и задачи расположены на одном листе и для оценки эффективности департамента не нужно открывать +100500 разных досок. Такой подход экономит кучу времени и делает контроль за исполнением задач оперативным, а работу с сотрудниками эффективнее.

  • При желании, можно анализировать и делать выводы о том, кто с какой эффективностью решает задачи с детализацией до каждого сотрудника, создавая им свои мини отчеты.

  • Используя оценочные коэффициенты по каждому из KPI, можно формировать стандарты работы, в рамках любого периода, наблюдать динамику и принимать решение о дополнительном премировании или депремирование сотрудников на основе близких к объективным* данных.

*Для повышения точности оценки сотрудников, перед построением автоматизации необходимо как следует продумать критерии «сложных» задач, чтобы присвоение и закрытие таких карточек контролировалось руководителем и не происходила чрезмерная «переоценка» важности-сложности работ. Но это уже совсем другая история =)

Но это уже совсем другая история =)

Похожие записи:

Как создать идеальную карточку товара для интернет-магазина Какие есть размеры фото для печати и форматы бумаги Как получить бесплатную электронную подпись от фнс Default ThumbnailХранение документов ип. уничтожаем бухгалтерские документы срок хранения счетов фактур и накладных Креативы для таргета, на которые хочется кликнуть Как заполнить форму 6-ндфл за 3 квартал 2021 года. полное руководство