Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

Когда составляется штатное расписание и что в нём должно быть указано?

Обычно этот документ составляется в самом начале деятельности фирмы. Но если в начале этого не было сделано, это вполне легко можно сделать в любой другой момент. Так как в законе документ не обозначен, как обязательный, никаких специальных требований на этот счёт нет. В любое время в него можно вносить изменения на основании специального приказа. Новый документ можно утверждать хоть каждый месяц.

Для составления штатного расписания существует установленная форма Т-3. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Постановление утратило силу в 2013 году, перешло в разряд рекомендаций, но формой пользуются активно. Тем не менее, организация вполне может избрать для этого документа какую-нибудь другую форму, если ей так удобнее (Но зачем изобретать велосипед?). Новая форма не должна противоречить части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В любом случае, документ должен соблюдать следующие обязательные сведения:

• Структурные отделы организации;
• Должности работников;
• Сведения о количестве персонала;
• Размер зарплаты каждого сотрудника;
• Месячный фонд зарплаты.

Правила заполнения утверждённой формы

Стандартная форма Т-3 состоит из шапки и таблицы.

Шапка. В ней указываются следующие данные:

• Название компании.
• Код ОКУП или ОКПО.
• Номер документа во внутреннем документообороте фирмы.
• Срок действия – он может быть установлен любой. Чаще всего штатное расписание составляют на год, но это зависит от характера деятельности компании и от того, как удобнее вести дела.
• Номер и дата приказа об утверждении расписания.
• Общее количество рабочих мест.

Таблица состоит из 10 столбцов

1. Название структурного подразделения.
2. Код структурного подразделения. Два этих пункта нужны для того, чтобы установить чёткую иерархию между отделениями, избежать путаницы в том, кто кому подчиняется. Подразделения выстраиваются обычно от самого главного к самому низшему. Оба столбца объединены в один под общим названием «структурное подразделение».
3. Название должностей с указанием требуемой квалификации (разряд, категория и т.п.). Позволяет понять, какую работу выполняет отдел. Разряды нужны в основном для производственных предприятий, чтобы разграничить работников, выполняющих более сложную работу, от работников, выполняющих менее сложные задачи. К тому же, специалистам разной категории платится разная зарплата.
4. Количество сотрудников. Оно показывает, сколько человек работает на определённой должности.
5. Оклад. Обозначает фиксированную зарплату без надбавок, которую получают сотрудники. Значения указываются в рублях, но число может быть дробным до двух знаков поле запятой. Т.е. копейки тоже учитываются. Но вводить точное значение не обязательно. Можно указать диапазон зарплаты (если, например, она зависит от каких-то внешних факторов).
6. Столбцы 6-8. В них указываются надбавки (за сверхурочную работу, за интенсивность работы или за что-нибудь другое). Значения могут быть указаны либо в виде денежных единиц, либо в процентах. Это зависит от политики компании.
7. 9-й столбец. В нём указывается общая сумма, выделяемая на зарплаты сотрудников.
8. 10-й столбец. Примечания. Здесь могут быть абсолютно любые данные. Например, если в следующем году планируется расширение компании, в примечаниях можно указать дату, когда можно начинать поиск сотрудников.

Пример заполнения таблицы

С шапкой всё должно быть понятно. Каждая графа там обычно помечена. А вот пример таблицы лучше показать, чтобы точно не возникало трудностей в дальнейшем

Обратите внимание, что пример таблицы приблизительный. Обычно здесь указывается гораздо больше данных, но принцип заполнения один

Как часто можно менять штатное расписание в организации

Как часто можно менять штатное расписание в организации

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. В законодательстве не содержится ограничений по поводу замены и количества изменений, вносимых в штатное расписание в течение года.

Основания для внесения изменений в штатное расписание Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока.

По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей. Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения. При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией.Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

Как часто можно менять штатное расписание казахстан Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

Можно ли менять штатное расписание несколько раз в год

Подобные изменения, кроме того, вносятся и в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения к договору

Важно помнить, что изменения и дополнения, внесенные в расписание организации, обязательно доводятся до сведения работников, и заносятся в трудовые книжки с указанием выходных данных приказа Данное требование отражено в п. 3

1 Инструкции № 69. Мероприятие по данной теме:Кадровое делопроизводство. Последние изменения (в соответствии с профстандартом №691н) Форма обратной связи Подтвердите, что вы не робот: *Нажимая кнопку, вы соглашаетесь, что ваша информация будетиспользована в соответствии с Политикой конфиденциальности,и даете свое согласие на обработку персональных данных.

Штатное расписание в вопросах и ответах

• Курсы, семинары, тренинги
• Сколько раз в год можно менять штатное расписание?
• Ipc-zvezda.ru
• Штатное расписание в вопросах и ответах
• Основания для внесения изменений в штатное расписание

Курсы, семинары, тренинги Внимание Хотя Трудовой Кодекс РФ и не обязывает любую компанию составлять и утверждать штатное расписание, постановлением Роскомстата, для всех форм собственности определена необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Оформляется данное расписание по унифицированной форме Т-3.Оно составляется на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год

Сколько раз в год можно менять штатное расписание?

Внимание

Если соответствующие изменения обоснованы изменением продолжительности и (или) объёма выполняемой работы, то работодатель имеет право менять заработную плату работников (см. приложение к ответу ниже). Подробнее о штатном расписании читайте здесь: О структуре штатного расписания читайте подробнее здесь.

Курсы, семинары, тренинги

Хотя Трудовой Кодекс РФ и не обязывает любую компанию составлять и утверждать штатное расписание, постановлением Роскомстата, для всех форм собственности определена необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Оформляется оно по унифицированной форме Т-3.Оно составляется на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год.

Штатное расписание обязательно утверждается приказом руководителя. Такое расписание — это достаточно «подвижный документ» и каждая организация периодически сталкивается с необходимостью внесения в него изменений и дополнений, которые, в свою очередь, также вносятся на основе приказа руководителя.

Для чего готовят штатное расписание

Этот локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

• дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
• используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
• полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
• необходим при взаимодействии с проверяющими органами — его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие рассматривается как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
• требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если произошло изменение, всегда ли нужно новое расписание?

Необходимость создания нового документа в организации зависит от масштабности изменений, замена существующей раскладки по персоналу не обязательна – возможна корректировка в том случае, если перемены коснулись всего нескольких единиц штата.

В этом случае издают приказ о внесении корректив в действующую раскладку по штатам, а в самом документе исправляют цифры, суммы и формулировки на измененные.

В реальной жизни даже трудно представить, как может работать бухгалтер, руководитель, инспектор ОК без раскладки по персоналу. Если предстоит сокращение штатов или численности, то при наличии такого наглядного документа принять решение намного проще. Разумный работодатель потребует от своих ИТР своевременных изменений свода штатов, возложив контроль за исполнением этого вопроса на экономиста или главбуха.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как внести изменения в штатное расписание

В течение всего периода, пока действует штатное расписание, в нем должны находиться только актуальные данные. Это связано с тем, что такой документ очень часто запрашивают контролирующие органы в процессе проведения проверок. Потому, в бланке нужно отражать все изменения, которые возникают в штате компании.

Процедура изменения штатного расписания находится в зависимости от того, какое количество изменений нужно отразить в нем. Если их существенное количество, то проще будет прекратить действие старого документа и ввести в действие новый, учитывающий все нововведения.

Если же число изменений минимально, то ответственный сотрудник готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно необходимость внести исправления в документ происходит в следующих ситуациях:

• В организации сформированы новые отделы либо подразделения;
• Создана новая должность;
• Происходит смена названия у должностей, которые уже находятся в штатном расписании;
• У должностей производится изменение окладов либо тарифных ставок;
• Исключается какой-либо отдел либо должность.

Если возникает ситуация, при которой у действующего сотрудника изменяются условия труда (например, меняется должность), то перед выполнением такого изменения требуется получить у него письменное согласие на него. А затем, когда разработан и принят новый документ, с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором учитывается произведенное изменение.

С принятым документом также знакомят всех исполнителей, на которых возлагаются какие-либо специфические обязанности. На всех сотрудников компании, которых так или иначе затрагивают изменения в штатном расписании, оформляется листов ознакомления.

Если в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении указываются списком их название и соответствующее число единиц. Такие бланки можно принимать сразу, без согласования либо ознакомлений. Но если новые должности будут затрагивать каким-либо образом сотрудников на уже имеющихся, то ознакомление производить нужно обязательно.

Важно: если администрацией фирмы принято решение о сокращении единиц либо должностей, то их перечень приводится в распорядительном документе, а также указывается дата введения нового штатного расписания. Но в таком случае обязательно требуется помнить, что сокращение — длительная процедура с обязательными действиями.. Так, необходимо будет поставить в известность о сокращении как госорганы, так и самих сокращаемых сотрудников

Период, за который необходимо произвести уведомление, меняется от 2 до 3 месяцев, исходя из количества затрагиваемых работников. Также действующее законодательство определяет категории сотрудников, которых сократить нельзя ни при каких обстоятельствах

Так, необходимо будет поставить в известность о сокращении как госорганы, так и самих сокращаемых сотрудников. Период, за который необходимо произвести уведомление, меняется от 2 до 3 месяцев, исходя из количества затрагиваемых работников. Также действующее законодательство определяет категории сотрудников, которых сократить нельзя ни при каких обстоятельствах.

Что это такое

Под термином «штатное расписание» понимается внутренний документ предприятия, утверждающий структуру, численный состав работников и ставку оклада в соответствии с должностью.

Посредством этого документа удается сформировать состав и определиться с общей численностью компании.

Нужно ли штатное расписание для ИП? Закон не обязывает предпринимателей разрабатывать этот документ, но его наличие облегчает ведение кадрового учета и бухгалтерской документации, связанной с начислением зарплаты.

Штатное расписание ИП должно включать следующие сведения:

• полный перечень профессий и должностей;
• разбивку списка по структурным подразделениям;
• указание оклада, всех имеющихся надбавок и полную заработную плату каждой должности;
• перечень штатных единиц с указанием количества занимаемых ставок.

Еще одна причина, почему у ИП должно быть штатное расписание – это необходимость принимать работников, руководствуясь количеством штатных единиц. Грамотное ведение внутренней документации позволяет отследить укомплектованность штата, включая сотрудников, работающих на 0,5 ставки.

ПОЧЕМУ НАЛИЧИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ВАЖНО ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ

Организации, осуществляющие надзорные функции, могут отправить запрос в организацию на предоставление штатного расписания, например Фонд социального страхования РФ при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование.

При проведении документальных проверок территориальными органами Пенсионного фонда РФ также возможен запрос о предоставлении штатного расписания.

Запрашивает штатное расписание при проверках и налоговая инспекция.

Для работодателя практическая значимость штатного расписания состоит в том, что оно позволяет, при необходимости, подготовить обоснованный отказ в приеме на работу, помогает обосновать увольнение работников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде и т. п.

Принципы составления штатного расписания.

Процесс описан в порядке составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденном Приказом № 16. Первым делом поясняется, что наименование учреждения здравоохранения указывается в соответствии с действующей номенклатурой таких учреждений. Таковая утверждена Приказом Минздрава РФ от 06.08.2013 № 529н. Далее идут структурные подразделения. При этом в каждое подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном (например, врач-терапевт, медицинская сестра палатная, санитарка). Должности, не относящиеся к медицинским или фармацевтическим, приводятся в штатном расписании, как правило, по немедицинским структурным подразделениям.

Если в учреждении несколько подразделений одинакового профиля, их наименования должны содержать дополнительные отличительные признаки, например, номер подразделения.

Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с номенклатурами врачебных и провизорских должностей, должностей среднего медицинского и фармацевтического персонала, перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными в установленном порядке. Напомним, что соответствующая номенклатура утверждена Приказом Минздрава РФ от 20.12.2012 № 1183н.

Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в долях (0,25; 0,5; 0,75). Если группе работников установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании приводится общее число работников этой группы.

Теперь несколько слов о руководящих должностях:

1) в каждом структурном подразделении может быть не более одного руководителя;

2) наименования медицинских должностей – заведующих структурными подразделениями, отделами, отделениями дополняются наименованиями должности врача, соответствующего профилю структурного подразделения. Например, заведующий терапевтическим отделением – врач-терапевт.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей (численность по штатному расписанию должна корреспондироваться с численностью по тарификационному списку), в том числе численность должностей врачебного, среднего и младшего медицинского и фармацевтического персонала, персонала, приравненного по оплате труда к врачам.

Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете. При осуществлении приносящей доход (внебюджетной) деятельности руководители учреждений здравоохранения самостоятельно устанавливают штатную численность работников, необходимых для осуществления приносящей доход (внебюджетной) деятельности.

Иногда на практике возникают вопрос: следует ли составлять отдельное штатное расписание медицинского учреждения для врачебного персонала, оказывающего медицинскую помощь по ОМС? Как разъяснили чиновники ФФОМС, формировать отдельное штатное расписание в рамках такой деятельности не нужно (см. Письмо от 06.04.2015 № 1726/30-4).

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год. Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля. Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом. По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

Утверждение штатного расписания на год: как правильно оформить

Разберем в деталях, как правильно составить, утвердить и ввести на предприятии новую версию штатного расписания, рассмотрим распространенные вопросы и проблемы.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Утверждать ежегодно новую редакцию расписания или вносить изменения?

В общем случае законодательных предписаний на этот счет нет: срок действия штатного расписания не ограничен, какие-то директивы, регулирующие периодичность его утверждения, также отсутствуют. Таким образом, ежегодно готовить новую «штатку» не нужно: внесение изменений и, соответственно, утверждение новой редакции всего документа происходит только в случае необходимости. Например, при изменении штатной структуры организации, расширении или сокращении штата, численности сотрудников и т.д.

Каким путями идут на практике?

1. Издают всякий раз в случае изменения новое штатное расписание – со своими реквизитами, датой утверждения и введения в действие.
2. Вносят в действующую «штатку» коррективы, когда это нужно, полностью ее не отменяя, а каждое изменение при этом официально утверждается отдельным приказом.

Частная компания правомочна выбрать для себя наиболее удобный вариант. Например, кто-то в течение года дополняет существующее штатное расписание, а потом по состоянию на 1 января нового года утверждает новое с учетом всех корректив. Есть и такое мнение: штатное расписание издается только один раз, а все последующие изменения оформляются как приложения к нему.

Но имеются исключения: для некоторых учреждений законом предписано составлять штатное расписание по установленной форме и утверждать по состоянию на 1 января ежегодно (например, для учреждений здравоохранения и т.д.). Однако переутверждение штатного расписания на предстоящий год необязательно, если в него не вносились изменения или они были незначительными. В этом случае оформляется перечень изменений.

Можно ли в штатку вносить изменения в середине года

Никаких ограничений по срокам и периодичности внесения изменений в штатное расписание нет. Поэтому, если это требуется, компания имеет право корректировать упомянутый документ в любой период в течение года или не редактировать вообще.

Порядок утверждения штатного расписания (пошаговая инструкция)

Рассмотрим всю процедуру «от» и «до»: что происходит в компании и что должен сделать работодатель при изменении «штатки».

1. Надлежащее проведение в организации мероприятий, которые в дальнейшем послужат основанием к изменению штатного расписания. Штатное расписание переделывают не просто так, а в связи с некоторыми преобразованиями в компании: изменяются наименования должностей, вводятся новые штатные единицы, изменяются оклады и т.д. В зависимости от ситуации, работодателю надлежит своевременно уведомить сотрудников об изменениях (если это требуется по закону), издать локальные распорядительные документы и т.д.

Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании

Подробнее

2. Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание или об издании новой его редакции. Такой приказ по своей структуре и оформлению ничем не отличается от прочих распорядительных документов, принимаемых в организации:

• индивидуальные реквизиты документа: номер и дата;
• название – приказ о внесении изменений/ утверждении штатного расписания;
• информация о сути приказа. Например, руководитель приказывает изменить наименования некоторых должностей, повысить должностные оклады, ввести новые штатные единицы – эти сведения указываются в подробностях: что конкретно подлежит изменению и что в итоге должно остаться. Либо руководитель приказывает ввести новое штатное расписание в действие с конкретной даты и признать недействующим предшествующее;
• указать лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа (руководитель может оставить эту обязанность и за собой);
• приложения, в данном случае — это новая редакция штатного расписания и другие документы, на усмотрение организации или в соответствии с ее регламентами;
• должность, ф.и.о. с расшифровкой руководителя, печать организации (при наличии).

Как выглядит приказ об изменении штатного расписания?

Подробнее

3. Ознакамливание с приказом упомянутых в нем лиц, сотрудников под подпись.

Похожие записи:

Помощь близкому при психическом расстройстве Прототипирование для чайников: как сделать хорошую игру Подборки кодов оквэд по типу бизнеса Изучаем шаблоны отзывчивого навигационного меню: шаблоны для «подвала» Профессия hr-менеджер: чем занимается и сколько зарабатывает специалист по управлению персоналом Мозг утомлен: 8 способов повысить активность и работоспособность