Обзор: системы электронного документооборота

С чего начать организацию электронного документооборота?

Для начала работы в системе ЭДО нужно получить электронную цифровую подпись. Она оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре, перечень которых содержится на сайте Министерства цифрового развития.

Внимание! У некоторых компаний уже может быть оформлена ЭЦП. Такая подпись применяется для обмена документами с ИФНС

Ее вполне можно использовать и для ЭДО.

Далее пользователю нужно выбрать оператора ЭДО на основании личных предпочтений или отзывов контрагентов. Очень удобно выбирать именно того оператора, с которым работает большинство ваших партнеров. Для подключения к ЭДО необходимо лишь отправить приглашение.

Если работать с разными операторами ЭДО, нужно настроить роуминг. У партнера нужно узнать ID компании в системе ЭДО, а затем направить информацию своему оператору для настройки роуминга.

Электронный документооборот также подойдет тем компаниям, у которых есть свой сайт на хостинге — ЭДО будет использоваться при обмене документами по получению такого рода услуг.

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обмена документацией и сосредоточиться на более важных задачах.

Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!

Новый Федеральный стандарт бухучета по основным средствам
10 признаков профессионального формирования отчетности

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

  • Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
  • Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
  • Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

Какие существуют программы ЭДО?

Система Особенности Цена
Бизнес Одна из крупнейших программ EDI. Отличный функционал, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тысяч рублей за одну работу
Логика Может использоваться в бизнесе любого размера, прост в освоении, гибкая настройка пользователя От 4900 до 5900 за место.
Евфрат считается самой продвинутой из систем, в комплект поставки входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 рублей за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 рублей при размещении на оборудовании разработчика.
1С: Архив Полная интеграция с любым продуктом 1С, возможность архивировать любые файлы: текстовые, графические, видео и аудио. От 12 до 57 тысяч рублей на всю программу.
НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ Оптимальная система для малого и среднего бизнеса, позволяющая совместить электронные документы с бумажными. От 7 тысяч рублей до 2 миллионов рублей за лицензию
Рабочий процесс OPTIMA Новая система, которая только начинает активно развиваться. У этой системы есть несколько уникальных особенностей. От 55 до 75 тысяч рублей за лицензию.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).

2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.

3

Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее

4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.

5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.

Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).

Преимущества системы электронного документооборота

Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило,
объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации.
Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с
ручной обработкой.

К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:

  • сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть
    направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
  • сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем
    авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
  • упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта
    данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
  • оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и
    индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым
    документам и прочей информации.
  • автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе
    действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними
    пользователями.
  • улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
  • повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не
    позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут
    изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
  • повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных,
    внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
  • повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск
    возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
  • повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и
    документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы

В общем случае он состоит из следующих этапов:

  • выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
  • определение требований, предъявляемых к программе;
  • формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
  • обращение к интегратору – к компании-поставщику продукта;
  • контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
  • фиксация всех принимаемых мер.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами

Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим

Какие проблемы решает СЭД

Главные особенности автоматизации документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей. Используя ПО, не придется переживать о том, что секретная папка с важным проектом потеряется, что в нее заглянет инсайдер конкурента (или даже скопирует оттуда несколько схем). Не нужно будет тратить нервы в ожидании, пока акт двухлетней давности найдут в архиве, да даже отводить помещение под хранилище и то не понадобится. Не придется задумываться о том, сколько копий распоряжения гуляет по предприятию и кто с ними ознакомлен – каждая будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.

Также не забывайте, что все подразделения станут работать более слаженно, исчезнут многие ошибки «человеческого фактора», доступ к информации можно будет разграничить буквально в пару кликов. Система автоматизации документооборота – это мощный инструмент, которым нужно пользоваться в конкурентной борьбе, и мы поможем вам им вооружиться. Обращайтесь в «Клеверенс» – предлагаем эффективные, надежные, масштабируемые и удобные в пользовании программные решения для всех видов бизнеса. Количество показов: 11566

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

  • Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
  • Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
  • Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
  • Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

  • Работа только с браузером Internet Explorer.
  • Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
  • Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

Административные настройки

Directum

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

ELMA

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Optima WorkFlow

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в вашей организации полностью отказаться от бумажных документов на первых порах все равно не получится.

Это может произойти по нескольким причинам:

  • У компании уже есть много бумажных документов.
  • Не все контрагенты используют EDF;

Однако есть принципиальные различия в работе с электронными и бумажными документами. Например, бумажный документ необходимо распечатать и принести на подпись менеджеру, а электронный документ подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться в почте во время транспортировки, а электронные документы доходят до получателя.

Основное отличие работы с двумя типами документов – их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Однако для бумажных документов необходимо организовать архив, где они будут храниться в установленном порядке. При этом после входа в компанию бумажный документ необходимо отсканировать и эту отсканированную копию загрузить в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Поэтому работа внутри компании по-прежнему должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, видны только те, кто его получает или подписывает

В то же время работа с электронной копией позволяет защитить оригинал практически от любой потери и позволяет нескольким пользователям работать с ним одновременно.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

  • высокая стоимость обработки каждого документа;
  • частая потеря документов;
  • утечка информации;
  • искажение информации;
  • задержки в принятии решений;
  • медленное движение документов – переоцененная загрузка персонала;
  • репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

  • утверждение документов
  • сбор отзывов по документам
  • подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)
  • прием документов, поступающих в организацию;
  • их первичная обработка;
  • составление, согласование и оформление;
  • операции с исходящими документами;
  • отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
  • предварительное рассмотрение документов;
  • регистрация документов и распределение;
  • информационно-справочная работа;
  • составление, согласование и оформление документов;
  • подобные операции с внутренними документами.

На что обращать внимание при выборе СЭД?

Критерии выбора СЭД – следующие.

Таким образом, чтобы не ошибиться с выбором СЭД, рекомендуется сделать следующее:

  • Выписать главные проблемы компании, которые должна решить такая система.
  • Проанализировать и сравнить подходящие решения.
  • Изучить набор возможностей, предлагаемый разработчиком.
  • Установить и попробовать демо-версию каждой программы.
  • Сделать окончательный выбор.

Многие компании выбирают системы, созданные на базе платформ Low-code. Их удобно внедрять, когда компания только начинает автоматизировать свой документооборот. В этой ситуации есть возможность начать с небольшого количества процессов, а затем понемногу охватить и остальные.

В то же время, решения на базе платформы Low-code востребованы и крупными компаниями, которые уже «переросли» коробочные решения. Это связано именно с тем, что внедрение систем на базе Low-code позволяет не менять логику бизнеса и не перестраивать её под модель СЭД. Не говоря уже о том, что классические системы нередко требуют полного перехода на новые принципы работы, в то время как системы на базе Low-code можно разворачивать постепенно.

Наконец, они содержат и элемент для управления бизнес-процессами, а кроме того, способны работать совместно с системами BPM, которые также создаются на базе платформы Low-code. Это позволяет не просто автоматизировать отдельные виды работ, но и выстраивать сквозные бизнес-процессы: например, от приёма заявки клиента до отправки ему готового заказа. Документ в таком случае становится не самоцелью, а лишь сопутствует выполнению необходимых задач.