Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Особенности электронной деловой переписки

Деловые письма по электронной почте пишутся примерно так же, как и те, что отправляются почтой. Разница лишь в том, что их желательно снабжать сопроводительным письмом, поясняющим, что находится внутри вложения. Если внутри несколько документов, то кратко опишите их все. Также не забудьте о соблюдении структуры делового письма для сопроводительного сообщения.

Помните, что электронные сообщения так же фиксируются и являются таким же документом, как и обычные. Если вы не получили подтверждение о том, что письмо доставлено адресату, перезвоните ему или же свяжитесь другим способом. Это позволит избежать потери письма и информации в нём. Ведь письма могут по каким-то причинам не дойти, например попасть в папку «Спам».

***

Как видите, деловое письмо — это мощный инструмент, который может значительно повысить прибыль вашей фирмы, продвинуть её на рынке услуг и товаров, увеличить количество клиентов. Грамотное, правильное письмо — бонус вашему бизнесу. Максимально используйте потенциал этого инструмента, и это позволит вам ускорить развитие вашего бизнеса и иметь хорошую репутацию.

На репутацию и развитие влияет и контент, размещенный на вашем ресурсе. Регистрируйтесь на eTXT, заказывайте качественные тексты у копирайтеров Биржи и повышайте тем самым эффективность своего дела.

Как работать с деловой корреспонденцией: советы руководителю

Одной из задач руководителя является работа с деловой документацией. Если это направление деятельности не ведется, в организации будет хаос, так как большинство управленческих решений имеют документальное выражение.

Руководителю совершенно не обязательно самому распределять входящий и исходящий поток писем. Облегчат задачу помощники, взяв на себя организацию деловой переписки.

Все поступающие в компанию документы фиксируются в журнале регистрации входящей корреспонденции. Только некоторые из входящих писем в него не заносятся.

Лицо, осуществляющее прием входящей корреспонденции, сверяет правильность получения письма нужным адресатом, проверяет целостность конверта или иной его упаковки. Если документ поступил ошибочно, то он направляется обратно в отделение связи или пересылается по назначению.

Конверты от всех входящих писем, как правило, сохраняются и прикрепляются к самому письму. Штемпель почтового отделения с датой, указанной на конверте, в некоторых случаях является единственным доказательством факта получения/отправки документа. Также бывает, что адрес отправителя указан только на конверте. Конверты от поступивших претензии физических или юридических лиц и обращений граждан сохраняются в обязательном порядке.

Входящий документопоток любой компании делится на три группы:

• Самая важная документация, адресованная руководству компании, сразу попадает директору. Срок для рассмотрения таких документов – от 2 до 3 дней. В случае временного отсутствия первого лица компании заместитель обязан известить его любым доступным способом.
• Документы, адресованные заместителям директора по функционалу. Письмо направляется в соответствующее подразделение, а затем ответ на него поступает на подпись директору или его заместителю.
• Документы, попадающие сразу менеджерам среднего звена. Не уходят на рассмотрение директору.

Руководитель, как правило, должен знакомиться со всеми входящими документами, чтобы представлять и трезво оценивать обстановку в компании, принимать и оперативно выдавать решения.

Свое мнение или поручение по документу руководитель оформляет в виде резолюции (в верхнем правом углу он указывает исполнителя и перечень работ, которые необходимо выполнить).

При подготовке резолюции нужно учитывать следующие правила:

1. Обязательно указывается ФИО исполнителя, иначе это будет считаться ошибкой, а резолюция – неверно оформленной.
2. Необходимо адресовать документ одному исполнителю. В случае, когда их несколько, стоит для каждого написать конкретную задачу.
3. Безусловно, при написании резолюции должны быть соблюдены все правила деловой этики и корректности.
4. Если руководитель, выдавая поручение сотруднику, допускает самостоятельное выполнение задачи с выбором способа решения на усмотрение исполнителя, то в резолюции можно не прописывать обязательных действий. А если он ожидает четкого соблюдения инструкций от исполнителя поручения, то и в резолюции должны быть конкретизированы последовательные шаги для него.
5. Не стоит дублировать сроки исполнения документа, если они оговорены в тексте. Если же сроки не прописаны ни в тексте письма, ни в резолюции, то это будет считаться ошибкой.
6. Подпись и дата – обязательные реквизиты резолюции.

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Этикет официально-делового стиля переписки

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

Строгий стиль изложения

Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

Применение смайликов

Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе

При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

Обращение к собеседнику по имени и отчеству

По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ.

Отсутствие излишней назойливости

Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

Правило зеркала

Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

Поздравление с праздниками и памятными датами

По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

Благодарность

Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Нормы деловой переписки

Правила и нормы деловой переписки электронным способом точно такие же, какими оперирует деловое сообщество в любом своём взаимодействии — это и телефонные разговоры, и ведение переговоров и тому подобное. Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего — это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка — письмо это электронное или на бумаге.

1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.

2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.

3. Всегда соблюдается конфиденциальность.

4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.

Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения

Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии

Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.

Используемые аббревиатуры в деловой переписке на английском

В деловых письмах следует использовать только общепринятые сокращения, подходящие по стилю. Категорически не подходят аббревиатуры, принятые в неформальной электронной почте и разных мессенджерах. С другой стороны, многие ранее популярные сокращения явно устарели, и отдают древним Средневековьем. Например, латинское A.D. (года божьего) или B.C. (до рождества Христова). От их использования тоже желательно воздержаться. Вряд ли вам придется описывать события, происходившие до нашей эры.

В различных отраслях и сферах деятельности приняты профессиональные аббревиатуры, которых здесь касаться не будем из-за обширности фактического материала.

Географические сокращения

• Apt – квартира.
• Ave – проспект.
• Bldg – здание, строение, корпус.
• Blvd – бульвар.
• Dr – проезд.
• Р.О. – почта (офис).
• Rd – дорога.
• Rte – шоссе.
• Rw – железная дорога.
• Sq – площадь.
• St – улица.

В Америке еще больше обозначений местности, учитывая национальную специфику с развитием всяких автомагистралей, кемпингов и прочих придорожных гостиниц. Избыток географии и недостаток истории накладывает отпечаток на местный диалект. Также американцы используют аббревиатуры штатов, которые пишутся двумя заглавными буквами. Например, NY – штат Нью-Йорк. Штатов в США больше пяти десятков, так что не будем приводить полностью столь длинный перечень.

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат

По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

• реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
• реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
• дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
• строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
• официальное обращение к адресату/адресатам;
• короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
• основной текст, объясняющий суть обращения;
• при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
• лаконичный заключительный абзац;
• приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
• подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Приложения к письму

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …
• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …
• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …
• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …
• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Формальные связки

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

Besides … Кроме того …

First of all / In the first place … В первую очередь …

Please note that … Просим принять во внимание, что …

Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

In fact … Фактически …

In this connection … В связи с этим …

In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

On the other hand … С другой стороны …

Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

Moreover … Более того …

Nevertheless … Тем не менее …

The matter is/ The point is … Дело в том, что …

To avoid delay in … Во избежание задержки в …

Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

We think/believe … Мы считаем, что …

We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

We have to admit that… Необходимо признать, что…

We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

Не теряйте время, рекомендую. СФОРМИРУЙТЕ привычку учить английский язык: Промокоды, акции и подарки, чтобы Ваше обучение было не только интересным, но и выгодным.

Сокращения, используемые в электронных письмах

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности
• AFAIK As far as I know насколько я знаю
• BTW By The Way кстати
• CU see you увидимся
• F2F face to face наедине
• FOAF Friend of a Friend из третьих рук
• FYA For Your Amusement к вашей радости
• FYI For Your Information к вашему сведению
• HSIK How Should I Know? понятия не имею
• IMO In My Opinion по моему мнению
• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
• IOW In Other Words иными словами
• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы
• KIS Keep It Simple говори проще
• NRN No Reply Needed ответ необязателен
• OS Operating system операционная система
• OTL Over The Line сверх положенного
• OTOH On The Other Hand с другой стороны
• R Received получено
• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку
• TIA Thanks in Advance заранее благодарен
• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег
• WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Best regards, Nina Simone

Пример: Письмо извинение

Материалы для изучения английского языка

СФОРМИРУЙТЕ привычку учить английский язык: Промокоды, акции и подарки, чтобы Ваше обучение было не только интересным, но и выгодным.

Курсы, английского языка. Бесплатно!

Учим английский для деловой переписки бесплатно: уроки присылаются на ваш почтовый адрес. Регистрируйся и научитесь, как назначить встречу, согласовать результаты и поблагодарить в деловой переписке.

Без наезда

Наезд появляется, когда один человек считает, что второй намеренно ведет себя неправильно:

Ты, говорят, решила себе клиента Оли перевести?

Претензия — это попытка не разобраться в проблеме, а доказать, что другой неправ. От этого другой человек только больше заводится. Рабочий диалог превращается в выяснение отношений.

Чтобы конструктивно обсудить проблему, надо перейти из состояния «Что этот кретин творит?» в состояние «Что-то пошло не так, нужно разобраться». Тогда получится настоящий вопрос без наезда, его можно обсуждать:

Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так?

Теперь к вопросу без претензии добавим объяснение, почему так важно это обсудить:

Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так? Спрашиваю, потому что мы с Олей разрабатывали инструкции для клиента, они еще в процессе. Не знаю, как теперь построить работу.

Объяснение превращает праздное любопытство в рабочий вопрос. Сразу понятно, зачем на него отвечать.

Вообще руководствоваться пользой для работы — железобетонный аргумент в переговорах с коллегами. Потому что одно дело защищать личные амбиции и другое — работать ради общего дела.

С аргументами о пользе для работы договариваться проще:

Ваня, я не собираюсь сокращать эту презентацию для клиента, потому что я убил на нее шесть часов. Я считаю ее очень качественной сильной работой и цельным продуктом, который я специально разработал под задачу. Тут нечего удалять.

Ваня, если я сокращу презентацию, пропадет наглядность. Мы станем объяснять решение клиенту на словах, и это будет непонятно. У него появятся вопросы, и мы не сможем это так же красочно описать словами, как сейчас слайдами.

Если вами одолевают эмоции, это тоже можно предъявить — И проявить заботы тоже не повредит:

Преимущества и недостатки деловой переписки

Плюсы деловой переписки:

• является способом сохранения информации, которую в дальнейшем можно предъявить в качестве доказательств того или иного факта;
• позволяет одновременно отправить одно и то же послание нескольким адресатам;
• оповещает об официальных и важных событиях, также может быть использована в качестве средства передачи конфиденциальной информации;
• обеспечивает возможность четкого изложения и последующего согласования принятых условий сторонами договорных отношений;
• выступает средством для построения и поддержания деловых (между компаниями) и межличностных (между людьми) взаимоотношений;
• обеспечивает возможность длительного хранения информации и просмотр ее в любое удобное время.

Минусы письменного общения:

Одноплановость.

Если сравнивать деловую переписку с общением по телефону, то получатели письменных сообщений не могут потребовать сиюминутного предоставления пояснений или комментариев по вопросу, изложенному в письме, в связи с чем информация должна быть максимально четкой и исчерпывающей. Автору следует как можно более подробно передать суть проблемы, постараться предугадать возникновение возможных вопросов у адресата и исключить двусмысленное толкование.

Временные и финансовые затраты на подготовку сообщений.

Для того чтобы написать качественное сообщение, вам потребуется временной ресурс не только для формулировки своих мыслей, но и для оформления в соответствии со всеми принятыми нормами и правилами делопроизводства. Также не стоит забывать о наличии финансовых затрат на бумагу, если это не электронное письмо, оплату работы дизайнера, типографию и изготовление ксерокопий (при необходимости), почтовые услуги и т.д.

Длящийся временной отрезок между отправкой и получением сообщения.

Если вы хотите донести какую-то срочную информацию, то использование данного вида коммуникации вам явно не подойдет, так как для того, чтобы доставить письмо по назначению, понадобится определенное количество времени. Также, отправляя сообщение, вы не всегда до конца уверены в том, что адресат ознакомился с ним

Когда важно получить оперативный ответ, лучше использовать телефонное общение, факсимильную или электронную связь.

Пишу повторно

Кому: Сергей

Тема: Участие в выставке. ПОВТОРНО!!!

Начало ок.

Здравствуйте, Сергей!

Похоже на хамство.

Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа.

Меня зовут Эльвира, я организовываю выставку для мебельных фабрик. На ней будут представлены новейшие материалы, рассказано о последних технических новинках в производстве, показаны самые технологичные инструменты для работы с мебелью в этом году.

Развитие чужого бизнеса Эльвиры не касается.

Вы сможете познакомиться с поставщиками и производителями, что положительно скажется на развитии Вашего бизнеса.

Похоже на лесть ради платы за участие.

Я слежу за работами на Вашем сайте, они очень качественные и сильные. Поэтому буду рада видеть Вас на нашей выставке. Участие платное. Жду скорейшего ответа.

Не верится.

Желаю успехов!

Эльвира Алексеева

Часто бывает так, что отправитель написал письмо и очень ждет ответа. Если ответа нет, он пишет повторное письмо. В этом нет ничего страшного, если оно написано с заботой. Но если это письмо похоже на то, что выше, возникает желание удалить его без ответа.

Эльвира сообщает, что пишет письмо повторно, а прописные буквы и восклицательные знаки передают ее раздражение. Строчка «Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа» — попытка надавить, как будто Сергей ей должен. А в реальности Сергей не должен: он не знаком с Эльвирой, у них нет взаимных обязательств.

Это не значит, что нельзя писать повторные письма. Наоборот, письмо могло потеряться, упасть в какую-то папку или остаться незамеченным. Но, во-первых, не нужно делать вид, что человек должен.

Здравствуйте, Сергей! Я Эльвира, организатор выставки для мебельных фабрик. Я уже писала вам на прошлой неделе, но боюсь, что письмо могло потеряться. Извините, если покажусь навязчивой.

И дальше вспомнить, что, раз у нас нет взаимных обязательств, нужно дать читателю повод с нами сотрудничать. Сформулируем пользу от напоминания:

Выставка пройдет через два месяца, на подготовку участники обычно тратят полтора месяца. Это время на разработку стенда, печать материалов, назначение представителей. Если начать готовиться позже, можно не успеть.

Теперь напоминание выглядит вежливым: Эльвира не давит на Сергея, а заботится, чтобы он успел.

Общие слова и фразы для деловой переписки

Thank you for your letter of (date), asking if…
Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing…
Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…
Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…
Мы заинтересованы в…
We would like to know…
Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…
В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…
Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…
Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…
Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…
Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…
Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…
Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…
Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…
Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…
В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…
В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…
Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…
Подтверждая…, мы рады…

May we remind you that…
 
We wish to notify you that…
 
a) извинения
We apologise for…
Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.
Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…
Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…
С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…
Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…
С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…
Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…
Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to…
Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…
Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould…
Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…
Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould…
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…
Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…
В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…
Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose…
Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…
Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…
Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…
Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

I look forward to receiving your reply.
С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.
С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.
Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.
Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.
Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.
Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.
Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible
Еще раз спасибо за Вашу помощь

Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance
Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention
Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times
Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards
С наилучшими пожеланиями

12345Проголосовало 1 чел.

Аудитория

Китай, Япония, арабские страны

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?  

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

Закрытие

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)2

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма

Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания. Например:

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например:

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Итоговые рекомендации и секреты правильной деловой переписки

• Четко излагать мысль и определять ответственных. Стоит избегать двусмысленных и «обтекаемых» формулировок, которые будут заставлять получателей додумывать и читать между строк. Не следует писать длинные письма.
• Облегчать задачу получателя письма, конкретно формулировать варианты требуемых от него действий.
• Заботиться об удобстве адресата. Сместите фокус внимания с той позиции, которая удобна вам, на позицию, удобную для получателя.

Не стоит забывать, что голосовые сообщения приемлемы далеко не для всех и не всегда. На практике это выглядит так, что человек разглагольствует около часа на вольную тему, когда письменно он бы изложил суть вопроса в трех, максимум четырех предложениях. Не забывайте учитывать интересы получателя сообщения, а не только свои собственные.

Помните, что любое отправленное письмо – это так называемая визитная карточка, характеризующая вас как делового человека, профессионала в выбранной области. Выглядеть достойно, вызывать уважение и доверие партнеров вам, безусловно, поможет соблюдение хорошего тона и деловой этики. Переговорам будет всегда сопутствовать успех, а их результатом станет эффективное решение любых поставленных задач.

Каждое взаимодействие, не важно, происходит ли оно при отправлении писем, в интернете, по телефону или путем личных переговоров, должно быть с соблюдением основных принципов:

взаимное уважение оппонентов друг к другу и занимаемым ими позициям;
внимание и уважение к деловым интересам оппонента;
обязательное соблюдение конфиденциальности;
пунктуальность в решении любых задач превыше всего.

Соблюдение несложных правил деловой переписки поможет также экономить ценное время и избежать ряда проблем, о которых мы говорили выше.

БМ: Как правильно общаться с клиентом? || Бизнес молодость: 

Похожие записи:

Госпошлина в суд. калькулятор госпошлины 2021 Что показывает коэффициент автономии — формула по балансу? Как самостоятельно закрыть ооо: пошаговая инструкция Новая форма сзв-м с июня 2021 года Примеры дисциплинарных проступков и возможная ответственность за них Как рассчитать налог на имущество физических лиц?