Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Правила заполнения

Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:

  • в путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
  • в путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.

Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:

  • командировка;
  • работа по графику;
  • работа в выходные или праздничные дни;
  • колонна;
  • бригада;
  • и т.п.

Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, и Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения путевого листа грузового автомобиля.

Графа «Задания водителю» содержит адреса и названия всех заказчиков. Затем указываем расстояние до каждого пункта назначения и отмечаем количество рейсов. В конце проставляем время прибытия и убытия ТС.

Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно вписываем коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.

Путевые листы хранятся в бухгалтерии у владельца или арендатора транспорта. На основе путевых листов ведется учет работы автомобиля, поэтому их желательно хранить вместе с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости и о запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежит сдаче путевка, должна рассчитать зарплату и затраты на эксплуатацию ТС.

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

  1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
  2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
  3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
  4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

Об остальных изменениях в путевом листе рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Образец заполнения обновленного путевого листа см. здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Чьи подписи нужны на путевых листах

Путевые листы (ПЛ) обязаны оформлять все организации и предприниматели (п. 2 приказа №152), независимо от:

  • вида эксплуатируемого транспорта;
  • ОКВЭД, если он используется для оказания услуг перевозки (фрахтования) или собственных служебных нужд.

Отсутствие ПЛ у водителя — основание для ответственности и применения штрафа в соответствии с п. 2 ст. 12.3 КоАП. Субъекты хозяйственной деятельности по своему усмотрению используют:

  • унифицированные бланки путевых листов — постановление Госкомстата №78 от 28.11.2997);
  • разработанные самостоятельно, о чем указывается в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Последними изменениями в правила оформления путевых листов (распоряжение Минтранса №467 от 21.12. 2018) добавлена отметка о предрейсовом техническом контроле. На настоящий момент перечень обязательных реквизитов выглядит следующим образом:

Из структуры рекомендованных форм и НПА понятно, кто имеет право подписи путевых записок юридического лица, — на документе у водителя транспортного средства нужны подписи:

  • диспетчера-нарядчика — фиксирует въезд и выезд;
  • механика — подтверждает техническую готовность к эксплуатации;
  • медработника (штамп с 2019 года необязателен).

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем, не является обязательным реквизитом. Субъект хозяйствования решает этот вопрос самостоятельно (

приказ №152

и

постановление №78

).

Что говорит закон

Исходя из разъяснений применяемых терминов в п.14 ст. 2 Устава, регулирующего правоотношения при оказании услуг автомобильным и городским наземным электрическим транспортом, действующим в редакции ФЗ № 259 от 18.03.2020, путевой лист – это документ, позволяющий контролировать работу водителя.

Бланки путевых листов (путевок) могут быть разработаны и утверждены собственниками или руководителями деятельностью предприятий, организаций, с учетом специфики оказываемых транспортных услуг.

Минтранс России Приказом № 152 (последняя редакция действует с изменениями от 21.12.2018), утвердил порядок заполнения путевых листов.

Акцент сделан на том, что бланк должен быть озаглавлен, иметь номер, графы для внесения обязательной информации.

Формуляры заказывают в типографии или распечатывают самостоятельно непосредственно в организации.

Штрафы за отсутствие путевого листа

За отсутствие путевого листа водитель получит штраф по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ в размере 500 рублей или предупреждение.

Другие меры не предусмотрены.

Однако, отсутствие путевого листа может повлечь дополнительную, более серьезную ответственность:

Статья КоАП РФ Нарушение Штраф для организации и ИП Штраф для должностного лица Штраф для физического лица

11.32

Нарушение правил проведения медицинского освидетельствования водителей

30 000 – 50 000

2 000 – 3 000

1 000 – 1 500

ч. 2 ст. 12.31.1

Отсутствие медицинского осмотра у водителя

30 000

5 000

3 000

ч. 3 ст. 12.31.1

Отсутствие предрейсового контроля технического состояния ТС

30 000

5 000

3 000

12.32

Допуск к управлению водителя в нетрезвом состоянии или не имеющего права управлять ТС

100 000

20 000

  

Проверка штрафов для юрлиц

Контролируйте штрафы автоматически: получайте отчет о новых штрафах, оплачивайте их с рсч. или поручите оплату нам.

Образец заполнения путевого листа ИП

Чтобы заполнить путевку для легковой машины правильно, необходимо заранее ознакомиться с унифицированным образцом.

Бланк для ИП должен отражать следующие данные:

  • наименование;
  • хронологический номер;
  • дата заполнения;
  • период действия;
  • сведения о законном владетеле автомобиля – Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, телефонный номер, адрес, регистрационный идентификатор ИП;
  • информация об автомобиле – разновидность ТС, модель, марка, госномер, отметки о техосмотре, дата/время выхода на линию и возвращения, показатель одометра;
  • сведения о перевозке – например, «городской, легковое такси»;
  • данные водителя – Ф.И.О., номер удостоверения, отметка о проведенном медосмотре.

Скачать бланк путевого листа на легковой автомобиль

Кому и зачем нужно документальное оформление данных о транспортных услугах

До начала выполнения рейса по запланированному маршруту путевой лист должны выдавать водителю:

  • предприятия, организации, выступающие в роли юридического лица, независимо от организационно-правовой формы собственности;
  • физлица, зарегистрировавшие предпринимательскую деятельность, использующие труд наемных рабочих.

Оформляется так называемая «путевка» в одном экземпляре диспетчером или назначенным письменным распоряжением руководителя сотрудником.

Говоря о том, для чего нужен путевой лист, отметим, что документ позволяет контролировать:

  • действия водителя для учета рабочего времени при начислении заработной платы;
  • интенсивность использования служебного или спецтранспорта по назначению;
  • обоснованность расходов на амортизационные расходы, техобслуживание, приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Документально зафиксированные данные по показаниям одометра километража пробега служат подтверждением затрат на обслуживание автотранспорта, включаемые в себестоимость продукции, работ, услуг, что необходимо для:

  • бухгалтерской отчетности;
  • исчисления налога на прибыль.

При перевозках грузов, пассажиров и багажа по городу или в пригородные районы, другие населенные пункты и регионы, путевой лист, наряду с водительским удостоверением и техпаспортом на транспортное средство подтверждает:

  • обоснованность использования служебного, специального транспорта, принадлежащего предприятию или предпринимателю;
  • законность перевозки груза, пассажиров или багажа;
  • проверку исправности транспорта перед выездом;
  • право водителя на управление транспортным средством, соответствие его состояния здоровья контролировать ситуацию на дороге.

Особенности выдачи документов на различные транспортные услуги

Согласно требованиям ст

6 ФЗ № 259-ФЗ, перевозки грузов и пассажиров разрешается осуществлять, оформив путевой лист на соответствующее транспортное средство, принимая во внимание вид и область применения транспорта

Уважаемый читатель!Не получили ответа на Ваш вопрос? Для Вас работают наши юристы-эксперты. Это абсолютно бесплатно!

  • Москва: +7 (499) 577-00-25 доб 152
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 425-66-30 доб 152
  • Все регионы: 8 (800) 350-84-13 доб 132 (Звонок бесплатный)

Используют несколько форм бланков, например:

  • путевой лист для легкового автомобиля (аналог ранее унифицированной формы 3);
  • путевой лист для грузового автомобиля можно разработать на основе типовой межотраслевой формы 4-С или 4-П ;
  • учитывая особенности оказания услуг перевозок пассажиров при выполнении заказов на такси или междугородным автобусным сообщением.

Следует помнить, что грузоперевозки в рамках производственной деятельности, оказания транспортных услуг допустимы только с выдачей путевого листа вместе с накладной на перевозимый груз.

Формы используемых путевых листов для грузовых автомобилей могут иметь отличительные особенности помимо обязательных реквизитов:

  • при сдельной оплате труда водителей, рассчитываемой по средним тарифам для отметок о времени прибытия к пункту назначения груза и убытия после разгрузки;
  • предусматривающие заполнение данных заказчиком, позволяющие вести учет времени при расчете зарплаты за отработанный период.

Главным условием признания документа, отвечающим установленным нормам, является:

  • внесение обязательных реквизитов;
  • соблюдение порядка выдачи путевого листа.

Обратим внимание, на некоторые детали. Заполненный путевой лист, заверенный подписью ответственного лица или диспетчера, выдают водителю:

Заполненный путевой лист, заверенный подписью ответственного лица или диспетчера, выдают водителю:

  • на 1 день до выезда автобуса, трамвая, троллейбуса на линию, когда в течение рабочей смены предполагается несколько рейсовых поездок;
  • до выезда к пункту назначения, уточнив срок действия документа, если транспортное средство в конце рабочей смены не возвращается на парковку (длительность поездки на законодательном уровне не ограничена).

Для сведения!

Если в поездках на дальние рейсы экипаж состоит из нескольких водителей, управляющих транспортом посменно, можно оформлять путевки раздельно на каждого из них.

Поскольку на основании путевых листов начисляется заработок, обосновываются транспортные расходы, к составлению документа следует отнестись ответственно, не забывая вносить обязательные реквизиты.

Допускается вносить корректировки в уже заполненные документы для уточнения внесенных сведений, соблюдая основные правила делопроизводства.

Срок хранения документов – 5 лет.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

  • наименование и номер путевого листа;

  • сведения о сроке действия путевого листа;

  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

  • сведения о транспортном средстве;

  • сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную  форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Где взять актуальный бланк путевого листа 2021

Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату — 500 рублей.

Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №368, включая необходимые сведения.

При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:

  • легковые авто — №3 и №3 (спец);
  • грузовые — №4-С и №4-П;
  • автобусы: №6 — общественный; №6 (спец) — необщего пользования;
  • такси — №4
  • журнал учета п/л — №8
  • товано-транспортная накладная — №1-Т

Ссылка: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_32449/8a1e4e62ffc93f7d59b44c54819053f7adb911e8/

Пользуясь госкомстатовским бланком, обязательные реквизиты вносят, хотя графы для этого отсутствуют. Пусть возникают незначительные накладки. Пока на это закрывают глаза, принимая п/л в качестве первично-отчетного документа по списанию ГСМ и начислению зарплаты водителю, старыми формами можно пользоваться. Главное — при заполнении отразить сведения, согласно требованиям Минтранса. Потому что без них, путевой лист могут признать ничтожным со всеми вытекающими последствиями.

Назначение путевого листа для частных предпринимателей

Частные предприниматели, имеющие грузовой и легковой подвижной состав для обслуживания своей деятельности, должны оформлять путевые листы. Такой документ предназначен для отражения и накопления данных о параметрах работы автомобилей, спецтехники, тракторов, используемых в бухгалтерском учете. Путевые листы для ИП содержат сведения о залитом в бак горючем, его списании и фактическом остатке на конец периода, кроме того, из путевого листа можно узнать пробег и маршруты авто. Пригодятся данные о пройденных километрах и для обоснования списания, замены изношенных шин. На основании всего комплекса получаемой таким образом информации производится начисление отдельных элементов оплаты труда водителю

Наличие путевого листа важно и в целях соблюдения ПДД, поскольку в нем должен быть допуск от медработника, разрешающий водителю управление автомобилем, кроме того, здесь же присутствует отметка механика, удостоверяющая исправное техсостояние машины. Если автомобиль находится в собственности компании, а управляет им наемный водитель, в случае проверки инспектором ГИБДД путевой лист индивидуального предпринимателя станет единственным обоснованием, почему лицо, не являющееся владельцем, находится за рулем «чужого» транспортного средства

Изначально бланк документа был введен в оборот постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 и предназначался исключительно для организаций. И только приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 ввел специализированные формы для ИП вместе с методическими указаниями по заполнению.

Сейчас же единственным нормативным актом, регламентирующим применение путевых листов и для ИП, и для организаций, является приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Данный приказ не закрепляет типовых бланков для путевых листов, однако приводит список обязательных реквизитов, которые должны в них присутствовать. Отличие приказа № 152 от всех предыдущих нормативных актов заключается в том, что ведение путевых листов всеми ИП, имеющими транспорт, стало обязательным

Прежде ИП обязаны были заполнять путевки только при использовании транспортных средств в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками

Отличие приказа № 152 от всех предыдущих нормативных актов заключается в том, что ведение путевых листов всеми ИП, имеющими транспорт, стало обязательным. Прежде ИП обязаны были заполнять путевки только при использовании транспортных средств в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками.

Период, на который выписывается путевой лист, может отличаться в зависимости от варианта использования автомобиля:

  • для деятельности по коммерческим перевозкам — строго на день работы;
  • для командировок — на период командировки;
  • для прочих видов деятельности — от одного дня до месяца.

Особенности налогового учета компенсации за использование личного транспорта

Работодатель вправе самостоятельно определить размер компенсации, которая полагается работнику за поездки на личном автомобиле в служебных целях. Сумму желательно подтвердить расчетом, в котором можно учесть средний расход ГСМ, износ и т. п.

В бухгалтерском учете сумма компенсации полностью относится на расходы отчетного периода (ПБУ 10/99).

В налоговом учете дело обстоит иначе — размер компенсации нормирован (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина РФ от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465).

За использование автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см полагается компенсация 1 200 рублей в месяц, а при объеме двигателя свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей. При этом в суммы уже заложены все возможные траты владельца машины: бензин, мойка, техническое обслуживание и т. д. (письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@).

На практике вряд ли сотрудник согласится на такую маленькую сумму компенсации. Поэтому работодатели устанавливают повышенные размеры выплат и порой забывают о необходимости применения ПБУ 18/02.

Чтобы избежать претензий налоговых органов, нужно учесть разницу между бухгалтерским и налоговым учетом и отразить постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Дебет 99 Кредит 68.

Пример. ООО «Рысь» платит своему директору компенсацию за использование личного автомобиля для служебных поездок. Сумма компенсации согласно приказу составляет 8 000 рублей. Объем двигателя машины равен 1 500 куб. см. Так как объем двигателя менее 2 000 куб. см, работнику по установленным нормативам полагается компенсация в сумме 1 200 рублей.

Правильность заполнения — пример

Разберем на пример, как правильно заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж.

После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов.

В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе;
  • сведения о перевозке.

Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.

Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.

Отдельно установлены новые требования к журналу регистрации путевых листов. Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Похожие записи:

Как работает платежная система paypal и как ею пользоваться Правила ведения бухучета в жкх (нюансы) Как создать сайт с личным кабинетом и регистрацией Пассажирский самолёт boeing 747 Алименты с ип: как и сколько нужно платить? Трейдинг