Образец протокола общего собрания учредителей ооо 2020

Содержание

Структура документа
Отличия участников от учредителей
Зачем нужен протокол собрания учредителей
Организация вне/очередного собрания
- Предназначение протокола собрания учредителей
Сначала протокол
Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО
- - - Когда используется
Тонкости при подготовке протокола
Составление протокола собрания учредителей ООО
- Правила составления
- Подробная структура
Порядок проведения собрания учредителей
Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?
Правила оформления протокола общего собрания учредителей ООО
Правила проведения общего собрания участников
Похожие документы
Для чего требуется протокол?

Структура документа

Протокол собрания состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной. Что касается вводной части, то данный документ, как и все другие должен заполняться на бланке единого образца. В начале документа указывается его наименование, которое может состоять из вида и типа заседания и названия общества (полное, так как оформлено в документах). Иногда добавляется и сокращенное название.

Например: «Протокол общего собрания учредителей общества с ограниченной ответственностью «Партнер» (ООО «Партнер»).

Далее записывается дата проведения собрания. Если процедура затягивается на несколько дней, то фиксируется число начала и окончания собрания учредителей. Обязательно указывается регистрационный номер. Это порядковый номер протокола, под которым его подошьют в журнале.

Заполняют строку адреса проведения собрания и место. Время, в которое осуществилось начало и окончание процедуры. Избирают председателя и секретаря собрания, личные данные которых вписывают в протокол следующими двумя строками.

Затем происходит регистрация присутствующих, конечно в алфавитном порядке. Здесь указывается фамилия, имя, отчество и доли собственности. Необязательно, но иногда заполняют все паспортные данные (дата рождения, серия и номер паспорта, число и место выдачи). В протоколе так и записывается «Присутствовали», а ниже заполняется пронумерованный список собравшихся участников.

Если учредителя представляет фирма, то регистрируют ее полное юридическое название, ИНН, ОГРН.

Следующей строкой идет подсчет в процентах собравшихся, ведь если присутствующих меньше чем 2/3, то собрание не имеет право состояться на основании закона РФ «об Обществе с ограниченной ответственностью». Пример: «80% голосов. Собрание является правомочным».

Это все что касается вводной части протокола, которая заполняется во всех протоколах, неважно по какому поводу было собрание учредителей – одинакова. Далее следует основная часть

А вот здесь сам документ может иметь разную форму. Существует краткий и полный вид его заполнения

Далее следует основная часть. А вот здесь сам документ может иметь разную форму. Существует краткий и полный вид его заполнения.

Как правило, краткий оформляют в том случае, если собрание учредителей созывалось оперативно. В бланке фиксируется повестка дня – обсуждаемые вопросы и цель сбора учредителей. А вот полный содержит всю ту же информацию плюс предложения каждого участника, доклады, выступления, комментарии, реплики и т.д. По полному протоколу можно представить всю картину происходящего на собрании учредителей.

Текст полного протокола делится на части в соответствии с количеством вопросов, поставленных повесткой дня. А каждая будет иметь разделы. Они делятся на: «Слушали», «Выступили», «Постановили».
Название подпунктов печатают с левой стороны страницы, а данные об учредителе записывают строкой ниже в именительном падеже, через тире пишут либо суть выступления и доклада, либо о том, что доклад выступления приложен.

Например:

Вопрос 1. Отчет об итогах деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Партнер» за 2014г.
Слушали: Тюрину Е.П. – Доложила об итогах деятельности ООО «Партнер» за 2014 год, расходе средств и чистой прибыли. Подлинник доклада прилагается к протоколу.
Выступили:Хорошев Н.В. – В отчете не было речи о расходе денежных средств, поступивших от спонсора.
Постановили: Отчет утвердить с внесением в него дополнений.

В конце каждой части указывается количество в процентах проголосовавших «за» и «против». И так заполняют каждую часть, которая рассматривает тот или иной вопрос повестки дня. Итоговая часть протоколов тоже одинаковая. Ставят подписи председатель и секретарь с расшифровкой.

Отличия участников от учредителей

Участник собрания и учредитель компании – это иногда не одно и то же лицо. Отличия участников от учредителей можно понять, ознакомившись с этими терминами:

Под термином «частник» понимается физлицо или юрлицо, которое обладает долей в фирме и вправе решать проблемы и ставить задачи управления организацией.
Под термином «учредитель» понимается физлицо или юрлицо, участвовавшее в правовом оформлении фирмы, чьи сведения занесены в единый госреестр юрлиц.

Учредитель – лицо, создавшее компанию с нуля, а участник – тот, кто на данный момент участвует в формировании уставного капитала организации. Все они являются владельцами.

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Организация вне/очередного собрания

Согласно ст. 32 общее собрание участников является высшим органом управления, к компетенции которого относятся все вопросы, связанные с компанией. Традиционно для решения текущих проблем и оперативного руководства выбирается единоличный исполнительный орган – директор (наемное лицо из числа соучредителей или приглашенный со стороны специалист).

В статьях 34 и 35 закона 14-ФЗ сказано, что собрание учредителей ООО вправе в уставе предприятия определить перечень случаев и ситуаций, когда решение может быть принято только путем организации сборов и голосования. Таким образом, в законе закреплено единственное требование к частоте проведения очередных собраний участников – не реже одного раза в год для ознакомления с финансовыми итогами работы. При возникновении других важных для компании вопросов или по требованию одного из учредителей могут быть проведены внеочередные сборы.

Правила проведения очередного и внеочередного собрания во многом определяются уставом ООО. Однако следует обязательно учитывать нормы, установленные законом 14-ФЗ от 1998 года:

Сроки проведения. Очередной созыв совладельцев ООО должен произойти не ранее чем через 60 дней после регистрации общества и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
Письменное уведомление о собрании учредителей ООО. Приглашение на собрание нужно направлять заказным отправлением с описью вложения. Извещение должно быть именным, направлять его лучше по всем известным руководству компании адресам.
Сроки уведомления. Направить приглашение нужно с таким расчетом, чтобы участник был извещен не менее чем за 30 суток до даты проведения собрания.
Формирование повестки. Перечень вопросов для обсуждения должен быть известен до начала собрания. Основной список формируется инициатором сборов. При этом при получении уведомления свои предложения в повестку могут вносить остальные участники – не позднее 15 дней до даты проведения мероприятия.
Подготовка дополнительных материалов. Если на собрании планируется обсуждение и утверждение итоговых отчетов, подписание важных соглашений или получение согласия на участие в новых проектах, всем учредителям нужно заранее направить проекты будущих документов и информационные материалы.

Предназначение протокола собрания учредителей

Важность документального фиксирования итогов проведения общих сборов трудно переоценить. Начиная со дня, когда участники приняли решение о создании компании, этот документ, как и протокол учредительного собрания общественной организации, будет взят за основу в работе ООО

И в дальнейшем в протоколах будут фиксироваться все жизненно важные решения совладельцев предприятия:

изменения или дополнения в отношении направлений коммерческой или общественной деятельности;
утверждение устава или изменения в нем;
увольнение и избрание директора, создание дополнительных органов управления и надзора;
утверждение баланса, распределение прибыли, формирование уставного капитала, назначение аудита;
согласие на вступление в другие общества и инвестирование в сторонние проекты;
решение о ликвидации или реорганизации бизнеса;
прочие вопросы, перечисленные в уставе как обязательные к обсуждению в рамках общего собрания.

Сначала протокол

В этом документе, который не является основным, фиксируется следующая информация:

Название создаваемого ООО – полное и краткое, на русском и другом языке, если есть необходимость.
Адрес, по которому будет зарегистрирована организация с несколькими учредителями.
Данные об учредителях, которые решили принять участие в развитии ООО.
Сумма уставного капитала и соотношение долей всех участников.
Собранием избирается директор и назначаются иные должностные лица, которые будут управлять организацией.
Обсуждается устав ООО с двумя учредителями или больше, это зависит от количества участников, заявленных в статусе учредителей.
В протокол собрания нескольких учредителей о создании ООО может быть включена и другая информация, которая является важной для участников и обсуждается на первом собрании. Любой вопрос, принятый единогласно, фиксируется в указанной форме.. После окончания заседания бланк подписывается участниками

Первый документ должен быть написан или напечатан на одной стороне листа. Если количество страниц больше одной, то протокол следует прошить, чтобы избежать потери информации. Бланк распечатывается в 2 экземплярах – для налоговой инспекции и для общества

После окончания заседания бланк подписывается участниками. Первый документ должен быть написан или напечатан на одной стороне листа. Если количество страниц больше одной, то протокол следует прошить, чтобы избежать потери информации. Бланк распечатывается в 2 экземплярах – для налоговой инспекции и для общества.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.

Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.

Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.

В уведомлении дата, время, место собрания и повестка дня

Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.

В листе регистрации список участников с паспортными данными и подписями

Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:

кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.

После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.

В протоколе участники собрания, повестка дня, результаты голосования, подписи председателя и секретаря собрания

Что именно решили, записывают в протоколе, напротив строчки «Постановили»

После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.

Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.

В решении — кто и что решил

Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.

Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.

Когда используется

когда не нужно вносить изменения в учредительные документы. Например, при передаче доли в залог или выдаче доверенности физлицу от имени общества.

когда нужно внести изменения в учредительные документы. Например, если на собрании поменяли устав, увеличили уставный капитил или сменили юридический адрес.

С электронной подписью документы можно отправить через сайт налоговой, без подписи — лично, через МФЦ или по почте.

Тонкости при подготовке протокола

Нужно учесть следующие тонкости при подготовке протокола и его регистрации:

Документ печатается на листе формата А4 с одной стороны.
Протоколы имеют сквозную нумерацию в течение финансового года.
Листы протокола также имеют сквозную нумерацию, прошиваются, а на обороте последней страницы ставится подпись председательствующего лица, протокольного секретаря и круглая печать компании.

Протокол – документ, на котором основывается деятельность компании любой крупной фирмы. Для него в правовом поле России предусмотрены строгие требования к содержанию, но нет требований составления. По факту каждый бизнесмен может оформлять этот документ по-своему. Хотя это будет не совсем оптимально.

Все бумаги, которые касаются проведения собраний любых видов, уже оформлены в качестве шаблонов и находятся в свободном доступе для скачивания, поэтому заниматься их составлением самостоятельно – пустая трата времени.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Составление протокола собрания учредителей ООО

Сложностей особых нет.

Протокол ведет секретарь собрания, а подписывается протокол двумя лицами – руководителем и секретарем.
Подписанные и полностью оформленные протоколы собраний сшиваются в книгу протоколов, которая хранится в обществе, и по требованию любого участника должна быть выдана ему для ознакомления.
Разумным можно считать ведение также журнала регистрации протоколов, благодаря которому можно определить порядковый номер собрания и протокола, а также быстро найти интересующий документ в книге.

Правила составления

Протокол собрания учредителей ООО составляется в простой письменной форме. Законодательство не предъявляет требований к оформлению протокола, а именно не указывает на необходимость соблюдения стиля изложения, набора текста определенным установленным шрифтом, с соблюдением пробелов и интервалов. Законом не установлена даже обязанность составления документа в печатном или компьютерном виде. Можно сделать вывод о том, что форма изложения протокола свободная и остается на усмотрение самого общества.

Но поскольку протокол – один из официальных документов общества, в необходимых случаях подается в органы регистрации, может служить доказательством или объектом исследования в судебном процессе логично составлять протокол с соблюдением требований, обычно предъявляемых к составлению официальных документов. К таким можно отнести: русский язык, официальный стиль, стандартный стиль и шрифт текста (без выделения разноцветными маркерами или заливками).

Подробная структура

Обязательно отражение в протоколе следующих параметров:

номер, место, число, месяц, год составления протокола – протоколу имеет порядковый номер из журнала сквозной регистрации протоколов; для определения места обычно достаточно указать населенный пункт.

количество присутствующих участников – определяется при проведении регистрации участников или их представителей, прибывших для участия в собрании.

сколько голосов имеют присутствующие участники (вместе и каждый) – в ООО участники могут иметь разное количество голосов, приходящееся на размер их долей в уставном капитале общества, и при голосовании это будет важно учесть.

наличие или отсутствие кворума — необходимо для признания собрания состоявшимся/не состоявшимся.

избрание или фиксация органов, проводящих собрание – если при учреждении общества не были избраны руководитель собрания и секретарь, их избрание необходимо осуществлять при проведении каждого последующего собрания, о чем указывать в протоколе. При необходимости (если участников большое количество) избирается счетная комиссия, персональный или количественный состав которой отражается в протоколе.

повестка дня – фиксируется на момент начала собрания (в виде, указанном в приглашениях на общее собрание участников)

Потом указываются предложения и дополнения к повестке дня, если таковые были сделаны участниками. По результатам голосования предложений и дополнений принимается окончательная редакция повестки, которая обязательно находит свое отображение в протоколе.

перечень выступающих по каждому вопросу повестки дня – информация о докладчиках, содокладчиках и оппонентах описывается подробно, с указанием фамилии (полностью), инициалов выступающего.

Поскольку протокол не является стенограммой и не предполагает абсолютно точной фиксации обсуждения вопросов, видится правильным сокращенное изложение предмета обсуждения. То есть, нет необходимости фиксировать эмоциональное состояние говорящего (повышение голоса, беглость речи). Лучше опускать слова, не принятые к обращению в общественных местах (ненормативная лексика). Однако суть обсуждения вопросов должна быть передана абсолютно точно.

как голосовали и какие решения приняли – при подсчете голосов главное не ошибиться. Для этого нужно делать разницу между голосующими участниками и голосующими голосами (простите за тавтологию) участников. Для правильного подсчета нужно учитывать именно голоса участников, для чего их и фиксируют в начале протокола. При этом нужно учесть, что отдельно голосуется вопрос, потом поправки и предложения, и, наконец, вопрос в целом. Все, как в Государственной думе, не иначе.
подпись руководителя и секретаря собрания – обязательные реквизиты протокола, придающие ему статус документа.

Образец-бланк Протокола 1 общего собрания учредителей ООО можно скачать здесь.

Образец-пример Протокола 1 общего собрания учредителей ООО

Данное видео содержит полезную информацию по собранию учредителей ООО и выбору руководителя:

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Правила оформления протокола общего собрания учредителей ООО

Особых требований по структуре и заполнению протокола нет. Его можно составить и распечатать на компьютере или написать вручную. Для составления вы можете использовать как фирменный бланк ООО, так и обычный лист бумаги.

Удобно будет заранее подготовить шаблон, а затем вписать в него недостающие данные. В протоколе обязательно укажите следующие сведения:

Полное фирменное наименование ООО, как в уставе, дату, место и время составления, а также порядковый номер протокола в соответствии с внутренним документооборотом. Эти сведения указываются в верху протокола.
Данные об участниках укажите во вводной части — их ФИО, паспортные данные, количество голосов. Последнее рассчитывается, исходя из оплаченной доли. Например, если участнику принадлежит 20% в уставном капитале, у него будет 20 голосов. Однако если он не оплатил долю полностью, то имеет право голоса лишь в пределах оплаченной части. То есть, если участнику принадлежит 20% в уставном капитале, а оплатил он лишь 1/2 своей доли, фактически ему принадлежит 10%, и при голосовании он сможет рассчитывать только на 10 голосов.

Правила проведения общего собрания участников

Порядок проведения собраний ООО установлен ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Моменты, которые не регулируются данным законом, можно установить самостоятельно и прописать в уставе, прочих внутренних документах.

Базовые правила проведения собраний учредителей ООО в 2021 году:

До начала собрания участники обязаны зарегистрироваться. Если участник не зарегистрировался, он не сможет присутствовать на собрании и голосовать.
Учредитель может присутствовать на собрании лично или через представителя.
Время начала собрания оговаривается заранее, начать раньше можно только в том случае, если все участники уже зарегистрированы.
Из присутствующих выбираются секретарь и председатель собрания. Секретарь заполняет протокол в ходе обсуждений, подготавливает его и рассылает остальным участникам в течение 10 дней после проведения встречи.
Для каждого собрания устанавливается повестка дня. Принимать решения по другим вопросам вне повестки учредители могут только в том случае, если на собрании присутствует полный состав участников организации.
Все решения принимаются по итогам голосования. Утвердить решение можно только в том случае, если за него проголосовало большинство участников

Обратите внимание: на этапе регистрации ООО по всем пунктам учредители должны проголосовать единогласно “За”.
Голосование проходит открыто, но вы можете прописать в уставе иной вариант для последующих собраний.

Итоги собрания отражаются в протоколе. Его должны подписать избранные секретарь и председатель, также подписи могут поставить по желанию все остальные участники. Если ваш протокол займет больше одной страницы, пронумеруйте их. Сшивать протокол не обязательно, достаточно скрепить обычной канцелярской скрепкой или степлером. Каждому учредителю нужно выдать по копии протокола на руки и один экземпляр оставить в документации организации. Ещё одну копию подготовьте для ФНС: она потребуется при регистрации ООО.

Рекомендуем прописать в уставе подходящий вариант заверения протокола: подписями присутствующих, видео- или аудиозаписью или иным законным способом. Если вы не станете вносить в устав дополнительную информацию о способах заверения, итоги каждого собрания придется заверять у нотариуса.

Список документов для открытия ООО в 2021 году

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Образец протокола общего собрания учредителей ооо 2020 года