«первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

Первичная документация на ОСНО

Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г. (в редакции от 23 мая 2016г.). Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности. Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:

• акты оказанных услуг;
• накладные на продукцию;
• расходные кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• платежные поручения;
• ведомости и т.д.

Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе. Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме. Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.

Электронная подпись

Первичка может быть подписана и другим способом — электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток

Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной

Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку

В ней должен появится прочерк.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Примечание: БУХУЧЕТБольшой раздел с массой полезной информации по бухучету

Первичные учетные документы, обязательные реквизиты

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Первичные бухгалтерские документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Правила оформления

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20, первичные документы в бухгалтерии могут быть комбинированными. Организация имеет право взять за основу регламентированную форму и добавить в нее необходимые строки.

Все формы первички, используемые в ежедневной деятельности компании, должна утверждать ее учетная политика. Если контрагент, с которым сотрудничает компания, в своей работе тоже применяет бланки собственной разработки, то это также нужно указать в учетной политике.

Важно! По закону организация может применять любые формы первичной документации, но по информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012, кассовые бланки строгой отчетности должны иметь только унифицированную форму. Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер

Применение реквизитов ИП

Помимо применения реквизитов в договорных документах и документах сопровождающих выполнение условий сделок (акты, накладные, счета и счета фактуры) различные реквизиты применяются и в других случаях. Так, например, вывеска в месте деятельности предпринимателя (кафе, магазине, ином торговом месте и так далее) должна содержать его ИНН. Это необходимо для более полного информирования потребителя о том, кто предлагает те или иные услуги и товары.

С этой же целью, ИНН и ФИО предпринимателя присутствуют на кассовом и , выдаваемом при совершении купли продажи или оказании услуг. Налоговые декларации, статистические отчеты, внутренние документы, также составляются с применением реквизитов. В целом сфера применения реквизитов индивидуального предпринимателя достаточно широка, и ИП необходимо не только знать свои реквизиты, но и иметь всегда шаблонное информационное письмо, которое в любой момент можно предоставить контрагентам.

Точно и быстро идентифицировать организацию помогает специальный перечень данных – реквизиты предприятия. Реквизиты фирмы бывают общие и банковские. О том, что входит в реквизиты ООО и с помощью каких современных сервисов организация может легко отправлять партнёрам и клиентам свои реквизиты – читайте в нашей статье.

Первичные учетные документы как объект бухгалтерского и налогового учета.

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

В соответствии с ч.1 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ О бухгалтерском учете налогоплательщики (организации, индивидуальные предприниматели, лица, занимающиеся частной практикой) должны оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичными учетными документами.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документации, которой оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.                                                                                     

В законодательстве отсутствует требование об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Организация должна определить формы первичных документов и утвердить их отдельным приложением к учетной политике.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

• хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
• систематические (пример – кассовая книга);
• комбинированные;
• аналитические;
• синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм

Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной

Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Вопрос: Как оформлять первичные учетные документы в целях налога на прибыль?Посмотреть ответ

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
   • договор (возможны различные формы);
   • счет на оплату.
2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
   • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
   • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
   • накладная (если передавались товары);
   • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
   • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Является ли счет-фактура первичным учетным документом?

Электронная подпись

Первичка может быть подписана и другим способом — электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.

Оправдательный

Введено понятие «оправдательный документ» – содержащий информацию о факте хозжизни документ, на основании которого в первичку включаются обязательные реквизиты. Оправдательными являются, в частности, документы по гражданско-правовым отношениям субъекта с контрагентами, работниками, госорганами, либо используемые для управления субъектом. Например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет. В отличие от первички, оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозжизни и не содержит все обязательные реквизиты.

В первичку, обязательные реквизиты которой указаны на основании оправдательного документа, должна включаться информация, позволяющая идентифицировать последний. Иногда оправдательный документ может использоваться в качестве первичного – если есть все обязательные реквизиты.

Перечень первичных документов для ИП на УСНО

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

• акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
• товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

• приходный кассовый ордер;
• Z-отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• акты списания материалов;
• товарные чеки о приобретении ТМЦ;
• платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
• прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ» (ПБУ 22/2010)

I. Общие положения1. Настоящее Положение устанавливает правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений) (далее — организации).

В работе необходимо руководствоваться Учетным Планом счетов бухучета, положениями НК РФ и данными налоговых регистров организации.

2. Неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации (далее — ошибка) может быть обусловлено, в частности:

• неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.

3. Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Кто может не выписывать счёт-фактуру

В зависимости от выбранного ИП порядка налогообложения уплата НДС может быть не предусмотрена, соответственно объективно возникает вопрос о необходимости выставления счетов-фактур тем, кто освобождён от «оброка».

Согласно Налоговому кодексу РФ налог не оплачивают:

• работающие в сфере розничной торговли;
• занятые в общественном питании;
• предоставляющие услуги только за наличный расчёт;
• работающие на рынке ценных бумаг и реализующие акции и облигации;
• осуществляющие продажу товаров потребителям, которые используют льготные налоговые режимы.

Подробно указано в статьях 168 и 169 Налогового кодекса, которые отражают нюансы в зависимости от выбранной системы налогообложения.

На особом режиме оплата налога не производится, что находит отражение в предоставляемой отчётности. К специальным режимам относятся УСН, ЕНВД, ЕСХН.

Однако согласно пунктам 11 и 26 статьи 346 ИП могут формировать и выставлять счета-фактуры без указания суммы налога на добавленную стоимость.

«Закрывающими» документами без счёта-фактуры являются товарная накладная или акт приёма-передачи товаров (услуг).

При некорректном формировании счёта-фактуры, а именно указав в нём НДС, если ИП не является плательщиком налога, необходимо будет произвести его уплату и отчитаться в ИФНС.

Регламент

Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.

Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.

Похожие записи:

Как оформить соглашение о неразглашении коммерческой тайны с работником Средний чек: что это, как посчитать и увеличить Крионика и переливание крови: как миллионеры пытаются жить вечно Яндекс навигатор: установка и принцип работы Как узнать задолженность по налогам юридического лица по инн Рогачевандрейвладимирович