Зачем ип и ооо печать и как её оформить

Как оформлять документы без печати

Итак, мы выяснили, что печать для деятельности индивидуального предпринимателя не является обязательной. Более того, она не выполняет функцию защиты или идентификации. Но если работает ИП без печати, как подписывать документы?

У предпринимателя нет директора, который выступает от имени ИП, поэтому все документы по бизнесу он заверяет просто своей личной подписью. Сверить образец подписи можно с другими документами, например, с паспортом предпринимателя.

Но если печать ИП все-таки используется, то ее оттиск проставляется на всех документах без исключения. Поэтому контрагенты и опасаются работать с предпринимателем без печати, ведь может оказаться, что на других документах она стоит. В таком случае легитимность бумаг, на которых нет оттиска, может оказаться под сомнением.

Сведения о наличии печати ООО, как мы уже говорили, должны быть занесены в устав. Поэтому партнеру компании достаточно запросить копию учредительного документа, чтобы выяснить этот вопрос. Предприниматель же может доказать отсутствие печати письмом или уведомлением в свободной форме.

Письмо адресуется на имя лица, запросившего эту информацию, и содержит одно-два предложения. Например, так: «Уведомляю, что я, ИП Иванов Иван Иванович, не использую печать в своей деятельности, так как соответствующая обязанность законом не установлена. Все документы, имеющие отношение к моей предпринимательской деятельности, заверяю личной подписью с момента регистрации.»

Какой должна быть печать

Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.

Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511–2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.

Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА. Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

• круглый — окружность диаметром 38-42 мм;
• треугольный – равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
• прямоугольный — прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.

Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:

• полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
• местонахождение (населённый пункт);
• номер государственной регистрации.

Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.

Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.

Идентификационный символ вашей компании может быть каким угодно, но излишний креатив все-таки лучше оставить для внутреннего пользования.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

• вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
• там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Как отказаться от использования печати

Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять. 

Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.

Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.

Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.

Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.

Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.

Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись. 

Основные причины и порядок уничтожения

Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:

• Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
• Ликвидация предприятия.
• Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.

Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации – основной правовой предлог для заказа новой.

Корректная процедура уничтожения требует:

• Непосредственного физического уничтожения печати.
• Корректного документального подтверждения факта ликвидации.

Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.

Законодательные акты и нормативные требования к факсимиле.

Выдержка из п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ:

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

ГК РФ позволяет использовать факсимиле только в случаях, когда об этом специально упомянуто в договоре. Но в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговыми другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива. Так, в Постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 № Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п. 6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Т.е. самым разумным представляется использование факсимиле на документах не предусматривающих материальную ответственность. Однако, если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то по Гражданскому кодексу Российской Федерации документ будет иметь такую же юридическую силу как и с обычной подписью.

Требования к печати для ИП

Требований к печати для ИП законодательно не установлено, их определяет владелец самостоятельно, исходя из потребностей. Помимо идентифицирующего ИП перечня реквизитов печати, рассмотренных выше, к печати могут предъявляться требования, связанные с защитой от подделки. Клише печати, которое защищено от подделки, может иметь несколько уровней безопасности:

• Многоцветность;
• Контрольные метки;
• Гравировка;
• Ультрафиолетовое изображение;
• QR-код;
• Наличие текстуры.

По вашему желанию в специализированных центрах, которые занимаются изготовлением печатей, штампов и оттисков могут изготовить печать, включающую одну или несколько видов защиты от подделки.

Например, печати с текстурой содержат фоновые рисунки. Такой дополнительный рисунок может быть разбит на мельчайшие (количеством до 10 000) фрагменты. Подобная текстура невидима без специального увеличения и затрудняет копирование печати без специального оборудования. Стоимость печати с дополнительной защитой может быть в 10 раз выше стандартной (3–5 тысяч рублей).
Образец печати с текстурой

Каким должен быть оттиск

Оттиск печати ИП, как правило, составляет:

В случае, если ИП использует печать, то регистрация оттиска в налоговой службе позволит дополнительно повысить безопасность ее применения.

Какой адрес должен быть указан на печати

Адрес регистрации индивидуального предпринимателя на печати указывать нет необходимости, вместо этого указывается город или страна (или и то, и другое вместе). Всю необходимую информацию об ИП будет содержать ОГРНИП.

Итак, если вы хотите произвести благонадежное впечатление на своих партнеров и заказчиков, то используйте те виды печатей, которые уже имеют большую практику применения в деловом обороте (круглой формы, с ИНН, ОГРНИП, указанием города и вашего ФИО). Также советуем использовать хотя бы одну защиту печати от подделки (QR-код, текстура, специальные метки). Если вы планируете заверять большое количество различных форм и документов, то лучше выбрать автоматическую печать, так ваши трудозатраты сократятся.

Общие сведения про печать предприятия

После получения свидетельства о регистрации компании и результативного визита в Росстат и остальные внебюджетные фонды наступает время получения печати. Так как в Гражданском кодексе требования по применению печатей отсутствуют, ориентироваться в этом случае надо на другие нормативные акты:

• 14-ый федеральный закон об ООО.
• 208-ой ФЗ о деятельности АО.
• 129-ый ФЗ о регистрации юрлиц и ИП.
• ГОСТ 51511-2001 с техническими требованиями к печати.

В соответствии с этими документами круглая печать (диаметром 38 или 42 мм) должна нести обязательную информацию:

• Название компании или ФИО ИП (полное и на русском языке).
• Указание на организационно-правовую форму фирмы или ИП.
• Адрес регистрации предприятия.

Кроме того там может присутствовать дополнительная информация, а именно коды:

• ОГРН.
• ИНН.
• КПП.
• Логотип предприятия.

Как отмена печатей подставит честных и подыграет мошенникам, расскажет это видео:

https://youtube.com/watch?v=0posEaFeNaI

Закон 82-ФЗ

Данный закон, принятый в 2015-ом году изменил требования к применению или использованию печати в деятельности предприятий. Им определены следующие правила:

• Наличие печати у предприятия уже не является обязательством, а лишь правом, которым компания может воспользоваться, а может и нет.
• Если у организации печать имеется, то ее наличие должно быть зафиксировано уставом общества.

Какие ЮЛ ее используют

Право на использование круглой (но не гербовой) печати имеют:

• Акционерные общества (ЗАО и АО).
• ООО.
• ИП.
• Государственные и муниципальные унитарные предприятия.
• Некоммерческие организации.

Сколько может быть печатей у фирмы

Законодательство количество печатей используемых на предприятии не ограничивает. Поэтому их может быть несколько. Главное условие – это должно быть оговорено в Уставе. Дополнительные печати могут быть выделены для:

• Структурных подразделений.
• Определенных видов документов.

Например:

• Отдел кадров.
• Филиал.
• Секретариат.
• Канцелярия.
• Печать для справок.

При этом дополнительные печати могут иметь треугольную или прямоугольную форму. Ограничения следующие:

• На всех используемых компанией печатях наименование предприятия должно быть написано одинаково.
• Использование товарного знака допускается только по согласованию с Роспатентом.

Регистрация печати: обязательно или нет, зачем это нужно

В России оповещать государственные ведомства об изготовлении собственной печати предприниматель не обязан, в отличие, например, от ИП в Беларуси и Казахстане. Но существует возможность регистрации приобретённой печати, и иногда это выгодно самому владельцу бизнеса.

Прохождение регистрационной процедуры не займёт много времени, но польза от этого может быть существенная, особенно для тех ИП, кто подчиняется действующему законодательству и ведёт честный бизнес.

Если мошенник издаст поддельный документ от имени ИП и использует его в своих целях, владелец бизнеса будет вынужден доказывать свою непричастность, а зарегистрированная печать станет гарантом в подобном споре.

Если же печать прошла регистрацию, судом будет назначена экспертиза, и специалист с уверенностью скажет, поддельный на документе оттиск печати, или настоящий. Поэтому, если имеется вероятность, что кому-то будет выгодно подделать печать ИП, бизнесмену стоит задуматься о регистрации оттиска.

Регистрация печати поможет предпринимателю доказать свою непричастность к мошенническим действиям в случае её подделки злоумышленниками

Где можно зарегистрировать печать

Регистрация печати может быть произведена в:

• реестре производителя печатей (некоторые фирмы предлагают зарегистрировать печать сразу после её приобретения заказчиком);
• Торгово-промышленной палате;
• ОВД.

В отделениях налоговой службы печать не регистрируют, но и там по просьбе ИП могут зафиксировать соответствующие сведения. В отдельных регионах, например, в Москве, действуют специальные регистрационные палаты, предлагающие внести в базу данных информацию о печатях предпринимателей.

Процедура регистрации печати

Регистрация оттиска печати ИП происходит по следующей схеме:

1. Информация о печати заносится в регистрационный журнал:
   • дата изготовления (и/или дата уничтожения);
   • данные, содержащиеся на оттиске;
   • образец оттиска.
2. Правильность внесения сведений о печати подтверждается владельцем бизнеса — ставится его подпись.
3. Ведомство, занимающееся регистрацией, совершает необходимые действия:
   • заводит на ИП отдельное реестровое дело для обновления информации в будущем;
   • печати присваивается уникальный порядковый номер.

Необходимые документы для регистрации печати

Для регистрации печати понадобится собрать комплект бумаг:

• заявление на добровольную регистрацию печати;
• паспорт заявителя;
• оттиск печати;
• свидетельство о постановке на учёт в ФНС;
• свидетельство о внесении данных об ИП в ЕГРИП.

Чтобы зарегистрировать печать, необходимо предоставить заинтересованным органам всю необходимую документацию

Каким должен быть оттиск

Официальные требования 2021 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:

• круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
• треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
• прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.

Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:

• полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
• указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
• местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
• государственный регистрационный номер ОГРНИП.

В 2021 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.

Образец печати для ИП в 2021 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.

Важно: факсимиле, т.е. образец личной подписи гражданина, не является официальным символом ИП

Применять факсимиле можно только по согласию сторон при подписании договоров и для внутреннего оборота.

Чтобы изготовить печать для ИП, надо обратиться в специализированную организацию. К сожалению, в отсутствие контроля за изготовлением штемпельной продукции, многие исполнители работают без свидетельства, подтверждающего госрегистрацию ИП. Изготовить штампы можно не только по своим, но и чужим реквизитам, для этого достаточно образца оттиска.

Для снижения риска подделки заказывайте клише с защитой, при которой используют:

• гильоширные сетки толщиной не более 0,1 мм;
• специальные метки (контрольные, химические, УФ);
• многоцветность;
• гравировку рисунков и фотографий;
• особые защитные элементы, применяемые для гербовых изображений;
• двумерный штрих-код.

Мы не обсуждаем, нужна ли ИП печать, в тех случаях, которые рассмотрели выше. В такой ситуации просто нет причин для сомнений. Ответ на вопрос — конечно, нужна. Но как быть, если предприниматель не оказывается в ситуациях, где печать ИП обязательна? К примеру, наёмных лиц у него нет, бланки строгой отчётности и приходные ордера не выписывает.

Может ли работать ИП без печати, если нормативно-правовой акт этого не требует? Разумеется, может, и многие коммерсанты прекрасно обходятся без этого атрибута. И все-таки, этот символ, идентифицирующий бизнесмена, вызывает большее доверие при оформлении деловых бумаг, чем обычная подпись.

Основные положения ранения и учета печатейштампов

Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей – потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.

Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатейштампов. Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства

Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.

Основная

печать организации

, имеющая круглую форму – у руководителя или у другого, согласованного с ним, должностного лица (в таком случае составляется специальный приказ). Она может быть временно выдана иным работникам (должна быть написана расписка о временном нахождении печати и ее использовании) в таких случаях:

• Продолжительное отсутствие руководителя на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка.
• Заверение документов печатью в нерабочее время: праздники, выходные.
• Необходимость использовать вне организации.

Важно! Хранится главная печать – в опечатанном сейфе. Вспомогательные печати штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать

Вспомогательные печати штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать.

Как получить

Для получения печати сейчас особого разрешения не надо. Это только решение руководства компании. Но правила документооборота в этом случае требуют создания специальной инструкции, регламентирующей применение печатей в компании. Она должна содержать такую информацию:

• Перечень всех печатей (основной и дополнительных). Указание количества по каждой из позиций.
• Место хранения каждого экземпляра.
• Список сотрудников, имеющих право использования печати и ответственных за хранение.
• Регламент по их применению.
• Реестр документов, в которых должна стоять печать по каждому виду в отдельности.

Изготовить печати предприятия (кроме гербовых) можно в любой специализированной компании. Для этого надо предоставить:

• Заявку с оговоренной в ней причиной заказа и эскизом или эскизами печатей.
• Копию устава.
• Свидетельство о госрегистрации и его копию.
• Документальное решение учредителей или акционеров (для АО и ООО).
• Доверенность.

Так как на законодательном уровне порядок получения печати не утвержден, то в некоторых случаях этот список может быть откорректирован.

Стоимость и скорость изготовления печатей зависит выбранной заказчиком степени защиты.

Это видео научит вас самостоятельно заправлять печать:

Виды печатей и штампов по материалу

Каждый материал имеет свои функциональные особенности. Выделяют несколько основных типов устройств в зависимости от материала: 

Резиновые. Дорогостоящий, но один из самых филигранных видов печати. С помощью лазерной гравировки можно создавать мельчайшие детали и сложные рисунки для оттиска. Резиновые печати применяются как в делопроизводстве, так и в творческих областях для нанесения повторяющихся узоров и принтов. Вулканизация удешевляет изготовление резиновых печатей. В качестве матрицы применяют форму из фотополимера для изготовления печатей.
Полимерные. Хорошо переносят высокие нагрузки и давление, благодаря чему они отличаются высокой износостойкостью

С осторожностью применяйте чернила на спиртовой основе для этого типа печатей. Это доступный вариант устройств, поскольку имеют недолгий цикл производства и низкую стоимость.
Металлические

Применяются для получения оттиска на плотных поверхностях таких, как картон, слюда, пленка, пластичная масса. Для производства металлических печатей используется латуниевый или алюминиевый сплав. На него наносится текст и изображения с помощью металлического оттиска или лазерной гравировки.
Красконаполненные или флеш-печати. Устройство этой печати позволяет обходиться без штемпельной подушки. Пористую резину пропитывают масляной краской, как губку. Оттиск таких печатей не растекается и быстро сохнет.

Уничтожение и замена

В случаях, когда печать стала не нужна, ее нельзя просто выбросить. Печать необходимо уничтожить физически, причем сделать это можно двумя способами:

1. Самостоятельно. По факту уничтожения комиссионно составляется Акт, в котором прописывается дата, адрес, присутствующие и причина уничтожения. Также в акте должен быть образец старого оттиска, способ приведения в негодность и вывод о невозможности употребления. После чего Акт подписывается всеми членами комиссии и хранится постоянно.
2. Обращение в штемпельную мастерскую. При этом составляются Акт о передаче и заявление,  предоставляются вместе с доверенностью на уничтожение, копию паспорта руководителя и лица, уничтожающего печать. Документы, подтверждающие действие сторонней организацией, также хранятся постоянно.

Уничтожению подлежат печати при их замене на новые или при ликвидации общества.

Замену проводят по нескольким причинам:

• переименование фирмы, изменение ее данных;
• механический износ;
• плановая замена;
• утеря или кража.

Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» – дубликат.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7. Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»

Пример 8. Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9. Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.

Похожие записи:

Образец доверенности на представление интересов физического лица Приковывая взгляды Кто есть кто: андрей кривенко Сколько ложек кофе на чашку нужно при приготовлении в турке, кофемашине, растворимого Как начать вставать раньше с утра? 13 главных советов Правила внутреннего трудового распорядка организации: составление и образец