Как пользоваться notion: самая подробная инструкция

Аналоги

Taskade — реализована масса функций для личной и совместной работы. Есть бесплатный пакет. Русскоязычной версии нет.

Wrike — разработан для командной работы. Есть аналитика и широкий набор функций для организации любого размера.

Trello — позволяет управлять личными задачами и проектами в команде. Работа ведется на виртуальных досках.

Asana — мощная платформа, в которой реализован таск-менеджер, инструменты планирования, командная работа и т.д. Не имеет русскоязычной версии.

Worksection — удобная и интуитивно понятная платформа для личного и командного планирования, позволяет систематизировать продажи с помощью инструментов для e-commerce.

Функционал

Notion объединяет традиционную иерархическую файловую структуру с гиперссылочной структурой сети. Самое интересное, что если вы перемещаете страницы (то есть файлы), гиперссылка настраивается автоматически. Самое простое место для просмотра вашей файловой структуры – это левая боковая панель (при расширении переключателей). Вы также можете переместить любой блок на другую страницу, щелкнув правой кнопкой мыши по блоку и выбрав «Перейти к».

Страницы – это больше, чем просто набор слов и заголовков. Они могут включать в себя все типы вставок, разделителей, файлов, изображений, списков дел. Вы также можете перетаскивать любой блок, чтобы перемещать его их или создавать столбцы.

Notion для проектов и задач. Идея заключается в том, чтобы команды помогли отслеживать, планировать и выполнять всю свою работу в одном месте. Независимо от количества проектов, которые есть у команды, они могут проверить их в любое время. Notion также полезен для групп с удаленными участниками, поскольку они могут легко иметь единое представление о задачах. В каком бы часовом поясе они ни находились, они могут в любое время комментировать и начинать разговор о своей работе. Кроме того, Notion позволяет получать уведомления обо всех упоминаниях, чтобы пользователи могли общаться и сотрудничать в режиме реального времени.

Notion для заметок и документов. Эта функция позволяет пользователям добавлять различные типы контента. К ним относятся видео, код, закладки, изображения и другие. Пользователям нужно только перетаскивать контент и размещать его как угодно. Notion – это не просто текстовый редактор, а базы данных для отслеживания всех заметок и документов. Кроме того, пользователи могут также отмечать товарищей по команде и добавлять пользовательские ключевые слова. У них есть возможность сохранить эти заметки в тайне или поделиться ими с командой или всей сетью.

Коротко фрилансерам о Notion

Заказать разработку приложения для себя стоит от 200 тысяч рублей. Или можно потратить несколько вечеров на кастомизацию Notion и получить почти собственное приложение.

• Notion – программа, где фрилансер может хранить всю информацию о проектах и заказчиках, вести задачи, контролировать доходы и расходы, работать с данными. 
• Все процессы настраивает сам пользователь, автоматически ничего не работает. Приложение подойдет тем, кто любит разбираться в программах, инструкциях, собирать виртуальный конструктор данных. 
• Сила Notion в возможности выстраивания иерархии страниц и работы в базах данных. Из приложения можно сделать свою википедию.
• В Notion нет русифицированной версии. Но онлайн-переводчик поможет разобраться.
• Бесплатной версии хватит, если не собираетесь хранить больше 5 МБ файлов. Тарифы стартуют от $4 в месяц. Цена для командной работы — от $8. 
• Есть сложные функции для работы с базами данных: Formulas, Rollup, Relation. Ими можно не пользоваться, если нужен просто продвинутый планер или электронный блокнот.
• В интернете есть обучающие материалы про Notion. Новички могут начать с шаблонов – их можно найти в самом приложении или в интернете. Вы можете начать с шаблонов автора этой статьи.
• Чтобы вести Notion эффективно, нужно ввести это в привычку.

Для каких целей можно использовать Notion?

Чаще всего приложение используется для создания заметок и текстовых файлов, но функционал программы обширен. Вы можете воспользоваться готовыми шаблонами решений задач или создать свой шаблон, исходя из потребностей.

Вот несколько вариантов использования Notion:

1. Цели и to do-листы: поставьте себе личную или профессиональную цель, разбейте ее на мелкие задачи, это поможет не сбиться с пути.
2. Хранилище: вы можете собирать всю полезную информацию, сохранять и пользоваться ей позже при необходимости.
3. Финансы: отслеживайте все денежные поступления, текущие и будущие расходы.
4. Планирование путешествий: делайте заметки о местах, которые хотите посетить, сохраняйте информацию о достопримечательностях и т.д.
5. Календарь для публикаций: формируйте расписание размещения постов и статей.
6. Трекер привычек: следите за выполнением дел, которые хотите сделать своей привычкой. Отмечайте занятия спортом или прочтение очередной полезной книги.
7. План домашних дел: подобный планнинг будет особенно полезен для тех, кто запланировал ремонт. Вы можете описать пошаговый алгоритм действий, запланировать покупки и сохранять картинки понравившихся интерьеров.
8. Помощник в учебе: используйте программу для назначения домашних заданий, хранения конспектов, составления расписания занятий.

Как видите, практически нет никаких ограничений в использовании Notion. Особенно удобно то, что в программе можно работать и через браузер на компьютере и через приложение на телефоне, при этом Notion синхронизируется с устройствами пользователя.

Базовые и расширенные функции Notion для специалиста

В приложении много возможностей — это плюс, но и минус: без обучающих статей и видео сложно разобраться в программе. 

Если вам пока сложно, начните с базовых функций, используйте приложение как «продвинутый» блокнот. Notion станет для вас личной википедией. Когда станет все понятно – идите дальше. 

Базовые функции Notion

Иерархия страниц 

На панели слева – все страницы, которые есть у пользователя. Их можно удалять, создавать новые. Каждый сам продумывает темы.

Notion – конструктор страниц: главные блоки – слева на панели, в них можно создавать подстраницы. Это не монолитная конструкция: страницы можно перемещать, объединять, связывать между собой, удалять. 

Так выглядит боковая панель

Сверху вниз: быстрый поиск, уведомления, настройки, важное, личные страницы, шаблоны, импорт и корзина

Блочная система 

Если вы хотите создать папку на компьютере, то просто кликаете в любом нужном месте. В Notion так нельзя: вы работаете через блоки. Чтобы совершить действие на странице, нажмите на + и выберите действие из списка. 

Текст можно набирать сразу, а не нажимать на +. Поначалу может быть не так удобно писать тексты, как в Google Docs, потому что в Notion каждый новый абзац – новый блок, а не единый текст. У вас не получится выделить часть одного абзаца и часть другого: в Notion блок – это самостоятельный элемент страницы. Зато блоки удобно двигать, переносить части текста вверх или вниз.

Так выглядит работа с текстом в notion

Создать таблицу в Ноушен

Сила Notion – базы данных. Но пользователь может работать в них, как в таблицах, если нет желания или времени.  

Обычная таблица – набор строк и колонок. База данных – это много интерактивно расширяемых таблиц, которые связаны друг с другом.

В Notion каждый добавленный в базу данных элемент может быть отображен как отдельная страница. Еще можно связывать сущности различных баз данных между собой. В базе данных вы можете не только хранить информацию, но и отображать, группировать, анализировать, выводить, суммировать, применять к ним различные алгоритмы с помощью формул, схожих с формулами Excel.

Больше функций приложения Notion

Научитесь группировать и систематизировать свои данные, пользуйтесь расширениями и виджетами в Ноушене для большей кастомизации. Это все еще просто, но теперь Notion заменит таск-менеджеры, планеры, календари.

Освойте базы данных 

Попробуйте заполнить поля со свойствами к вашей информации: расставьте теги, даты или числа. 

В базе данных доступны свойства: текст, число, выбор, множественный выбор, дата, человек, файл, галочка, ссылка, электронная почта и номер телефона. Например, если в столбце будет информация про деньги, выберите «число».

Теперь меняйте формат вывода данных: из таблицы в канбан-доску, список или календарь. Сортируйте, устанавливайте фильтры. 

Например, можно узнать доход за прошлый месяц, но не учитывать подаренные на день рождения деньги. 

Через фильтр можно как вывести группу данных, так исключить. В левом окошке выберите свойство базы, а в левом укажите команду.

Дизайн

По умолчанию иконки – обычные смайлики. Хотите стильные и минималистичные — можно взять свои, например, скачать на Tilda или с Notion.vip. 

Меняйте положение текста и шрифт. Выберите темную или светлую версию  

Продвинутые функции Ноушен

Advanced-функции Formula, Relation и Rollup нужны для работы с базами данных.  

Математические формулы – это сложно. Но опыт в Excel и знание математических функций помогут разобраться. Фрилансер сможет и без них организовать работу. Но формулы частично автоматизируют Ноушен, как в примере: 

Эта формула Бена Смита поможет фрилансеру посчитать количество часов, которое он работал

За этим важно следить, чтобы рассчитать ставку за час. Можно устанавливать зависимость между базами

Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании. 

Можно устанавливать зависимость между базами. Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании. 

Роллап помогает сделать вычисления в базе данных на основе данных другой таблицы.

Пример, как можно использовать свойства «связать» и «роллап». В первом столбике указана финансовая цель. Второй связали с таблицей клиентов. В третьем посчитали с помощью роллапа, сколько они заплатили за месяц

Подробный обзор функций Notion есть у популярного блогера Насти Кей:

Календарь

Одна из вкладок слева у меня – Календарь 2020. Тут отмечаю все занятия, которые запланированы. Создать урок очень просто – наведите мышкой на дату и нажмите на всплывающий крестик, после чего появится окно, где вы сможете внести данные. Прямо на этой странице можно создать план урока, но мне удобней дать на него ссылку. 

На странице, которая всплывает к каждому уроку, я заношу данные о номере урока, дате, времени и названии занятия. К каждому названию урока ввожу ссылку на полный план занятия, отмечаю состоялся ли урок, получена ли оплата, комментарий, если что-то пошло не так, и отмечаю, отправила ли я домашнее задание, чтобы не забыть. 

На сводной таблице я к каждому уроку даю ссылку на календарь. Таким образом, достаточно зайти во вкладку Календарь, чтобы перейти к плану или, наоборот, зайти в планы уроков и перейти оттуда в Календарь, что очень удобно. 

Помимо этого, у меня есть отдельная вкладка Useful links. Она предназначена для того, чтобы хранить там ссылки в быстром доступе или добавлять туда ресурсы, которые я хочу посмотреть. Они представлены в виде открывающегося списка, но под названием можно также выбрать вид галереи. Во вкладке Check я сохраняю ссылки, которые хочу посмотреть позже, а в Resources вношу уже проверенные и необходимые ресурсы для работы. 

Notion – многофункциональный ресурс, который поможет вам, как учителю, организовать рабочие моменты. Невозможно помнить всё. Внесите данные по ученикам в базу Notion, и это значительно упростит и ускорит вашу работу. У ресурса нет никаких барьеров, так что, если вы ранее пользовались Google Документами и Таблицами, то переход в ресурс, где всё это уже собрали в одну рабочую зону, будет для вас оправдан. 

Полезный функционал Notion

Главное удобство приложения заключается в том, что оно способно заменить многие программы, а точнее, объединить их функционал в едином интерфейсе.

Разработчики разделяют Notion на 4 основных блока:

1. Notes & Docs – замена Google Docs и Evernote, инструмент для работы с документами и заметками.
2. Knowledge Base – альтернатива GitHub Wiki и Confluence, крупнейших веб-сервисов и платформ для совместной разработки проектов и создания базы знаний.
3. Tasks & Projects – включает в себя функции Asana, Trello и Jira, т.е. помогает выполнять командную работу, планировать, ставить задачи и следить за их выполнением.
4. Spreadsheets & Databases – инструмент для формирования таблиц и баз данных.

Для лучшего понимания функционала приложения давайте рассмотрим каждый инструмент подробнее.

Notes & Docs: работа с текстовыми документами

Для создания заметок и документов Notion является одним из самых удобных приложений. Здесь есть Web Clipper – расширение браузера, которое позволяет сохранять веб-страницы целиком или их части, писать комментарии и находить необходимые копии; сниппеты – блоки информации о странице сайта, отображающиеся на странице поиска, а также редактор с возможностью разметки и вставки медиафайлов.

Особенно удобно то, что текстовым документом можно поделиться с коллегами или работать над ним совместно, при этом есть возможность отставлять комментарии и управлять доступом к файлу.

Knowledge Base: база знаний

Пользователи могут сделать свой веб-сайт (Wiki) и при этом не иметь каких-то определенных навыков. Сначала создается пустая страница и на ней размещаются другие. Заголовки будут функционировать как ссылки, а наполнение заголовков может быть совершенно любым, каким пожелает пользователь.

Wiki легко интегрируется с другими базами знаний. Есть возможность оформить страницы обложками и эмодзи, они отображаются возле названий и упрощают их поиск.

Tasks & Projects: задачи и управление проектами

Если вы активный пользователь Trello и боитесь потерять данные при переходе на другое приложение, то ваши переживания напрасны: Notion предоставляет возможность перенести проекты в один клик.

Для организации задач доступна масса возможностей. Простые дела быстрее вести с помощью контрольных и вложенных списков, а для сложных проектов удобнее использовать канбан-доски, которые помогут наглядно взглянуть на задачу и добиться максимальной эффективности в работе над проектом.

Также в приложении имеются календарь, планировщик на неделю и дорожные карты.

Spreadsheets & Databases: таблицы и базы данных

Приложение вполне может заменить привычный Excel и Google Sheets, но только в случае, если требуется решение несложных задач и встроенных формул будет для этого достаточно.

Можно создавать таблицы с нуля, перетаскивать их из других приложений, вставлять в текстовый документ или размещать на страницах.

Для закрепления информации и более подробного ознакомления с функционалом рекомендуем посмотреть краткий видеообзор Notion:

Варианты тарифных планов и способ экономии

Всего для пользователей сервисом предлагается четыре тарифных плана.

В некоторых индивидуальных случаях возможно выполнение заданий от Notion, за которые пользователи будут получать денежные средства в размере от 3 до 5 долларов. Вознаграждение отправляется на личный счет пользователя, с которого можно этими же деньгами оплатить использование сервиса.

Платно или бесплатно

Тарифы в Notion глобально делятся на личное и командное пользование.

Недавно компания предоставила полностью бесплатный доступ для персональной работы с приложением (раньше можно было создавать не более тысячи блоков контента). 

Но чтобы иметь историю версий, загружать неограниченное количество файлов и шарить страницы более чем на пять человек, нужно подключать подписку за $4 в месяц для годового абонемента или $5 ежемесячно. 

Если вы решили перенести все процессы и команду в Notion, доступ будет стоить $8 каждый месяц за одного человека при покупке годового абонемента или по $10 ежемесячно. А для расширенной поддержки и безопасности можно оформить индивидуальный тариф Enterprise. 

Кстати, сейчас компания дает бесплатный командный доступ для некоммерческих организаций, занимающихся борьбой с COVID-19.

Тарифы

Сервис предоставляет тарифные планы:

Для личного пользования:

• Personal (бесплатно навсегда) — все инструменты для персонального пользования, объем хранилища 5МБ, возможность поделиться страницами сервиса для просмотра с 5 пользователями (гостями);
• Personal Pro ($5 в месяц) — все инструменты, нет ограничений по объему загружаемой информации, количеству гостей, просмотру страниц, есть сохранение истории версий за последние 30 дней.

Для команд и бизнеса:

• Team ($10 в месяц за 1 сотрудника) — все функции, нет лимитов по числу участников, гостей и объему хранилища, есть разграничение прав доступа;
• Enterprise (по запросу) — все, что есть в тарифе Team, а также улучшенная безопасность и приоритетная техподдержка.

Что круто

Начну с того, почему мне всё это нравится.

Поддержка разных форматов. Современный мир не стоит на месте, и мы все работаем не только с текстом, но и с изображениями, видео, таблицами, календарями, списками и кучей всего остального. И Ноушн отлично управляется с этими и другими форматами.

В любой документ можно вставить PDF, добавить туда ролик из Ютюба, выделить отдельные элементы цитатой, сделать ссылки и ещё добавить таблицу с формулой. В общем, не нужно куда-то лезть и что-то использовать дополнительно, всё под рукой.

Шаблоны и возможность настроить всё под себя. Так как Ноушн — это своеобразный швейцарский нож и из него можно слепить почти всё что угодно, то умные ребята начали готовить интересные способы использования этого сервиса и делиться готовыми шаблонами. В итоге, новичку очень легко понять, как подступиться к Ноушну и где он может пригодиться. Например, есть шаблон конспекта на встречах, расписания, планирования путешествия.

Плюс ко всему, вы можете сделать канбан-доску, календарь с мероприятиями, мудборд и многое-многое другое.

База знаний. Как мне кажется, Ноушн отлично подходит на званиевторого мозга», то есть закидывать в него всё, что может пригодиться сейчас в отдалённом будущем. И что самое классное, все страницы можно друг с другом связывать, ссылаться и делать так, чтобы информацию легко было отыскать.

Например, по крупным проектам у меня есть отдельные страницы, где я записываю всю основную информацию, а также потом прикладываю ссылки на дополнительные страницы, где уже храню материалы.

Совместная работа. Тут Ноушн заходит на территорию Гугл Докс и чувствует себя на ней вполне уверенно. То есть работать с другими людьми более чем комфортно. Можно дать доступ на просмотр, комментирование и редактирование. Можно открыть один файл, а можно сразу несколько.

Интерфейс. Ноушн красивый.

В итоге, Ноушн помогает заменить Гугл Докс, выступает как единая база знаний и шаблонов для повторяющихся событий, а также становится спутником для Things в сложных проектах.

Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion

Импорт файлов

На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.

Так выглядит меню для импорта файлов из других приложений. Можно переносить документы, фото и видео, таблицы и даже посты из соцсетей

Добавьте дату

Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.

Пример команды с использованием косой черты в Notion. В данном случае — простановка даты

️ Используйте блоки с кодом

Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.

Помечайте блоки разными цветами

Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.

Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео

Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.

Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps

Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.

Выберите нужный вам цвет темы

Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.

Добавляйте напоминания

Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.

‍‍ Управляйте проектами и командой

В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.

Шаблон Roadmap в Notion

Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.

️ Планируйте поездки и путешествия

В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.

Так выглядит шаблон для планирования путешествий

️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне

Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.

️ Заблокируйте страницу

Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.

Экспортируйте файлы

Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.

Меню для экспорта файлов

Откройте публичный доступ к странице

Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.

Экономьте на оплате

В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:

• на $5 — за каждую авторизацию в десктопной, браузерной и мобильной версиях, а также — за импорт данных из Evernote;
• на $3 — за установку расширения Web Clipper в браузере Chrome и сохранение ссылки через него, а также — через меню «Поделиться» в мобильной версии.

Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.

Как работать в Notion?

Интерфейс ресурса довольно прост. Каждое действие сопровождает подсказка, поэтому вы довольно быстро сориентируетесь. Слева находятся вкладки, а справа рабочая зона. Изначально разработчики предложат вам вкладки-шаблоны, которые покажут, как лучше всего использовать Notion. А также вы можете настроить всё полностью под себя – удалить все уже существующие вкладки или видоизменить их. 

Слева будет вкладка Templates, где сохранены шаблоны листов для разных сфер. Там есть вкладка Education, где вы найдёте примеры плана урока, виртуального журнала с оценками и другие идеи ведения отчётов.

Слева кликните на Add page и появится новая вкладка. Её можно переименовать и выбрать Emoji. Далее у вас появляется документ для работы. По факту вы создаёте страницу, куда добавляете различные блоки информации. Создавать блоки можно без ограничений в одном документе, а также делать ссылки на страницы в других вкладках, чтобы просматривать их, прямо в этом документе. Страница открывается небольшим окном для быстрого обзора. Если вы хотите перейти на развёрнутую версию, просто нажмите Open as page и она откроется в полном режиме.

После того как вы создали новую вкладку справа на рабочем поле можно выбрать Templates и выбрать предложенный шаблон блока или создать всё с нуля. Для этого я нажимаю “/” и выбираю блок, который мне необходим. Под каждым блоком будет описание, которое поможет понять, что вам нужно – таблица, обычный текст, календарь или всё вместе на одной вкладке. В списке вы найдёте: 

• обычный текст, 
• страницу, которая открывается в уже существующем документе, 
• чек-лист, 
• три заголовка с разным размером шрифта, чтобы визуально выделять названия, 
• списки (нумерованные или маркированные), 
• toggle лист, который можно развернуть и свернуть, 
• цитату, 
• разделитель страницы, 
• веб-ссылку, 
• текст в цветном прямоугольнике, чтобы выделить его из всего текста,
•  несколько видов таблиц. Конечно же, сюда можно добавлять также видео, аудио, фото и другие файлы. 

Для чего нужен Notion учителю?

Покажу на примере того, как я использую ресурс для работы преподавателем. У меня есть 3 вкладки, которыми я бы хотела поделиться — Аналитика, Календарь и Useful links. 

Похожие записи:

Договор строительного субподряда (общая форма) Как распорядиться переплатой в личном кабинете налогоплательщика Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени Как ускорить работу мозга? Личный опыт: как я заказывал рекламу у видеоблогеров Бодрость без ноотропов: преимущества холодного душа