Командировка сотрудника за границу

Необходимость применения командировочного удостоверения

Пока его не отменили, командировочное удостоверение имело очень важное значение при определении сроков отбытия выбытия, а также для обоснования начисления суточных расходов. Особенно при включении их в налогооблагаемую базу

Но в связи с возникающими проблемами при его оформлении, главной из которой было проставление в организации или в месте прибытия отметок о въезде-выезде, а также возможностью подтвердить период командировки другими документами, привели к отмене обязательности этого удостоверения. Это было закреплено на законодательном уровне Постановлением Правительства №1595 с 2015 года.

Без командировочного удостоверения всю нужную информацию можно получить из билетов, квитанций и счетов гостиниц, других документов.

Важно! По новым правилам командировочное удостоверение отменено, заполняется оно только если это установлено в учетной политике организации, а также в Положение по командировкам, где закреплено его оформление при отправлении работников в служебные поездки.

То есть его использование должно закрепляться в локальных нормах самого предприятия.

Удостоверение выписывается на работника после подписания приказа о направлении его в командировку.

Для этого можно использовать либо автоматически заполняемые бланки из специализированных программ, либо вписывать в заранее приобретенный в типографии шаблон. В основном используется стандартизированный документ, для которого Росстатом определена специальная форма Т-10.

После проставления всех необходимых виз и штампов, удостоверение передается работнику, который отправляется в служебную поездку.

Важно! Командировочное удостоверение действительно при предъявлении его вместе с паспортом командируемого сотрудника или иного подтверждающего бланка.

Вместе с ним может составлять также служебное задание работнику, которое, как и удостоверение, необходимо, только если это определено нормами предприятия. Росстат для него также определил унифицированный бланк.

Допускается применение документа, в котором объединены и удостоверение, и служебное задание.

Когда работник получил денежные средства на предстоящие расходы и выезжает к месту своего назначения, в момент его убытия на предприятии в командировочном удостоверении проставляется отметка. Такую же запись в момент прибытия делают на фирме, принимающей командируемого в момент приезда.

Аналогичные отметки надо сделать при отъезде, после выполнения служебного поручения и возвращении к своему работодателю.

При составлении и сдачи авансового отчета по произведенным затратам работник, прикладывает удостоверение к нему вместе с другими подтверждающими документами.

Внимание! Более подробно о том, как отправить сотрудника в командировку можно почитать здесь.

Основы написания заявления на командировку

Каждый штатный сотрудник должен предоставить письменное согласие на поездку на определенный срок. Руководитель компании не имеет право принуждать в случае, если они не хотят предоставлять письменное согласие на предоставленное заявление. Официальная бумага формируется теми гражданами, которые в соответствии со статьями 259 и 264 ТК РФ нуждаются в дополнительной защите.

Нужно ли писать заявление на командировку сотруднику?

Следует еще раз обратить внимание на то, что в соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка именуется поездкой сотрудника в строго оговоренные временные рамки для выполнения поручений начальства. Направить в поездку имеет право только работодатель

Желание сотрудника не учитывается. Поэтому нет необходимости писать руководству письменное заявление.

Также учтите, что в соответствии со статьей 259 ТК РФ женщина, у которой ребенок младше трех лет, может быть направлена в поездку только с письменного согласия или в случае, если это не запрещено медицинской справкой. Молодые мамы должны быть ознакомлены со своим правом отказаться в письменном виде.

Эти положения относятся и к одиноким матерям или отцам, которые воспитывают детей без одного супруга в возрасте до пяти лет. Дополнительно сюда приписываются дети-инвалиды и сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи согласно медицинским данным.

Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Заявление о передачи денежных средств авансом составляется на ФИО руководителя предприятия в свободной форме. Но следуйте специальным критериям. В тексте укажите итоговую стоимость аванса, которую хотите получить, а также укажите, по какой причине возникла необходимость. К примеру, денежные средства могли потребоваться на оплату лечения. После этого заявление нужно представить начальнику отдела, а затем направить руководителю компании. Если он согласится выплатить сумму, то он поставит свою подпись и направит официальную бумагу сотрудникам бухгалтерии для дальнейшей выдачи денежных средств.

Если потребовался аванс на командировку, уточните следующую информацию:

• Текущее название населенного пункта, в котором вы находитесь;
• Время и дата начала поездки и ее окончание;
• Причина, по которой сотрудник был направлен в служебную поездку;
• Общая сумма всех производимых и планируемых расходов, которая должна выплатить организация в виде аванса;
• Деление итоговой суммы на подробные затраты. Сюда относится аренда жилья для проживания, суточные, проезд, а также расчет необходимых затрат из количества дней по служебной поездке.

Что обязан знать сотрудник перед тем, как отравиться в командировку?

Если отправленный в командировку человек не является руководителем компании, у него нет личного помощника или секретаря, то все связанные с организацией поездки вопросы он должен решить самостоятельно. Таковыми являются:

• Покупка билетов;
• Бронь в гостинице;
• Оформление доверенности на собственное имя для представления интересов организации.

Если работник прибыл на место, он должен помнить о сборе всех документов и квитанций, которые подтверждают выполнение текущих рабочих обязанностей в ином городе.

До 2015 года работнику выдавалось специальное удостоверение, в котором указывался срок нахождения командировки, дата приезда и назначение даты выезда. Но после постановления Правительства Российской Федерации под номером 1595 с начала 2015 года, все командировочные удостоверения отменяются. По приезду теперь работодателю можно предъявить билет на маршрутное такси, в котором указывается дата и время осуществленного передвижения.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Оформление командировочных

Деловая поездка по поручению руководства должна быть документально заверена. Оформление командировочных документов и прочие аспекты трудовых отношений регулируются следующими нормативными документами:

• Трудовой кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• Постановление от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
• Постановление 02.10.2002 № 729 (ред. от 07.03.2016) «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации;
• Постановление от 26.12.2005 № 812 (с изм. и доп., вступ. в силу с 11.01.2017) «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных» для сотрудников, направленных за пределы страны;
• Приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н (ред. от 10.04.2015) «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников»;
• Нормативные акты предприятия.

Длительность командировки

Продолжительность служебного путешествия зависит от специфики деятельности компании и сложности выполняемого сотрудником поручения. Ранее в нормативной базе было закреплено, что максимальная продолжительность командировки не должна быть больше 40 (сорока) дней, для работников строительных организаций — до 12 месяцев. Сегодня максимальный срок, на который допустимо оформление командировочных, нормативно не закреплен.

Если командировка или дорога в пункт назначения попадает на праздники или выходные дни, сотруднику полагается двойная оплата за эти дни либо предоставление дополнительного отдыха за каждый выходной день.

О выдаче денег подотчет

Любая организация позволяет человеку перед командировкой получить денежные средства под отчет. Для этого необходимо подать заявление установленного образца.

Документ необходим не только для подтверждения факта передачи денег, но и позволяет обязать гражданина предоставить отчетную документацию.

Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.

В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.

В бланке прописывается ссылка на приказ, который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.

В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.

Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.

На личном транспорте

Действующее законодательство позволяет выбрать самостоятельно вид транспорта для поездки.

Строгих рамок по выполнению ни в Трудовом кодексе, ни в Налоговом не прописывается. Только этот момент необходимо согласовывать с руководством работодателя.

Из транспорта может быть:

• железнодорожный транспорт;
• автобусы;
• авиатранспорт;
• служебный или личный автомобиль.

Как правило, руководство всегда выбирает самый выгодный вариант по финансам.

При передвижении на собственном транспорте могут учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.

Для этого необходимо предоставить заявителю паспорт технического средства, который подтвердит владельца, а также написать заявление о поездке в командировку на собственном транспорте.

Нужен пример служебной записки о необходимости командировки? Смотрите тут.

За счет принимающей стороны

В соответствии с Трудовым кодексом России, все расходы работника должны быть возмещены. То есть это могут быть затраты по поездке до места назначения, проживание и питание, иные расходы. И возместить эти расходы вправе как отправляющая сторона, так и принимающая.

В любом случае, при отправлении работника обе стороны заключают соглашение, где прописывается сторона, возмещающая убытки.

Оплата производится только после предоставления всей документации, которая подтвердит расходы работника.

Об отмене

Заявление на командировку в 2019 году можно и отменить. Отмена возможна по нескольким причинам:

• заболевание работника;
• изменение общих обстоятельств;
• отсутствие возможности поездки.

Особых нюансов при оформлении этого нет. Но если выдача денежных средств уже состоялась, то необходимо возвратить деньги. Если они не потрачены, то работник обязуется их возвратить в течение трех дней.

Но законодательство допускает и другие ситуации. Если деньги потрачены на билет, оплату недвижимости, то они относят их к коммерческим расходам или убыткам.

https://youtube.com/watch?v=jXiS6wy1OWA

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

• Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
• Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
• Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
• Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
• Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение». Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip. При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Например:

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

Например:

1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
   • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
   • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
   • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ. Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю. Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

• затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
• затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
• затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
   • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
     • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
     • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
   • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
   • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Выплаты работнику

Командированному работнику полагаются определенные выплаты.

Общий порядок

Согласно статье 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка. Кроме того, сотруднику возмещаются (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности однодневной командировки

Командировка на один день оплачивается работнику по среднему заработку, ему необходимо возместить расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. То есть к ней будут применимы все те же правила, что и к обычной командировке.

А вот суточные за время однодневной командировки работнику не положены. Об этом говорится в пункте 11 Положения о командировках.

Должен ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки домой, если есть такая возможность, — решение принимает директор в каждом конкретном случае (п. 11 Положения о командировках). Руководитель учитывает:

— дальность расстояния;

— условия транспортного сообщения;

— характер выполняемого задания;

— необходимость создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Затраты должны быть подтверждены соответствующими документами (п. 11 Положения о командировках). Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться уже не будет.

Что такое суточные

Как мы отметили выше, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Однако законодатели не разъяснили, о каких именно расходах идет речь.

Трактовку понятия «суточные» можно найти, например, в Определении Верховного суда РФ от № КАС05-151. В нем сказано, что законодатель связывает право на возмещение дополнительных расходов (суточных) не только с фактом выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, но, и с проживанием работника вне постоянного места жительства.

При этом, исходя из содержания статьи 168 Трудового кодекса, под проживанием понимается пребывание в жилом помещении, необходимость иметь которое обусловлена отсутствием у работника возможности возвращаться и проживать в жилом помещении по месту своего жительства.

В таких случаях на работодателя возлагается вытекающая из части 2 статьи 22 Трудового кодекса обязанность обеспечить бытовые нужды работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, в частности создать работнику условия для отдыха в месте выполнения им служебного поручения.

На основе этих доводов судьи Верховного суда РФ подтвердили, что, поскольку работник может возвращаться домой из служебной командировки, суточные ему не положены.

Формально не суточные, но цели те же

Анализ судебной практики, разъяснений специалистов различных ведомств говорит о том, что и за однодневную командировку работникам выплачиваются определенные суммы, по своей сути напоминающие суточные. Практика показывает, что в подобных выплатах необходимость есть.

Бывают случаи, когда в организации при однодневной служебной командировке суточные заменяют оплатой питания. Так как нормами Трудового кодекса и Положения о командировках не предусмотрено возмещение расходов на питание, возникают разные мнения по этому поводу. Контролирующие органы считают, что оплату питания следует исключить из возмещаемых работнику расходов.

При этом арбитражные суды в данном вопросе поддерживают работодателей, то есть считают, что возможна замена суточных оплатой питания (постановления ФАС Дальневосточного округа от , № Ф03-А80/05-2/5074, ФАС Московского округа от , № КА-А40/6799-07). Поясняя это тем, что работник направляется в командировку не по своему желанию, а по распоряжению руководителя. Он вынужден нести расходы на питание в ходе исполнения своих трудовых обязанностей

Важно правильно их оформить чтобы избежать повышенной налоговой нагрузки

Оформление командировок в 2021 году

1. Определить, является ли поездка командировкой

Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка:
— осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
— совершается по распоряжению работодателя и в его интересах;
— оформляется на определенный срок;
— используется для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

2. Выпустить приказ о командировке

Командировочные удостоверения и служебные задания теперь опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утвержденной внутренними нормативными актами компании. В последнем случае приказ должен обязательно содержать следующие данные:

• наименование организации,
• наименование документа и дата его составления,
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
• место назначения (страна, город, организация),
• срок командировки (количество календарных дней),
• даты начала и окончания поездки,
• цель командировки,
• организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя отправляющегося в командировку сотрудника и должен быть подписан руководителем организации.

Посмотреть пример приказаПосмотреть пример записки

3. Выдать сотруднику аванс

Согласно об особенностях направления работников в служебные командировки, перед поездкой работодатель должен выплатить сотруднику аванс для компенсации расходов на проезд и проживание, а также суточные для оплаты дополнительных расходов в командировке. 

Суточные начисляются за каждый день, проведенный в командировке. При этом максимальная сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок.

4. Забронировать билеты и проживание

Можно обратиться в агентство, которое подберет отели и билеты за комиссию. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. OneTwoTrip for Business предлагает более 2 000 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или на группу буквально за пару минут.

Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

• Большой выбор авиа-, ж/д билетов и отелей, что позволит выбрать оптимальные варианты и состыковать пересадки;
• Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
• Удобный доступ к отчётам круглые сутки;
• никаких агентских сборов;
• возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании в одном месте.

5. Заполнить табель учета рабочего времени

Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Время командировки подтверждается после возвращения.

6. Оформить авансовый отчет по форме АО-1

В течение 3-х дней после командировки сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию (билеты, чеки, квитанции).
Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит собственные и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.

7. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты

Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают билеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде.

Отчет о командировке

Важная задача для командировочного — аккуратно собирать и хранить все документы, подтверждающие траты средств, связанные с организацией рабочей поездки. По возвращении в течение трех дней работник должен предоставить в бухгалтерию организации подробный авансовый отчет о поездке и денежных тратах, сведения о которых нужно доказать приложением подтверждающих документов. Авансовый отчет является документом строгой отчетности и выполняется на двустороннем бланке по форме № АО-1. На лицевой стороне бумаги указываются личные данные сотрудника, информация о поездке, выдаче средств и итоги проверки сведений уполномоченными лицами. На обороте содержатся конкретные сведения о тратах, даты, суммы и документы, подтверждающие операции.

Образец заполнения бланка авансового отчета

По существующим правилам, перед сдачей в бухгалтерию все документы (чеки, квитанции, билеты) следует аккуратно друг за другом наклеить на лист формата А4. Если сумма аванса была потрачена не полностью, остаток работник возвращает в кассу организации либо недостача может быть принудительно высчитана из его заработной платы. Если расход превысил сумму аванса, затрата может быть возмещена после одобрения руководства и согласования с главным бухгалтером организации.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере  2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Особенности оформления командировки в 2019 году

Основными особенностями трудовых отношений, связанных с  командировочной деятельностью сотрудников в 2019 году, можно считать:

1. Отсутствие необходимости в командировочных удостоверениях.
2. Косвенное регулирование Налоговым Кодексом РФ размеров суточных выплат командированному сотруднику.
3. Законодательное регулирование суточных выплат в рамках однодневной командировки за рубеж.
4. Возможность оформления затрат сотрудника на топливо в случаях выезда в командировку на личном транспорте, основываясь на данных его докладной записки.

Основным нормативно-правовым документом, регламентирующим командировки, является  Постановлением Правительства РФ № 1595, с изменениями и дополнениями от 2015 года. Для 2019 года данное Постановление предусматривает отсутствие необходимости в выдаче командировочных удостоверений. Одновременно постановление снимает с работодателя обязанность выдачи служебных заданий лицам, направленным в командировку.

Ограничений по суточному содержанию не имеется. Однако ст. 217 НК РФ предусматривает освобождение от налогообложения сумм, полученных как суточное содержание, в размере:

1. До 700 рублей за каждый день нахождения в командировки на территории РФ.
2. До 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами страны.

При однодневных командировках за рубеж суточные выплачиваются в размере 50% от суммы, регламентированной статьей 168 Трудового Кодекса

При этом важно, когда именно вернулся сотрудник. Если имело место возвращение хоть и в течении суток, но в календарную дату, следующую за днем выезда, оплата суточных  производится в размере 100%

В случаях выезда в командировку с использованием личного транспорта командированного, при отсутствии чеков на закупку топлива, работодатель имеет право оплатить расходы, исходя из данных, предоставленных в докладной записке командированного сотрудника. Выплата расходов при этом, хотя они и не  обоснованы документально, будет бухгалтерски законной.

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Для чего требовалось командировочное

Когда фирма посылает сотрудника в другой город, или даже страну, ее руководители желают быть уверенными, что в этой поездке сотрудник выполнит обязательства, возложенные на него. Именно поэтому работник обязан был получить на руки командировочное удостоверение. При выезде в нем ставилась соответствующая отметка. По прибытии на место этот документ предъявлялся, чтобы получить печать и подпись. Именно это и становилось основным доказательством того, что сотрудник компании выехал из родного города, и прибыл в пункт назначения.

Также не исключена вероятность того, что правоохранителей заинтересует цель, с которой иногородний гражданин временно проживает не по адресу своей регистрации. Достаточно предъявить документ, подтверждающий факт командировочной поездки, все вопросы будут сняты.

Подтверждение и возмещение расходов

При помощи командировочного удостоверения сотрудник имел возможность доказать, что его затраты были совершены исключительно в служебных целях. Естественно, компания их должна была компенсировать. Однако сегодня, когда удостоверение можно не оформлять, многие задаются вопросом, как доказать командировочные затраты?

Ответ прост − проездные билеты, чеки, квитанции и другие официальные документы, подтверждающие расходы. Если командировочная поездка осуществляется на машине, здесь используется служебная записка. Этот документ заполняется в свободной форме. Здесь отмечаются даты поездок и переездов, гостиницы и другие организации, которые посещал командированный, количество и стоимость использованного топлива, дополнительные расходы, которые работодатель обязан покрыть.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

Образец служебной записки на командировку

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2019 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

• 6000 рублей для проживания в гостинице;
• 6000 рублей в качестве суточных;
• 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

• цель поездки;
• дата отбытия и прибытия;
• данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

№208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от , я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Об отмене командировки

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об отмене командировки

от №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Похожие записи:

Сравнение моделей оплаты в интернет-рекламе: какая подойдет именно вам? Turbosite скачать Pop-up трафик: как сделать рекламу, которая сконвертит Санпин питание в школе Всё, что вам нужно знать о покупке авто у юридического лица физическому Инвойс без проблем: как выставить счет иностранному заказчику