Как создать единый справочник кодов подразделений предприятия

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп

6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

 Не приводится.

Расшифровка

Аббревиатура ОКОГУ расшифровывается как «общегосударственный классификатор органов гос. власти и управленческих структур». Этот классификатор входит в комплекс единой системы кодов экономических и социальных сведений РФ и отражает деление гос. власти на 3-и ветви это: законодательную, исполнительную и судебную.

Структура стат. кода состоит из нескольких компонентов: личного номера и названия. В случае первого элемента всем органам соответствует 5-ый номер с применением очередности.

В названии находится полное либо укороченное наименование предмета, который систематизируется.

Код «ОКОГУ» содержит в себе 2-а раздела:

• первый пункт, содержит в себе код из пяти чисел, где отсчет берет свое начало от 10000 и завершается 49999. Сам указатель кода чем выше, тем существенней вклад органа в управление экономикой страны;
• во второй пункт входят добровольные организации и компании по финансовому взаимодействию субъектов России, районных органов, межгосударственных учреждений и группы по совместной работе в СНГ.

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При индексации дел в номенклатуре

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

Например:

01 – приказы по основной деятельности;

02 – распоряжения;

03 – положения;

04 – инструкции;

05 – переписка;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

Где его взять

Узнать незамедлительно собственный классификатор как частного предпринимателя или юридического лица, а также АО по номеру налогоплательщика, возможно, обратившись к официальному сервису Росстату.

На сегодняшний день данная услуга получила наибольшую популярность, так как еще пару лет тому назад организации и ИП могли узнать собственный ОКОГУ только лишь в бумажном виде, при самостоятельном обращении и при предоставлении соответствующего обращения в учреждение гос. статистики.

При этом необходимо было предъявить пакет документации и в обязательном порядке справку из единого государственного реестра юр. Лиц либо индивидуальных предпринимателей.

Сведения по классификатору ОКОГУ находятся в полной доступности, поэтому посмотреть может каждый желающий. Однако, можно разузнать не только свой код, но любых контрагентов, но для этого потребуется их индивидуальный номер налогоплательщика.

Последовательность действий для получения стат. кода в режиме онлайн:

затем вводим индивидуальный десятизначный номер налогоплательщика;

далее после того как все вышеперечисленные действия будут произведены, перед вами появится уведомление с кодом ОКОГУ.

Полученный классификатор требуется записать либо сохранить в отдельном файле.

Все данные предоставляются всем желающим, и носит лишь информационный характер, однако стоит запомнить, что это уведомление не имеет правоустанавливающего действия.

Для чего он нужен

Коды статистики выступают частью системы стандартизации России, и служит для:

• шифрование сведений об органах исполнительной власти в информационных системах и ресурсах;
• соединение общегосударственных информационных ресурсов;
• информативный межведомственный взаимообмен;
• проведение сравнений экономико-статистических данных;
• обеспечение нужд в сведениях об органах гос. власти и самоуправления.

Наделяются кодами статистики:

1. Федеральные гос. органы.
2. Муниципальные органы.
3. Органы самоуправления на участках и надлежащие избирательные комитеты.
4. Органы, выступающие предметом статистического исследования.
5. Хозяйствующие субъекты и общественные организации, доступные для статистического учета.
6. Межгосударственные органы управления с фигурированием России.

Во время формирования последовательности кодов, «Федеральная служба государственной статистики» всегда придерживается иерархией гос. органов в соответствии с Законами РФ в общем. А именно:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральные законы;
• структура органов исполнительной власти.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

• подчиненность;

• номер;

• местонахождение;

• выполняемые функции.

Что такое ОКОГУ

Понятие и предназначение

ОКОГУ является Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, который был разработан в рамках программы развития государственной статистики и впоследствии соответственно утвержден правительством РФ.

Код разработан и представлен Росстатом, внесен на рассмотрение Росстандарта и принят его приказом №60-ст в 2011 г. Внесенный ОКОГУ заменил предыдущий код ОК 006 — 93.

ОКОГУ является частью системы стандартизации РФ и предназначается для классификации сведений о государственных органах. Задачами кода являются:

• представление информации о государственных органах путем кодирования в системах и ресурсах;
• координация информационных ресурсов государства;
• обмен сведениями между ведомствами;
• сравнение экономической и статистической информации;
• раскрытие сведений о государственных органах;

Рассмотрим, кому присваиваются ОКОГУ:

• федеральные государственные органы;
• муниципальные органы;
• органы самоуправления на местах и соответствующие избиркомы;
• органы являющиеся объектами статистического наблюдения;
• хозяйствующие субъекты и общественные объединения, подлежащие статистическому учету;
• межгосударственные органы управления с участием РФ.

При разработке классификации Росстат руководствовался иерархией государственных органов согласно законодательству РФ в целом, и в частности:

• Конституции;
• соответствующих федеральных законов;
• структуре органов исполнительной власти.

Расшифровка

Структура кода выглядит следующим образом:

Код отражает деление государственной власти на три ветви: законодательную, исполнительную и судебную и подразделяются по следующим подгруппам:

Код присваивается органам исполнительной власти в алфавитном порядке. Рассмотрим, как читать код ОКОГУ на примере Министерства юстиции РФ – 1318000.

1. первая цифра указывает на принадлежность ведомства к государственной власти;
2. вторая цифра – к исполнительной власти;
3. третья цифра – подотчетность Президенту;
4. четвертая и пятая цифры – код присвоенный министерству;

На примере подведомственной министерству Федеральной службе исполнения наказаний видно, что структура имеет код 1318010, где сведения до пятой цифры совпадают с указанными выше идентификациями Министерства юстиции, а последние две цифры указывают на присвоенный службе номер. Классификация других органов производится аналогичным способом.

• К организациям, подлежащим статистическому наблюдению относятся , госкорпорации, и академии. Они имеют группу кодов ОКОГУ 4100000.
• Организации, не имеющие вышестоящих органов управления, классифицируются по коду 4200000.
• К пятой группе 5000000 относятся организации, учрежденные в соответствии с международными договорами и соглашениями РФ.

Для ООО

Для того чтобы выяснить ОКОГУ для общества с ограниченной ответственностью, необходимо обладать сведениями, а именно знать номер налогоплательщика, а также ОГРН (не обязательно) организации.

У любого владельца ИП или ООО в офисе всегда находятся стат. коды и содержат следующую информацию: ОКАТО, ОКПО, ОКФС, ОКТМО, ОКОГУ, ОКВЭД и ОКОПФ. Из реестра удаляется только информация о ликвидированных организациях.

Для получения информации о кодах открытого вами общества с ограниченной ответственностью можно получить в любом налоговом органе по месту жительства.

Интересной особенностью является то, что запрашиваемая вами информация имеется у сотрудников налоговых служб, но обязанности на ее предоставление вам нет.

Вероятна ситуация что вам не повезет и информация предоставлена не будет. В таком случае необходимо обратиться с заявлением в территориальный орган Росстата.

Перечень документов, необходимых для получения кодов для ООО:

• паспорт учредителя либо доверенность на представителя;
• копия устава;
• копия ИНН;
• свидетельство о государственной регистрации;
• выписка единого гос. реестра юридических лиц.

При первичном обращении в Росстат, соответствующие документы с кодами предоставляются совершенно бесплатно. При последующих обращениях, возможно, вам откажут в их получении.

Получение необходимых документов при повторных обращениях возможно в случаях:

• смена учредительского состава;
• смена организационно — правовых форм организации;
• изменение местонахождения организации; изменение наименования учреждения.

В настоящее время существуют ряд организаций, имеющих возможность получения необходимых вам уведомлений, при выполнении с вашей стороны некоторых денежных обязательств.

ИП

Каждый бизнесмен по ходу осуществления своей предпринимательской деятельности сталкиваются с надобностью узнать статистический код организации, которые присваиваются при государственной регистрации бизнесмена.

Приобретение разрешений и лицензий является невозможной при отсутствии информации об ОКОГУ для ИП.

Теперь для получения выписки и документа о присвоении «ОКОГУ» предпринимателю нет необходимости, стоять в очередях под кабинетами работников госучреждения статистики.

Частные коммерсанты могут получить информацию о собственных кодах несколькими способами это:

1. При помощи соответствующего запроса. Данный документ предоставляется официальному органу статистики самостоятельно при личном посещении. Этот метод проверки на сегодняшний день практически не пользуется спросом у ИП, так как имеются более удобные.
2. При помощи официального сайта Федеральной службы государственной статистики. Осуществляется данный способ в виде электронного обращения предпринимателем в орган статистики.

Для бесплатного получения кода необходимо заполнить соответствующую форму на официальном сайте Росстата с указанием индивидуального номера налогоплательщика будь-то организация либо ИП.

После того как заявка будет заполнена ресурс как правило в течении нескольких секунд выдает электронное уведомление где прописывает коды статистики.

Как узнать свои коды статистики?

Способов получить или узнать коды статистики несколько:

1. Если регистрация ИП или ООО происходит в регистрирующем налоговом органе, действующему по принципу «одного окна», то об этом можно спросить сразу при подаче документов на регистрацию. Обязанности сообщать вам коды статистики у налоговой инспекции нет, выдает такое уведомление территориальный орган Госстата, но информация о ваших кодах в ФНС все равно приходит. Просто вежливо поинтересуйтесь, может ли регистрирующая налоговая инспекция выдать вам этот документ.

Индивидуальные предприниматели должны представить следующие документы (обычные незаверенные копии):

• копию Свидетельства о регистрации
• копию ИНН
• копию Выписки из ЕГРИП
• копию паспорта.

Организации представляют следующие документы (обычные незаверенные копии):

• копию Устава
• копию ИНН
• копию Свидетельства о государственной регистрации юридического лица
• копию Выписки из ЕГРЮЛ
• паспортные данные директора компании
• доверенность (при необходимости).

Первичное уведомление Госстат выдает бесплатно, повторное (при утере) уже за деньги, поэтому сделайте, на всякий случай, копию полученного уведомления.

1. Если вам недосуг заниматься получением кодов самостоятельно, вы можете обратиться за получением кодов статистики к специалистам, стоимость такой услуги составляет в среднем от 500 до 1500 рублей.
2. Наконец, коды статистики (как свои, так и контрагентов) можно узнать самостоятельно на официальном сайте Росстата.

Если наша статья помогла вам разобраться в том, как получить коды статистики, пожалуйста, поделитесь ею с друзьями — пусть она поможет и им. Нам будет очень приятно!

Как узнать свой ОКОГУ для ООО и ИП

Коды статистики нужны при внесении изменений в учредительные документы, смене руководителя, открытии филиала или по запросу требовательных контрагентов. Также уведомления с кодами из Росстата нужны для получения допусков и разрешений.

Статистические коды должны выдаваться в форме письменного уведомления при регистрации предприятия. Однако ИП на практике почти никогда их не получают. В число кодов статистики входят коды ОКПО, ОГРН, ОКТМО, ОКФС, ОКОПФ, ОКАТО и, конечно, ОКОГУ. Узнать свои коды статистики можно в территориальном отделении налоговой службы или управлении Росстата, оставив официальный запрос. Ответ на запрос дадут в течение 5 дней.

Для получения кодов нужно представить паспорт, доверенность, копию устава, свидетельство о госрегистрации и выписку из государственного реестра. При первом обращении уведомление выдается бесплатно, обращаясь повторно, придется заплатить. Юридические компании тоже оказывают услуги по предоставлению кодов статистики. Они берут на себя подачу заявления, получение уведомления и передачу его ИП. За услугу берется небольшая плата, она подходит для занятых предпринимателей, так как все выполняется без вашего присутствия.

Похожие записи:

Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка Бизнес-план создания интернет-магазина одежды Уставный капитал: назначение, проводки, особенности отражения в учете 10 способов как находить друзей В каком банке и как открыть валютный счет? валютные счета для физических и юридических лиц Каршеринговая компания anytime