Правила ведения и хранения трудовых книжек

Порядок действий

Процесс увольнения осложняется потребностью вписать важные сведения в трудовую книжку, уложиться в сроки и выдать непосредственно на руки документ. Начинающему индивидуальному предпринимателю или новой организации будет сложно оформить все надлежащим образом без соответствующего опыта. А действия работодателя должны быть таковыми:

1. после объявления работника об увольнении или же после вашего решении об увольнении кого-то из сотрудников вы должны достать его личное дело;
2. необходимо достать трудовую книжку и вписать в нее информацию, касаемую приема на работу, если таковой еще нет в бланке;
3. далее, кадровик должен сделать отметку о факте самого увольнения и о причине;

1. если об увольнении организацией составлен приказ – обязательно напишите его номер и дату составления рядом с причиной увольнения;
2. необходимо поставить печать в трудовой книжке об увольнении, а также подпись директора;
3. трудовая книжка выдается работнику лично в руки на момент последнего дня работы вместе с расчетом. Помните, подпись работника в трудовой книжке при увольнении обязательна;
4. если работник, по какой — то причине не может получить свой документ – передайте его родственнику или же представителю по доверенности;
5. если работник не прислал никого за трудовой книжкой – перешлите ее письмом с уведомлением. В случае, если работник сообщил, что заберет трудовую, но несколько позже – сохраните его документ в целости и сохранности.

Ведение трудовых книжек

При заполнении трудовой книжки следует ознакомиться с соответствующим приказом, в котором должным образом расписаны правила ведения. Так как трудовая книжка создана для того, чтобы фиксировать все о непосредственной профессиональной деятельности работника, то заполняются в ней данные о трудовом стаже и изменении мест работы

Следует обратить внимание на то, что данные в трудовой книжке относительно назначения на должность, увольнения с нее, а также любые передвижения по службе, должны фиксироваться в полном соответствии с трактовкой соответствующего приказа

Запись о приеме и об увольнении: печать или оттиск?

Однако часто встречаются случаи, когда сотрудники, которые должны отвечать за правильность ведения и заполнения трудовых книжек, неправильно трактуют этот момент. Прямым нарушением действующего законодательства относительно проставления печати является проставление оттиска на записи о приеме на работу. Этого категорически нельзя делать. Оттиск проставляется только при записи об увольнении с должности.

При осуществлении каждой записи в трудовой книжке работник должен быть соответствующим образом с этим ознакомлен, о чем он ставит свою подпись в журнале. В трудовую книжку, помимо информации о принятии на работу, переводе с должности на должность, увольнении и т.д. заносятся данные о полученных наградах, а также специальных званиях, которые фиксируются со ссылкой на определенный приказ.

Порядок исправления ошибок

Информация о том, как правильно сделать исправление, допущенное на титульном листе трудовой книжки, ни в одном законодательном акте не определена. Из этого можно сделать вывод, что допущенные ошибки не подлежат исправлению. Можно лишь посчитать, чтобыланк испорчен и подлежит уничтожению, о чем составляется соответствующий документ. Форма подобного документа не определена законом, поэтом работодатель может по своему усмотрению составлять акт об уничтожении испорченного бланка.

Если же в нужное время не было сделано подобное, то можно посоветовать опустить зачеркивание неправильной или же измененной фамилии, и дописывание правильной информации со ссылкой на соответствующий документ. Указания на номера, даты и названия документа должны быть зафиксированы на обратной стороне листа.

Если ошибки были допущены предыдущим работодателем, который уже успел стать банкротом, исправления позволяют осуществлять новому работодателю. В отношении неточных данных, которые были допущены работодателем, прекратившим свое существование, также разрешается делать уточнение новому (действующему) работодателю.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать должна использоваться для удостоверения подписи должностного лица, которое вносит соответствующие записи в трудовую книжку. Печать проставляется, с момента внесения последних изменений в российское трудовое законодательство, только основная. Ранее можно было использовать печать, которую делают для отдела кадров, теперь же простановка такой печати запрещена. Такое нововведение создало некий дискомфорт для сотрудников отдела кадров больших предприятий.

Работа по совместительству: внесение записей

Для того, чтобы отобразить работу по совместительству, сотруднику достаточно лишь принести соответствующий подтверждающий документ о том, что о является трудоустроенным на конкретном месте. Данные о работе совместителя вносятся непосредственным прямым работодателем. Конкретного указания по времени, в течение которого может быть внесена запись о работе по совместительству, не указано, поэтому работодатель не может отказать сотруднику о внесении такой записи, даже если он уже уволился с неосновной работы.

Добавление вкладыша трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает ведение вкладыша в трудовую книжку в случае окончания страниц определенного раздела. В таком случае вкладыш следует вшить в трудовую книжку. Заполнение его соответствует заполнению самой трудовой книжки, однако, исходя из практики, при заполнении могут быть допущены ошибки

Следует обратить внимание на то, что сам вкладыш без трудовой книжки не имеет никакой юридической силы, о чем говорится в соответствующей инструкции

При том, что заводится вкладыш, проставляется соответствующий штамп в трудовую – «выдан вкладыш». Написание данной фразы вручную не является корректным. Инструкция не имеет ссылки на определенное место, в которое необходимо вшить вкладыш, поэтому его можно вшивать в любое удобное место. По практике, которая уже сложилась, вкладыш вшивается после последнего листа трудовой книжки.

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

• порядковый номер записи;
• дату приема (арабскими цифрами);
• саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
• дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

«Открытое акционерное общество «Весна» (ООО «Весна») Принята в технический отдел на должность инженера-энергетика».

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Действия работодателя в случае утери

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

• виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК),
• произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

• в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
• в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
• в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

• язык заполнения – русский;
• даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
• сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
• не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);

• не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

  Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

• со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
• в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
• записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации

Где хранится электронная трудовая книжка и как получить выписку из нее

Новый цифровой документ подразумевает ведение персонифицированного учета в системе Пенсионного Фонда РФ. Это удаленная база данных на закрытых серверах учреждения. На каждого гражданина заводится ячейка учета, в которой отражаются:

• Личные данные;
• Даты и содержание основных кадровых перемен: прием на рабочее место, перевод на другую должность, увольнение;
• Наименование работодателя;
• Профессия, специальность, квалификация работника;
• Вид выполняемой работы;
• Указание документального основания (приказа);
• Основания для прекращения отношений между работником и работодателем.

ПФР гарантирует сохранность сведений в базе, не допущение утечек информации и внесение в базу актуальных и проверенных сведений. Формирование лицевых счетов будет производиться в распределенных базах, что сводит к минимуму возможность утраты содержимого.

Данные можно получить тремя способами:

• на текущем или последнем месте работы в кадровой службе;
• в МФЦ или ПФР;
• на сайте Госуслуги. ру или pfrf.ru в личном кабинете.

Предоставленные в виде выписки сведения потребуются для предоставления по месту трудоустройства, для подтверждения стажа и занятости, а также могут сохраняться гражданами для исключения риска потери данных о трудовой деятельности.

Кадровое делопроизводство в организациях касательно работников, перешедших на цифровой документ, будет осуществляться в электронном виде посредством переноса данных из единой системы в базу предприятия. По желанию сотрудника содержание производимых кадровых действий переносится в бумажный носитель или подтверждаться выписками из системы.

Как и сколько следует хранить ТК работодателю

На протяжении всего периода трудоустройства сотрудника его трудовая книжка хранится у работодателя, который обеспечивает безопасность документа. При получении документов от соискателя первым делом необходимо взять у него согласие на сохранение трудовой у работодателя. Обработка и хранение данных о профессиональной деятельности и стаже без письменного согласия работника грозит штрафом работодателю по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ в размере от 30 000 до 150 000 рублей — для юридических лиц, от 20 000 до 40 000 рублей — для должностных лиц, от 6000 до 10 000 рублей — для граждан. Отдельная форма согласия на хранение ТК обычно не предусматривается, но перечень охраняемых данных содержится в заявлении (согласии) на обработку и хранение персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в ред.от 30.12.2020 «О персональных данных»). К ним относятся:

• Ф.И.О.;
• сведения о стаже;
• перечень предыдущих мест работы.

Второй шаг — сделать запись в книге учета движения ТК и вкладышей к ним. Учтите, что с 01.09.2021 вступает в силу правило, по которому работодатели самостоятельно разрабатывают такой журнал. Но рекомендуем включать в него следующие сведения:

• порядковый номер записи;
• дата приема на работу;
• фамилия, имя, отчество владельца;
• серия, номер бланка и вкладыша при наличии;
• должность, профессия, специальность работника;
• наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
• дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника;
• расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего документ;
• сумма в рублях, полученная за бланк.

В день увольнения сотрудника, при выдаче, заполняются оставшиеся разделы:

• дата выдачи;
• подпись в получении.

ВАЖНО!

Обращаем внимание, что этот образец — приложение к положению 2003 года. Если на 01.09.2021 журнал учета по такому шаблону еще не завершен, менять его не надо

Пользуйтесь тем, который имеется, а по его истечении заведите новый, с учетом правила, позволяющего разрабатывать документ самостоятельно.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

• на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
• на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

• Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
• Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
• Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

1. Принять производство ТК под свою ответственность.

2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже. (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

Они могут:

• освобождать его от других видов работ;
• предоставлять определённую компенсацию;
• устанавливать доплату;
• осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

• бухгалтера;
• секретари делопроизводители;
• личные секретари;
• офис менеджеры;
• иные сотрудники.

При назначении ответственного лица работодатель не имеет права прибегать к понуждению кроме случаев, когда вменённая обязанность содержит должностные инструкции (например, для кадровиков).

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

• об освобождении ответственного лица;
• о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

• их должности;
• фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Если замена не найдена, документы передаются актом руководителю. Впоследствии потребуется очередной акт передачи ответственности от руководителя – к назначенному им лицу.

(бланк) акта приема-передачи трудовых книжек

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости. В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2021 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2019 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации

Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание

Действия работодателя при утере

Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:

Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат

В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.

Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.

В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него

Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте

Как заполняются бланки

Оформление любой документации должно происходить согласно закону. Инструкция по ведению трудовых книжек при их заполнении предписывает строго придерживаться следующих правил:

• все сведения заносятся с подлинных документов (паспорта, диплома);
• первая запись о начале трудовых отношений осуществляется в течение первых 5 дней после приема;
• основаниями для сведений служат приказы, завизированные руководителем;
• совершать сокращения или подчистки в документе не разрешается, все исправления вносятся по определенным правилам.

Данные о совместительстве вносит основной работодатель при предоставлении соответствующих документов. По неосновной деятельности трудовая не оформляется. Физические лица, не имеющие статуса предпринимателя, лишены права заполнять документ.

Внесение записей

Бланк книжки записывается в журнале учета трудовых книжек. Проверяется, при необходимости заполняется или исправляется первая страница, затем переходят к следующим разворотам. В разделе о работе указывают заголовок: название организации, учреждения, фамилию, имя, отчество предпринимателя с обозначением статуса или правовой формы; в скобках прописывают сокращенное наименование, если оно есть. Далее записи нумеруются по порядку, ставится дата приема. В соответствующие поля заносят сведения о должности, на которую принят человек. Затем дату и номер приказа, подтверждающего правомочность записи.

Какие сведения заносят в книжку

Помимо занесения данных о приеме и увольнении, в документе отражается информация о поощрениях и награждениях; премии не указываются. Кроме периодов работы разрешено отражать:

• военную службу;
• время переобучения и повышения квалификации.

Если сотрудник был награжден или произошли какие-то иные значимые события, требующие отражения, например перевод на другую должность – заполняемые строки нумеруются в хронологическом порядке по разделу, где они показываются. Смена организацией-работодателем названия или правовой формы (например, с АО на ПАО) тоже должна быть занесена в кадровые документы сотрудников. Установленный срок для внесения сведений – 1 неделя.

Исправление ошибок

Если во время заполнения допущена ошибка, ее можно исправить. Для изменений под этой строкой необходимо осуществить определенный алгоритм действий:

• записывают следующую порядковую нумерацию;
• указывают дату;
• в сведениях подтверждают: «запись за №… недействительна»;
• далее следует нужная информация;
• в последней ячейке приводят документ-основание занесения сведений.

О зачеркивании

Зачеркивать ошибочные данные нельзя. Исключение – изменившиеся персональные сведения на первой странице формы, например, смена фамилии. Через середину записи проводят одну черту, рядом пишется нужное исправление. На обложке указывают информацию о документе, на основе которого была совершена поправка.

Оформление вкладыша

Если какой-либо раздел трудовой полностью закончился, для дальнейшего продолжения записей используется вкладыш. Регистрация выдачи фиксируется журналами учета. Получающий расписывается за получение. Бланк надо вшить в книжку, на первой странице вверху на ней размещают оттиск штампа с серией и номером прикрепленного документа. Нумерация записей продолжается, поэтому новую корочку заводить не нужно.

Выдача при увольнении

Причина расторжения заключенного договора формулируется по выбранной статье Трудового кодекса. Книжка выдается увольняющемуся в последний день выхода, за нее расписываются в журнале учета. При невозможности отдать ее лично, отдел кадров или руководство предпринимает меры по извещению бывшего сотрудника. Для этого на адрес прописки владельца книжки высылается уведомление – с напоминанием о получении или предложением направления согласия на пересылку ее по почте. Задержка с выдачей документа или отправкой извещения может повлечь неприятные последствия: расходы в виде компенсации за несвоевременное исполнение или административный штраф за нарушение законодательства.

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

• Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
• С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

• трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
• при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

• трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
• предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

Похожие записи:

Эквайринг для ип Билл гейтс — биография Примеры формулировок миссии известных мировых компаний Что такое робот? Я хочу проверить, есть ли у компании задолженность Правила создания интересных и обсуждаемых тем вконтакте