Содержание
- Порядок составления и утверждения графика отпусков
- ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ в форму № Т-7
- Кто составляет график отпусков?
- Для чего нужен график отпусков
- КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать
- Оформление графика отпусков
- Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям
- Примечание в документе «График отпусков»
- Заполнения документа «График отпусков» на основании фактических отпусков
- Проверка заполнения документа «График отпусков»
- Особенности формирования печатной формы Т-7
- Формирование печатной формы Т-7 в целом по организации
- Принципы, по которым разрабатывается график
- График отпусков: пошаговая инструкция
- График отпусков: пошаговая инструкция
- Как составить график отпусков
- Форма графика
Порядок составления и утверждения графика отпусков
График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.
С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.
Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.
Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.
При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.
В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.
Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.
График отпусков оформляется следующим образом.
-
графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.
-
графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.
-
графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.
-
графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.
-
графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.
-
графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.
На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо заполнить.
Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.
В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.
Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.
В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).
А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.
Графа 10 заполняется, если:
-
в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
-
работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
-
отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.
В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.
График отпусков утверждается на год.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.
График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.
Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.
С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:
-
дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;
-
приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.
Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.
Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.
ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ в форму № Т-7
Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена. Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.
Изменение даты начала отпуска по инициативе работника
Перенос даты. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.
Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части. В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.
Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска. В приказе необходимо указать:
- на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
- на какой срок он переносится.
Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч
1 ст. 124 ТК РФ):
- временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.
Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
- в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
- работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
- отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.
Кто составляет график отпусков?
Ответ на вопрос зависит от того, как устроен штат на предприятии. Кадровая служба или бухгалтерия отвечают за решение вопроса, когда речь идет о компаниях небольшого масштаба. Начальники цехов или отделов привлекаются к решению вопроса, если предприятие крупное, отличается большим количеством структурных подразделений. После первого этапа заполненные документы направляют руководителю всей компании.
В приказной форме такую документацию не составляют. Подчиненные имеют возможность самостоятельно распределять время отпусков, с учетом личных пожеланий. Потом информацию вносят в документ, передают кадровикам.
Для чего нужен график отпусков
График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.
Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.
Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.
По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.
Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.
В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Дополнительный отпуск, предоставляемый из-за особых трудовых условий;
- Периоды отдыха, которые работник не использовал в предыдущие 2 года.
Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.
Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.
КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать
График трудовых отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.
График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.
Не включайте в график лишние отпуска
В ведомость отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком. Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.
Не нужно включать в график и учебный отпуск. Он относится к категории целевых и не является ежегодным оплачиваемым отпуском. Оформлять учебный отпуск — право, а не обязанность работника.
Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.
Важно:
ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.
Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).
Оформление графика отпусков
В 1с 8.3 ЗУП для составления графиков отпусков используется документ График отпусков (Кадры – Графики, переносы отпусков):
Через кнопку Подбор в документ включаем сотрудников. Информация загружается в разрезе видов отпусков. По работникам с правом на несколько ежегодных отпусков, в табличную часть добавляется столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику:
Указываем дату начала и окончаний отпуска, автоматически рассчитывается количество дней отпуска. Другой вариант заполнения периода отпуска — можно указать дату начала отпуска, а в колонке Кол-во дн. внести длительность отпуска. Тогда автоматически заполнится дата окончания отпуска:
Рассмотрим далее возможности по работе с документом График отпусков.
В документ График отпусков данные можно загрузить из внешнего файла, нажав кнопку Загрузить из файла:
Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям
По каждому подразделению организации можно заполнить отдельный документ График отпусков. Для этого после нажатия в документе кнопки Подбор, следует в форме списка сотрудников Вид списка переключить на По подразделениям:
Выделить подразделение, по которому составляется график отпусков и в правом списке отметить всех сотрудников, нажав сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A. Затем нажать кнопку Выбрать:
В документ График отпусков попадут сотрудники только выбранного подразделения. В нашем примере – это подразделение Торговый отдел:
Примечание в документе «График отпусков»
Если в документе будет присутствовать дополнительный отпуск, то в колонке Примечание автоматически появляется запись «Доп.отпуск: Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Можно в данной колонке внести свое Примечание:
Эта информации далее отражается в печатной форме Т-7:
Заполнения документа «График отпусков» на основании фактических отпусков
Для того, чтобы заполнить документ Графики отпусков на основании внесенных уже в программу отпусков, следует нажать кнопку Заполнить:
Данный способ можно использовать, когда стоит задача «подогнать» Т-7 под фактические отпуска.
Проверка заполнения документа «График отпусков»
Из открывшейся формы по строке с сотрудником имеется возможность получить еще более подробную расшифровку по данным учета.
Особенности формирования печатной формы Т-7
Так как печатная форма Т-7 должна быть сформирована за 2 недели до начала нового года, то колонка дата фактическая не заполняется:
Формирование печатной формы Т-7 в целом по организации
Если документы График отпусков составлялись на каждое подразделение в отдельности, а требуется распечатать общую форму Т-7, тогда можно сформировать отчет График отпусков (Т-7) (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)):
Принципы, по которым разрабатывается график
График отпусков: правила составления едины для всех. Так как документ рассчитывается на год вперед, учитываются многие факторы, которые влияют на него:
Пожелания работника. В России чаще всего временем благоприятного отдыха считается период с июля по сентябрь включительно. Именно в этот период многие работники хотят отдыхать
Ответственные за график лица должны учитывать их пожелания
При этом важно брать во внимание действующее законодательство, продолжительность отдыха, льготы каждого сотрудника.
Положение, которое имеет отношение к трудовому стажу. Сотрудники, которые находятся в приоритетном предоставлении отпуска
В данном случае кадровая служба должна составить список работников, которые имеют преимущество выбора периода отдыха
Льготы предоставляются определённым категориям сотрудников, они отражаются в ТК РФ.
Длительность отдыха. На данный показатель влияет выслуга лет, особенности трудовых обязанностей каждого подчинённого.
Оптимальное распределение отдыха. Важно, чтобы в одно время отдыхало только определённое количество персонала. Иначе могут пострадать рабочие процессы организации. Согласно законодательству, только 30% штата может находиться в отпуске одновременно.
График отпусков: пошаговая инструкция
Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.
Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы
Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.
Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:
- графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
- граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
- граф 3 – имя, фамилия и отчество;
- граф 4 – табельный номер;
- графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
- графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.
Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Шаг 2. Согласование с профсоюзом
Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.
Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.
Шаг 3. Подписание
Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.
Шаг 4. Утверждение
Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.
Шаг 5. Ознакомление
Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:
- завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
- предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
- собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.
График отпусков: пошаговая инструкция
Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.
Шаг 1. Заполнение формы Т-7
Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.
В заголовке следует указать такие данные:
- Наименование организации или ФИО предпринимателя. Название фирмы нужно указать полностью так, как оно прописано в учредительных документах. Если название в уставе написано заглавными буквами, также нужно написать и в графике.
- ОКПО. Восьмизначный код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Взять его можно из информационного письма территориального подразделения Росстата.
- Номер документа, дата его составления и период действия графика — в нашем случае это 2021 год.
В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.
В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:
- Графа 1. Наименование структурного подразделения (отдела):
- Графа 2. Должность (специальность) согласно штатному расписанию:
- Графа 3. Фамилия, имя и отчество сотрудника:
- Графа 4. Табельный номер работника (указан в личной карточке или в приказе о приеме на работу):
- Графа 5. Количество календарных дней отпуска, которые положены сотруднику за отработанное время. В него входят также дни отпуска за текущий год, которые работник не использовал:
- Графа 6. Запланированная дата отпуска:
Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.
Шаг 2. Согласование
Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.
Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.
Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:
Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником
Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:
Шаг 4. Утверждение руководителем
После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:
- визирование непосредственно в шапке документа;
- создание приказа на утверждение.
В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:
Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:
- специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
- бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.
Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.
Шаг 5. Ознакомление сотрудников
Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.
В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.
Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.
Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.
Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:
Как составить график отпусков
Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.
Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.
Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.
Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.
Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т.д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с запланированной, если сотрудник отдыхает по графику.
Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.
Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.
Вот так выглядит готовый образец заполнения графика отпусков по унифицированной по форме по ОКУД 0301020, согласованный работодателем на 2021 год.
, чтобы прочитать.
Форма графика
Типовая форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», там же даются разъяснения по ее заполнению.
График состоит из реквизитной и табличной части. В реквизитной указывается наименование предприятия, код ОКПО, номер документа, дата составления и календарный год, на который он готовится.
Основанием для составления документа могут служить как личные заявления работающих, так и распоряжение руководителя, учитывающее пожелания сотрудников. На протяжении календарного года в акт могут вноситься изменения путем издания приказа или утверждения приложения.
Данные в табличной части могут группироваться по алфавиту, согласно подчиненности или по очередности предоставления отпусков.
Заполняя графу «Количество календарных дней», следует указывать общее количество дней ежегодного отпуска, включая дополнительные дни. Также по соглашению сторон отдых может быть разделен на части, каждая из которых не должна быть не менее 14 дней.