Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО

1. Стоимость. Подписка или цена за отправку одного документа.
2. Работа со счетами-фактурами (обязательно для компаний с НДС).
3. Работа с роумингом. Сможете ли спокойно подключить контрагентов и обмениваться с ними документами.
4. Легкость подключения ЭДО. Одному оператору нужно только ЭЦП, а к другому надо приехать со всеми документами.
5. Работа оператора с государственными структурами.
6. Безопасность. Кто имеет доступ к вашим документам, соответствует ли он законодательству.

Электронный документооборот может поначалу показаться сложным и непонятным. Мы тоже в начале наделали немало ошибок, зато теперь уже куда более уверенно работаем в системе ЭДО, продолжая улучшать функционал по формированию и обмену документами. 

Фото на обложке: Gordon88/Shutterstock.com

Миф 3. Хранение бумажных документов проще систематизировать

Это заблуждение связано с привычкой. Если в организации в течение нескольких лет действует налаженная система сортировки, хранения и архивирования бумажной документации, то сотрудникам сложно быстро привыкнуть к работе только с электронными версиями документов.

Но никто уже не отрицает того, что компьютер стал основным инструментом создания любого документа. Текст, таблицы, графики и чертежи – все создается в специальных программах, а потом распечатывается. Очевидно, что такая распечатка стала избыточной, гораздо удобнее передавать, обрабатывать и хранить документы только в цифровом виде. 

К неоспоримым преимуществам ЭДО можно отнести:

• быстроту создания, редактирования, копирования документов;
• простоту передачи копий нужным участникам ЭДО;
• удобство и высокую скорость поиска информации, как в конкретном документе, так и по всему массиву данных;
• экономию физического пространства – архив электронных документов не требует отдельных комнат, стеллажей, папок и коробок;
• увеличение скорости принятия решений – ЭДО легче передать, исправить и утвердить новую копию.

Для чего нужен электронный документооборот?

Если ответы на следующие ситуации будут «да», то в компании точно нужно организовать электронный документооборот:

• во время разговора с контрагентом искали какой-то важный документ в бумажном виде, но так и не нашли его;
• не смогли точно сказать, какие поручения выполнены, а какие находятся в работе или по ним истек срок исполнения;
• понимаете, что нужно ускорить срок согласования документов и снизить уровень бумажной волокиты;
• появляется нервотрепка из-за бумажных завалов на столе;
• не можете ответить точно, где находится тот или иной документ.

При внедрении ЭДО пользователь получает множество преимуществ, которые повышают его производительность труда.

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

• Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
• Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
• Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
• Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
• Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
• Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
• Находить документы будет проще и быстрее.

Покупка электронной подписи

В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.

Поэтому, нужно стремится сразу приобрести квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, размещенный на сайте Министерства связи.

Как работают системы ЭДО

Для начала нужно выбрать оператора ЭДО — компанию, которая предоставляет вам ПО для обмена документами с контрагентами. 

Вы заключаете договор с выбранным оператором, подключаетесь к системе, и далее весь обмен документами происходит непосредственно внутри нее.

Изначально, подключившись к ЭДО, мы не ожидали подвоха. 

Так, участник-юрлицо выставлял себе договор-счет, оплачивал его и получал доступ к событию. Затем после окончания мероприятия мы автоматически отправляли закрывающие акты таким участникам через нашего оператора ЭДО. 

Однако тут и возникли первые сложности: многие юридические лица работали через другую систему, а иные и вовсе не использовали этот способ обмена документами. Соответственно, из-за всего этого у нас висело множество незакрытых реализаций. Возможно, все так и продолжалось бы, если бы не один случай.

 Особенности ЭДО:

• существует десяток различных операторов электронного документооборота, у каждого из них есть свой идентификатор, и они включены в сеть доверия ФНС России. Однако ведущих операторов всего два: «Контур.Диадок» и «СБИС» («Тензор»);
• если у вас и вашего контрагента разные операторы ЭДО, вам нужно настроить роуминг — специальную технологию обмена данными между используемыми системами, чтобы вы без труда могли отправлять друг другу документы;
• сервис «Nethouse.События» работает со «СБИС». Остальные операторы гораздо менее популярны — лишь однажды за год мы настраивали роуминг с кем-то, кроме «Контура».

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив — это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow — обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом «работа». К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
3.  Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым — работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы — такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО — обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.
5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример — сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Каким образом осуществляется электронный документооборот между различными компаниями?

Для того, чтобы предприятие имело возможность обмениваться данными с другими, значимыми для него компаниями, оно должно провести специальную процедуру по внедрению соответствующего программного комплекса. Его вариант может быть выбран по желанию. Использование такой системы дает возможность оперативно отправлять и получать важную информацию от других фирм, используя при этом соответствующие телекоммуникационные каналы связи.

Подобный программный комплекс обычно включает в себя:

• адресную книгу с необходимыми контактами;
• возможность передавать или получать такую документацию, как счета-фактуры, договоры на поставки и т.д.;
• интеграцию с другими видами систем, которые используют партнеры компании;
• хранение и упорядочение исходящих или входящих писем;
• электронно-цифровую подпись и шифровку отправляемых файлов;
• поддержку бизнес-документации и неформальных данных (осуществляется посредством применения специально разработанных стандартов).

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления цифровым контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается.
Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: он должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность?

Для этого создана электронная подпись в документообороте — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки.
Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда ставил подпись.

При использовании информационной системы все «сложности», с которыми может столкнуться сотрудник компании, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях».
Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

Если вы хотите изучить вопрос использования ЭП, обратитесь к разделу Просто об электронной подписи

Что нужно для перехода на ЭДО

Перед тем, как перейти на электронный документооборот, необходимо проанализировать всю «бумажную» цепочку, оптимизировать ее (устранить те этапы, на которых обычно происходят задержки) и выбрать подходящее техническое решение, а именно:

• веб-версия — для небольших компаний с узким кругом контрагентов и небольшим (порядка 100 документов) исходящим трафиком. Решение простое, доступное, не затрагивающее имеющиеся информационные системы;
• интеграция с ранее выстроенной учетной системой, обеспечивает возможность автоматизации большинства действий и работы с документацией в режиме единого окна.

Интеграция является предпочтительным решением для крупных компаний. Она осуществляется несколькими способами (с помощью коннектора, через модуль для 1С или путем создания индивидуального интеграционного решения за счет средств API).

Далее выбирается оператор (в том числе с учетом ценовой политики предложения) и осуществляется подключение контрагентов.

Кто может стать участником федерального эксперимента

В соответствии с законом №122-ФЗ, в эксперименте могут принять участие как работодатели, так и работники (за исключением трудящихся удаленно). У первых есть обязанность уведомить трудовой коллектив о переходе на ЭДО за месяц до его запуска, а за работниками сохраняется право отказа от участия в любой момент.

Виды документов и привлекаемые к участию в эксперименте подразделения каждая компания-участник проекта вольна выбирать самостоятельно. Ведение кадровых электронных документов будет возможно через сервис портала Госуслуг РФ «Работа в России» на бесплатной основе. Более того, на портале используются простые электронные подписи, что даст хорошую экономию работодателям на покупке ЭП для работников.

Кстати, формировать электронные кадровые документы все желающие могут и без участия в эксперименте.

Зачем нужно обучение ЭДО

Особенности перехода на электронный документооборот зависят от масштабов проекта и стоящих перед ним задач. В одном случае подойдет веб-версия СЭД, в другом понадобится внедрение интеграционного решения.

Эксперты Диадока помогают новым пользователям с подбором варианта, настройкой работы, консультируют сотрудников, содействуют в привлечении к ЭДО контрагентов. Но для того, чтобы модернизация бизнес-процессов и подключение к СЭД не вызывали никаких опасений, есть специальные курсы.

Обучение электронному документообороту поможет руководству и сотрудникам компании разобраться в теме, подготовиться к обновлению процессов, изучить вопросы технической документации и ее применения. Главное — обучение доказывает, что ЭДО не сложнее, но эффективнее бумажного делопроизводства.

Обучающие ЭДО курсы предназначены для следующих сотрудников:

• руководителей, работников отделов документационного обеспечения, служб стандартизации, нормоконтроля и других;
• бухгалтеров;
• сотрудников канцелярии;
• офис-менеджеров;
• делопроизводителей, архивариусов;
• помощников руководителей, секретарей;
• других работников компании, которые участвуют в документообороте.

Обучение сотрудников компании новым технологиям — серьезная составляющая эволюции бизнеса. Курс по изучению особенностей ЭДО даст работникам понимание системы, научит работе с ней, поможет грамотно составлять служебные документы, адаптировать СЭД под задачи компании. Своевременное обучение избавит сотрудников организации от стресса, позволит быстро адаптироваться под новый формат работы, не допускать сбоев.

Как заключить договор о переходе на ЭДО

Унифицированной формы не предусмотрено. Стороны вправе заключить дополнительное соглашение к основному контракту или оформить отдельную письменную договоренность.

Опишите в договоре основные правила и новый порядок обмена бумагами. Включите в соглашение такие пункты:

1. Дату и место заключения.
2. Преамбулу: наименование организаций, Ф. И. О. представителей и правоустанавливающие документы.
3. Терминологию, которую используют компании.
4. Предмет: основной пункт в договоре о документообороте, в котором описывают новый порядок взаимной работы.
5. Условия действительности и юридической значимости КЭП.
6. Правила взаимодействия с оператором.
7. Другие важные условия, согласованные компаниями.
8. Срок действия договоренности.
9. Разрешение спорных вопросов.
10. Реквизиты организаций и подписи уполномоченных представителей.
11. Приложения: перечень документации, которую отправляют в электронном виде, и ее эквиваленты в бумажном виде.

Как наладить работу с документами

Разобравшись с работой над документами , можно снизить не только затраты, но и риск разглашения конфиденциальной информации. К тому же, с упрощением системы работа коллектива в целом становится более эффективной.

Но нужно понимать, что процесс перестройки документооборота довольно трудный и долгий. Для начала нужно будет выявить все ошибки и слабые места, изменить регламенты, найти способы оптимизации и тому подобное.

Рекомендуется в таких случаях обратиться в специализированную компанию и получить готовую систему, не тратя на нее лишнего времени.

Таким образом, переход на ЭДО существенно экономит как финансы, так и время компании. Особенно это характерно для средних и крупных компаний, для которых такая оптимизация управления станет отличным решением.

1С:Документооборот

Эффективное управление документами в компании

• Согласование и подписание документов. Права доступа
• Инструменты для совместной работы сотрудников
• Контроль исполнения задач

Подробнее 14 ДНЕЙ БЕСПЛАТНО

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Создание и настройка шаблона документа в 1С Документооборот
Резолюция в 1С Документооборот

Может ли работник использовать ранее оформленную ЭЦП у нового работодателя?

Может. В новой статье 22.1 ТК сказано, что сотрудник или соискатель имеет право использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную ЭЦП при взаимодействии с новым работодателем. 

1С:Кабинет сотрудника

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

• Ускорение кадрового документооборота;
• Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии;
• Улучшение условий труда;

Подробнее Заказать

С сентября 2021 года — новые требования к согласию на обработку персональных данных
Подготовка в 1С форм персонифицированного учета АДВ-1 и АДВ-2

Что такое электронный документ?

Электронный документ представляет из себя файл, содержащий в себе определенные данные: от цены товара до реквизитов его получателя. Он может быть как в известных всем форматах — .doc и .pdf, так и в других.

Главное, чтобы человек, получающий данную информацию, мог прочитать ее с помощью программного обеспечения и распечатать, если это необходимо.

Для того, чтобы стороны соглашения были взаимно уверены в достоверности файла, была создана электронная подпись — зашифрованная информация.

Электронные подписи делятся на три уровня. Ознакомимся с каждым из них:

• Простая электронная подпись дает возможность определить только отправителя файла. Обычно применяется только внутри компании, так как при передачи информации в другую компанию, не получился проконтролировать сохранность документа в его изначальном виде.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием программного обеспечения и направлена на гарантированную сохранность документа. Но есть небольшая загвоздка с юридической силой: она будет присутствовать только в случае указания ее в законе. Проблема решается заключением договора между контрагентами.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет тот же принцип работы, что и прошлый вариант, но здесь уже установлена ее надежность сертификатом удостоверяющего центра, подтвержденного Министерством связи. В таком случае электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог.

Риски обмена скан-образами

Закон не запрещает обмениваться скан-копиями документации по электронной почте, но такой обмен не гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме этого, у отправителя нет возможности отследить факт и точную дату получения. В некоторых случаях контрагенты забывают, теряют или не находят нужную бумагу в потоке почты.

Если возникнет необходимость судебного разбирательства, доказать факт получения и ознакомления с письмом практически невозможно. Организации доступны только сведения об отправке. Если оправляете важный документ по электронной почте для ускорения взаимодействия, продублируйте отправку пакета курьерской службой или почтовым отправлением — письмом с описью вложений и уведомлением о доставке.

Достоинства внедрения и использования электронного документооборота

Главными преимуществами применения систем для электронного обмена информацией являются:

1. Значительное снижение затрат бюджета организации на отправку документации другим фирмам. Это связано с отсутствием необходимости в расходах на почтовые пересылки или содержание курьера в штате.
2. Возможность существенно экономить пространство в офисе, поскольку все данные будут храниться в электронной форме, а не в отдельных помещениях, когда используются бумажные носители.
3. Оперативное получение данных другими организациями. Для этого потребуется буквально несколько секунд.
4. Простота в эксплуатации системы и удобство в работе. Сотрудник с легкостью может найти нужный файл по определенным критериями, осуществлять составление документов по шаблонам, отслеживать передачу данных другим компаниям.

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

• настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
• договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
• заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
• организовать техническую возможность для обмена документами,
• обеспечить безопасность обмена.

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Обмен через оператора электронного документооборота

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

• получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
• создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
• поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
• уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
• гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
• фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
• хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В Диадоке такое заявление сформируется автоматически. Когда новый пользователь попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления. Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы.
Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

• «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых
  необходимо сформировать электронные документы.
• «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например,
  утвердить или подписать.
• «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
• «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
• «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие
  корректировки.
• «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут
  быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
• «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
• «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются
  действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор
  ЭДО.
• «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой
  по какой-то причине.

Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах.
То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов»,
при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее.
О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный.
Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности,
где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная.
Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

• модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
  источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
• модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
  хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
• модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
  распределение информации и документов по заданным правилам.
• модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
  может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
• модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
  маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
• модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
  (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
  обеспечивает передачу данных между такими системами.
• модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
  архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена
документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать
и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить
громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того,
пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит
в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе
с сервисом 1С:ЭДО
или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Похожие записи:

Достоевский доставка Арбитраж трафика для новичков Узнать долги по налогам Кбк пени по страховым взносам в 2021 году Как скрыть подписки в инстаграме Увольнение без объяснения причин