Лист ознакомления с должностной инструкцией

Особенности составления и подписания должностной инструкции

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
• штатное расписание;
• положение о структурных подразделениях;
• иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии

Обратите внимание! ТК РФ не содержит комментариев и в отношении вопроса, кто составляет должностные инструкции на предприятии, являющемся государственным. Вместе с тем деятельность госучреждений, как правило, регламентирована специальными положениями, утвержденными на соответствующем уровне органов исполнительной власти, и практика введения ДИ для госслужащих, сотрудников бюджетных учреждений распространена практически повсеместно

Как мы указали выше, разработка ДИ производится в соответствии с утвержденными положениями для той или иной сферы деятельности, например:

• Приказом ФТС России «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ сотрудника таможенного органа» от 11.08.2009 № 1458. В приложении 5 к данному приказу обозначены должности лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение ДИ для каждого уровня управления.
• Приказом Госнаркоконтроля РФ «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ…» от 25.11.2003 № 235. Распределение обязанностей по контролю за разработкой, а также по согласованию и утверждению ДИ производится в соответствии с приложением 3 и т. д. 

Обратите внимание! Также имеются, например, рекомендации Министерства труда РФ по разработке ДИ для госслужащих федеральных органов исполнительной власти, согласно которым руководитель такого органа утверждает ДИ для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных же должностей инструкции типовые (см

письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК). 

***

Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя. В госучреждениях теоретически действует аналогичное правило, однако на практике данная функция обычно регламентируется специальными отраслевыми актами. 

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как описать должностные обязанности в резюме

При описании своей трудовой биографии важно упоминать о том, какие обязанности у вас были в период работы. Должностные обязанности — это повседневные задачи, которые человек решал на рабочем месте

Стоит отличать обязанности от достижений. Достижения в резюме — это конкретные факты выполнения рабочих обязанностей. К примеру, обязанность: «консультирование клиентов об услугах компании». Достижение — «за 2021 год я проконсультировал 200 клиентов». Обязанность — это конкретная задача работника, а не общая. Общая задача — это функция. К примеру, функция бухгалтера — работа с документацией. А обязанностей у него больше: расчёт зарплаты работников, учёт материально-технической базы предприятия и т. д.

В резюме можно писать об обязанностях и достижениях. Чаще всего пишут об обязанностях для того, чтобы работодатель подробнее узнал об опыте работы соискателя, его навыках и способностях. О достижениях пишут в том случае, если соискатель хочет доказать свою продуктивность, и за время своей работы он смог добиться необычных результатов. К примеру, менеджер по продажам напишет, что в 2017 году он совершил 100 холодных звонков, десять из которых стали успешными (у фирмы появились новые клиенты).

Шаблон резюме

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями

Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.

Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

В подобную рабочую группу могут входить:

• кадровик, руководящий решением методических вопросов;
• руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
• штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
• директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно

Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.

После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

Копия документа выдается на руки подчиненному.

Что такое должностная инструкция?

Имеется на каждом предприятии.

Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.

Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.

Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

Документ содержит разделы:

1. Общие требования;
2. Функциональные обязанности;
3. Что работник должен знать;
4. Права сотрудника;
5. Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.

Организация работы по разработке и введению документа

Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.

Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.

Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:

• подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
• при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
• в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
• после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
• при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
• не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.

Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника

Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

• как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
• как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.Посмотреть решение суда

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом — перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

• описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;
• указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;
• определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;
• устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

• его квалификации;
• перечню знаний в определенной области;
• владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
• соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

• избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
• ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
• разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам

Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Лист ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Март», утвержденными приказом ООО «Март» от 12.01.2015 N 2

1. Проставление подписи и даты ознакомления в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов.

1. Проставление подписей в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору.

До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО «Март»:

А как ознакомить сотрудников с локальными актами, если компания достаточно большая и у нее есть филиалы или представительства в других городах? Действительно, в таких организациях нередко возникают сложности с личным ознакомлением работников с необходимыми документами. Кадровики пытаются обеспечить ознакомление путем рассылки локальных нормативных актов по электронной почте или размещения на информационных досках, в корпоративных изданиях. Конечно, такие способы ознакомления возможны, но стоит помнить, что если работник ознакомится с документом, прочитав его на информационной доске, то в случае необходимости представить доказательства ознакомления этого работника с этим документом таковых не окажется.

Поэтому для крупных компаний рекомендуем отправить в филиалы и представительства, находящиеся в других регионах, надлежащим образом заверенные копии документов, с которыми необходимо ознакомить работников. На месте уже можно завести журналы ознакомления, подшить листы ознакомления и пр. В таком случае требования трудового законодательства будут соблюдены и при необходимости доказать факт ознакомления у вас будет подпись работника.

К сведению. При ознакомлении сотрудника с должностной инструкцией рекомендуем оформить это путем проставления им своей подписи в самом документе на листе ознакомления и дополнительно выдать копию на руки.

Отметим, что Трудовым кодексом установлены особенности ознакомления с локальными актами для определенных категорий работников, например дистанционных. В частности, согласно ст. 312.1 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.

Да и ст. 312.2 ТК РФ говорит о том, что ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.

Следует понимать, что обмен электронными документами — это не просто пересылка по электронной почте файлов с документами в графическом или текстовом формате: при таком обмене должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя, дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу.

К сведению. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Как работодатель, так и работник при электронном обмене документами обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Можно ли утвердить по-другому?

Она может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая инспекция потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.

Например, участие в проектах и разработках, принятие решений в соответствии с полномочиями, обучение и повышение квалификации.

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки. Должностная инструкция, это хоть и крайне желательный, но не обязательный документ в организации. А следовательно и оформление должностной инструкции остается на усмотрение работодателя. На мой взгляд, должностную инструкцию не обязательно прошивать. А вот по поводу росписей вы все правильно делаете.

Шаг 1. Выбираем нормативные акты, касающиеся деятельности предприятия исходя из их сферы регулирования

Чтобы это выяснить, нужно пересмотреть список новых Правил по охране труда (далее — ПОТ) и вычленить из него те, что касаются деятельности вашей организации.

Узнать это просто, поскольку все ПОТ содержат информацию о сфере регулирования. Сравним в этой части для примера ПОТ при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов (Приказ Минтруда России от 28.10.2020 № 753н) и ПОТ в ЖКХ (Приказ Минтруда России от 29.10.2020 № 758н). В первом случае правила распространяются на широкий круг лиц, выполняющих погрузочно-разгрузочные работы, транспортирующие и размещающие груз, а во втором случае только на тех, кто эксплуатирует конкретные объекты инфраструктуры ЖКХ.

Изучив в этой части все ПОТ, можно сделать выборку тех, что касаются только вашей организации. Так, для типичной управляющей компании по обслуживанию многоквартирных жилых домов нами выбраны сразу 9 новых правил:

• при работе на высоте;
• при эксплуатации электроустановок;
• при работе с инструментами и приспособлениями;
• при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов;
• при выполнении электросварочных и газосварочных работ;
• на автомобильном транспорте;
• в ограниченных и замкнутых пространствах;
• при эксплуатации тепловых энергоустановок;
• в жилищно-коммунальном хозяйстве.

В каждом ПОТ есть уточнения в части обязанностей работодателя. Так ПОТ в ЖКХ обязывает работодателя обеспечить:

1. исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования и безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве инструментов, сырья и материалов;
2. обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда;
3. осуществление контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, соблюдением требований охраны труда, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты.

Соответственно, эти мероприятия по исполнению этих требований необходимо интегрировать в систему управления охраной (далее — СУОТ) труда предприятия, спланировав что конкретно нужно сделать, в какие сроки, за счёт каких средств и кто за это будет ответственным. По сути, в практической реализации указанных мероприятий будут в разной степени задействованы все работники предприятия, а сами мероприятия станут частью производственной деятельности.

Но прежде, чем вы это сделаете, мы рекомендуем сравнить тексты вновь принятых ПОТ с текстами ранее действовавших.

Зачем нужны

Рабочая инструкция позволяет сотруднику, следуя указанному алгоритму выполнить работу. Качественно, без ошибок.

Рабочая инструкция — это кратчайший путь к достижению результата. Работнику нет необходимости придумывать как выполнить работу, обращаться с этими вопросами к коллегам, пытаться найти советы в других источниках.

Помимо алгоритма работы рабочая инструкция может содержать правила, позволяющие избежать ошибок, правила действий при различных внештатных ситуациях, перечень используемого оборудования, сырья, инструментов и другую информацию, необходимую работнику.

Немаловажную роль рабочие инструкции играют в случае найма нового сотрудника или временной замены. Рабочие инструкции позволяют избегать ситуаций, когда работник ушел в отпуск, а как выполнить тут или иную работу за него никто не знает.

Похожие записи:

Договор хранения товара Обзор сервисов электронного документооборота В реестр отечественного по пустят иностранцев взамен на признание крыма Как открыть гиф изображение, что такое gif формат Гарантированное государством право военнослужащего на получение жилья Как правильно уволиться с работы: порядок по закону, советы и напутствия