Особенности бухучета аренды автомобиля

Содержание договора

Особых отличий от типовых контрактов договоры аренды спецтехники не содержат. На стандартном бланке с полными реквизитами сторон, включая их названия (при необходимости, торговую марку), банковские данные, юридические адреса, указывается следующее:

1. Подробное описание арендуемых спецмашин, оборудования и механизмов, их технические и эксплуатационные характеристики. Способы перевозки на объект арендатора и дальнейшего перемещения между объектами. Это может быть доставка железнодорожным транспортом, речным, автомобильным на трейлерах и своим ходом.
2. В разделе обязанностей нужно уточнить, кто обеспечивает транспортировку техники и отвечает за своевременное техническое обслуживание и профилактику.
3. В договорные условия обязательно включают размеры арендной платы и описание методики ее расчета, график оплат, а кроме того – штрафные санкции и пени за просрочки.
4. Сроки действия договоров аренды спецтехники почти всегда определены конкретными датами. В конце документа указываются условия, при которых контракт автоматически продлевается. Обычно это делается в случаях, когда ни одна из сторон не уведомила о своем решении расторгнуть сделку. При большом объеме работ, например, на строительном объекте, невозможно точно определить время аренды спецмашины. В этом случае в договоре делается привязка срока аренды к окончанию тех видов работ, для выполнения которых арендуется техника. Соответственно, датой завершения сделки аренды будет дата подписания акта выполненных работ.

Как определить перечень услуг, оказываемых арендодателем?

Исходя из определения договора аренды транспортного средства
с экипажем, арендодатель не только предоставляет транспортное средство во
владение и пользование арендатору, но и оказывает ему услуги по управлению
транспортным средством и по его технической эксплуатации. Перечень таких услуг,
который будет зависеть от вида и назначения транспортного средства, можно
конкретизировать в договоре.

Важно учитывать, что услуги по управлению и технической
эксплуатации транспортного средства должны обеспечивать его нормальную и безопасную
эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре (п. 1 ст.
635 ГК РФ)

Например, для перевозки людей автомобиль должен быть снабжен
специальными сидениями, а для перевозки радиоактивных отходов — специальным
контейнером.

В договоре аренды транспортного средства с экипажем можно
прописать более широкий круг услуг, которые предоставляются арендатору. К
примеру, арендодатель может оказывать следующие услуги:

направление периодических сводок, связанных с эксплуатацией
транспортного средства;

• кино- и фотосъемка;
• организация спутниковой связи;
• организация питания;
• организация медицинского и иного обслуживания пассажира.

Вознаграждение арендодателя за оказание дополнительных услуг
арендатору может входить в состав общей суммы арендной платы.

Также в договоре можно предусмотреть, что такие услуги
оказываются за отдельную плату: в этом случае необходимо прописать стоимость
каждой услуги или порядок ее определения.

Пример формулировки условия договора

Арендодатель обязуется оказывать Арендатору услуги по
управлению и технической эксплуатации транспортного средства с обеспечением его
нормальной и безопасной эксплуатации в соответствии с целями аренды, указанными
в пункте ____ настоящего Договора, а также следующие услуги: организацию
круглосуточной спутниковой связи Арендатора с экипажем транспортного средства,
ежедневное направление Арендатору по электронной почте сводки, содержащей
следующие сведения: ________ .

Оплата перечисленных услуг входит в стоимость арендной
платы, которую Арендатор уплачивает в соответствии с п. __ настоящего Договора.

или

Арендодатель обязуется оказывать Арендатору услуги по
управлению и технической эксплуатации транспортного средства с обеспечением его
нормальной и безопасной эксплуатации в соответствии с целями аренды, указанными
в пункте ____ настоящего Договора. Также Арендодатель оказывает Арендатору на
основании его письменной заявки следующие услуги:

— организация круглосуточной спутниковой связи Арендатора с
экипажем транспортного средства стоимостью 50 000 рублей в месяц;

— направление Арендатору по электронной почте сводки,
содержащей следующие сведения: ________, стоимостью 5 000 рублей в месяц.

Нужна ли доверенность

Доверенность для вождения чужой машины не нужна с 24 ноября 2012 года. Инспекторы на дороге не оштрафуют за езду без неё. Арендатора просто вписывают в полис ОСАГО. Как вариант: делают полис ОСАГО с неограниченным числом водителей.

Но бывают ситуации, когда доверенность от арендодателя все-таки нужна. Например, чтобы забрать машину со штрафстоянки. Поэтому доверенность лучше оформить и вписать такой пункт в договор. Нотариально заверять не нужно, достаточно скачать и заполнить бланк из интернета.

Пример: Арендодатель при передаче автомобиля выдаёт Арендатору доверенность на управление им. При необходимости по запросу Арендатора Арендодатель выдаёт доверенность на ещё одного водителя в течение одного дня.

Существенные условия

Итак, наиболее существенными аспектами договора временного пользования автомобильного транспорта вместе с обслуживающим экипажем, являются:

1. Дата и место составления документа.
2. ФИО и иные реквизиты сторон соглашения.
3. Предмет договора. В обязательном порядке требуется указать, что транспорт передается с экипажем, а так же:

• марку и модель автотранспорта, передаваемого в эксплуатацию арендатору
• регистрационный номер
• индивидуальный номер (номер VIN)
• год выпуска
• цвет
• мощность двигателя
• оценочная стоимость
• реквизиты ПТС

1. Срок действия арендного соглашения. Договор может быть заключен:

• на определенный или на неопределенный срок. В последнем случае соглашение расторгается после письменного предупреждения одной из сторон, направленного другой стороне не менее чем за 1 месяц до указанной даты
• на определенные дни и часы по заявке, подаваемой предварительно. В данной ситуации соглашение оформляется с условием почасовой оплаты

1. Размер и порядок передачи арендодателю арендной платы. Оплата может производиться ежемесячно, ежеквартально или по иному графику, установленному сторонами соглашения;
2. Правила передачи и возврата транспортного средства арендодателю. Как правило, данное действие подтверждается дополнительным документом – передаточным актом, который прилагается к основному соглашению.
3. Порядок содержания и обслуживания автомобиля во время аренды.
4. Возможность передачи автотранспорта в субаренду.
5. Порядок заключения страховых договоров.
6. Возможность выкупа автомашины по истечении срока договора или продления соглашения;
7. Права и обязанности сторон.
8. Ответственность сторон в случае нарушения правил, установленных договором. Ответственность может быть выражена в форме наложения штрафных санкций, например, за просрочку внесения арендной платы или досрочного расторжения договора.
9. Причины и порядок расторжения договора ранее установленного срока. Основной причиной досрочного расторжения договора по инициативе арендатора является неисправность транспортного средства или некорректная работа экипажа. Арендатор может расторгнуть соглашение до истечения срока по одной из следующих причин:

• использование транспорта не по назначению, установленному договором
• задержка перевода арендной платы более чем на 1 месяц
• причинение умышленного ущерба движимому имуществу

1. Порядок решения споров.

Перечисление арендной платы

По рассматриваемому договору арендодателем может выступать:

• юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП);
• сотрудник арендатора или иное физическое лицо.

Рассмотрим налоговые аспекты, которые необходимо учесть арендатору в каждом из случаев.

1) Если транспортное средство предоставляет в аренду юридическое лицо или ИП

НДС

Порядок перечисления арендной платы определяет налоговые последствия по НДС.

а) Перечисление арендной платы авансом

При получении «авансового» счета-фактуры НДС с аванса принимается к вычету. После того как услуга оказана, вычету подлежит НДС, начисленный с суммы арендной платы.

В то же время НДС, принятый к вычету с авансового платежа, должен быть восстановлен.

б) Перечисление арендной платы в порядке постоплаты

В этом случае право на вычет «входного» НДС возникает у арендатора при получении «отгрузочного» счета-фактуры от арендодателя.

Налог на прибыль

Арендные платежи по договору аренды транспортного средства с экипажем являются прочими расходами арендатора. Такие платежи в полном объеме арендатор полностью учитывает для целей налогообложения прибыли на основании

при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения.

Документально подтвердить расходы можно следующими документами (письмо УФНС России по г. Москве
):

• приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
• заявки на использование арендованных автомобилей;
• копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования и маршрут движения арендованных транспортных средств и время их использования.

Однако составлять путевые листы не обязательно, главное, чтобы был документ, свидетельствующий о том, что автомобиль совершал поездки, например, справка (постановление ФАС Западно-Сибирского округа
).

По мнению финансового ведомства, основанием для учета расходов по договору аренды транспортного средства с экипажем являются первичные документы, применяемые для бухгалтерского учета, в частности, договор аренды и поручение на перечисление арендных платежей (письмо Минфина России
).

Арендатор, применяющий метод начисления, включает арендную плату в расходы в последний день отчетного (налогового) периода
(), а арендатор, применяющий кассовый метод, — в момент ее фактической уплаты после оказания услуг по аренде
().

2) Если транспортное средство предоставляет в аренду сотрудник арендатора или иное физическое лицо

Налог на прибыль

Арендатору следует учесть некоторые аспекты, если арендодателем выступает его сотрудник.

Для того чтобы отнести арендные платежи к расходам, арендатору необходимо представить доказательства, что автомобиль его сотрудника используется в производственных целях по необходимости. Это возможно, если должностная инструкция помимо основных компетенций будет включать, в том числе, обязанность совершать поездки куда-либо (см., например, постановление ФАС Поволжского округа
).

НДФЛ

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду ТС, облагаются НДФЛ
(,
).

Согласно разъяснениям контролирующих органов арендатор, перечисляющий физическому лицу арендную плату, является налоговым агентом по НДФЛ (письма Минфина России
, ФНС России
). Поэтому он должен удержать налог и перечислить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица
(
и
).

Удержанный налог на доходы физических лиц следует перечислить в бюджет по месту учета организации-арендатора в налоговом органе (письмо Минфина России
).

Страховые взносы во внебюджетные фонды (кроме взносов на «травматизм»)

Арендная плата за пользование автотранспортом не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды
().

Страховые взносы на «травматизм»

Как отразить расходы по содержанию арендованного автомобиля в бухучете?

Как уже было отмечено выше, если учреждением оформлен договор аренды автомобиля без экипажа, то расходы на его содержание, страхование, включая страхование своей ответственности, несет арендатор. Кроме того, у учреждения в связи с заключением договора аренды появляются расходы, касающиеся эксплуатации автомобиля, – на приобретение ГСМ.

В соответствии с Указаниями № 65н расходы на оплату услуг по страхованию имущества, гражданской ответственности и здоровья следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, расходы по приобретению ГСМ – на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Рассмотрим пример отражения расходов по содержанию арендованного автомобиля.

Дворцом спорта, являющимся автономным учреждением, заключен договор аренды транспортного средства без экипажа на год. В соответствии с договором расходы по ОСАГО несет арендатор. Предположим, что страховой взнос составляет 12 000 руб. и уплачивается за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Расходы на приобретение ГСМ за август 2015 года составили 7 080 руб. (в том числе НДС 18% – 1 080 руб.) (цифры в примере приведены условные).

Бухгалтер автономного учреждения в соответствии с Инструкцией № 183н сделает следующие учетные записи:

    * Существенным моментом, на который следует обратить внимание, является то, что в соответствии с п. 1 ст. 10 Федерального закона № 40-ФЗ срок действия договора обязательного страхования составляет один год, за исключением случаев, для которых данной статьей предусмотрены иные сроки действия такого договора. В силу этого расходы автономного учреждения, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим периодам, должны отражаться как расходы будущих периодов

   ** Списание ГСМ осуществляется на основании путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. По мнению ФНС, для учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль необходим именно данный документ (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). Налоговики в Письме от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ также настаивают на оформлении путевых листов.

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Учреждение, которое арендует транспортное средство у физического лица (в том числе у своего работника) и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ.
2. С суммы арендной платы за используемое имущество страховые взносы уплачивать не нужно.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Финансовая выгода от договора аренды спецтехники

Необходимость в использовании спецтехники в течение короткого отрезка времени характерна, в первую очередь, для строительных организаций. Поэтому подавляющее большинство строительных компаний не покупают, а арендуют строительные краны и подъемники, строительные лифты, экскаваторы, бульдозеры, грейдеры, буровые установки, автобетоносмесители, растворонасосы и трейлеры.

Совет! Даже мелкое строительное оборудование, например, строительные леса и стойки, комплект инвентарной опалубки, бетономешалки, перфораторы, шлифовальные машины, сварочные посты и линии разумно брать в аренду, а не держать на балансе.

С целью обеспечения рынка арендуемой спецтехники в настоящее время созданы и успешно функционируют многочисленные частные фирмы, созданные на базе передвижных механизированных колонн. Они имеют на своем балансе большое количество специальной техники, в том числе землеройной, дорожной или строительной, которую сдают в аренду.

Это могут быть как самостоятельные компании, выступающие в роли арендодателей, так и структурные подразделения крупных ассоциаций.

Иметь дело с самостоятельными компаниями арендаторам гораздо проще. Так, крупные арендные ассоциации, входящие в структуру концернов, предпочтение отдают крупным фирмам-партнерам, в том время как небольшие самостоятельные арендодатели с удовольствием работают с любым потенциальным клиентом.

Аренда спецтехники с экипажем

Меньшую ответственность арендатор несет в случае аренды спецтехники вместе с обслуживающим техническим персоналом. Несмотря на увеличение арендной платы в этом случае, арендатор избавлен от забот по уходу за машинами и не отвечает за возможные поломки в ходе эксплуатации.

Инженерно-технические работники предприятия-арендатора проводят инструктажи по технике безопасности на конкретном объекте со вновь прибывшими работниками арендодателя и знакомят их с распорядком рабочего дня. При необходимости уточняются плановые задания и назначается ответственное лицо, контролирующее качество и график производства работ спецтехникой.

Если автомобильным подъемным краном, экскаватором или другой спецмашиной владеет частное лицо, то при оформлении сделки аренды должны быть выполнены следующие действия:

1. С машинистом, являющимся в данном случае и собственником техники, заключается трудовой договор, как с наемным работником. В соответствии с этим документом в дальнейшем производится оплата труда.
2. В договор аренды с физическим лицом вписываются пункты, предусматривающие ответственность владельца за работоспособное состояние спецтехники и выполнение в срок, с хорошим качеством, всего договорного объема работ.
3. От специалиста со своей собственной сложной спецтехникой истребуется подтверждение квалификации. Подтвердить квалификацию могут соответствующие документы, которые станут приложением к договору. Это вызвано тем, что сторонний специалист получает доступ на строительный объект, то есть будет обязан подчиняться всем требованиям ТБ и отвечать за качественное ведение порученных ему работ.

Вопросы по соблюдению налогового законодательства и фиксация результатов труда наемного работника, в данном случае работающего на своей спецтехнике, актами выполненных работ будут курироваться бухгалтерией.

Получение арендной платы и платы за услуги по управлению

Арендодатель получает вознаграждение, состоящее из арендной
платы и платы за услуги по управлению транспортным средством.

В целях налогообложения прибыли полученный арендодателем
доход относится к выручке от реализации, если сдача имущества в аренду является
для организации основным видом деятельности и осуществляется на систематической
основе (см. письмо Минфина России от 07.02.2011 № 03-03-06/1/74).

В остальных случаях этот доход учитывается в составе
внереализационных доходов.

 Оплата по договору
аренды транспортного средства с экипажем может производиться авансовыми
платежами либо в порядке постоплаты. Рассмотрим налоговые последствия, которые
возникают при каждом из вариантов.

1) Арендная плата и плата за услуги поступает авансом

НДС

С суммы арендной платы и платы за услуги, поступившей в
качестве аванса, арендодатель должен исчислить НДС. Эту сумму он вправе принять
к вычету после того, как услуга по аренде и управлению транспортным средством
будет фактически оказана, то есть после окончания периода, в счет которого
поступил аванс.

Налог на прибыль

Если арендодатель применяет метод начисления, то арендную
плату и плату за услуги, полученную в качестве аванса, в доходы он не включает.

У арендодателя, применяющего кассовый метод, в доходы
включаются суммы, поступившие на расчетный счет или в кассу организации.
Поэтому авансовый платеж по арендной плате и плате за услуги по мере
поступления также включается в доходы.

2) Арендная плата и плата за услуги поступает по окончании
месяца

НДС

В этом случае арендодатель обязан начислять НДС в последний
день каждого месяца в течение всего срока действия договора аренды. Объясняется
это тем, что услуга по аренде имущества считается оказанной в последний день
соответствующего месяца.

Налог на прибыль

Датой получения дохода в виде арендной платы и платы за
услуги у налогоплательщика, применяющего метод начисления, считается дата
осуществления расчетов в соответствии с условиями договора или предъявления ему
документов, служащих основанием для проведения расчетов, либо последний день
отчетного периода (пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ).

При кассовом методе доходы учитываются в момент поступления
денежных средств на расчетный счет или в кассу.

Оплата труда членам экипажа

Члены экипажа арендованного транспорта являются работниками
арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК РФ). В связи с этим он оплачивает услуги и
содержание экипажа, если договор аренды не устанавливает иное.

Налог на прибыль

Оплата услуг членам экипажа за управление транспортным
средством является для арендодателя расходом на оплату труда (п. 1 ст. 255 НК
РФ).

Страховые взносы во внебюджетные фонды, начисленные на
оплату труда, относятся к прочим расходам на основании подпункта 1 пункта 1
статьи 264 НК РФ.

Арендодатель, применяющий метод начисления, учитывает
расходы на оплату труда членов экипажа ежемесячно исходя из начисленных сумм
(п. 4 ст. 272 НК РФ). Страховые взносы во внебюджетные фонды учитываются на
дату их начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Арендодатель, использующий
кассовый метод, учитывает такие расходы после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Страховые взносы во внебюджетные фонды (включая взносы на «травматизм»)

Выплаты членам экипажа производятся в рамках трудовых
отношений. Следовательно, такие выплаты облагаются страховыми взносами во
внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ) и
взносами на страхование от несчастных случаев в ФСС РФ (п. 1 ст. 5, п. 1 ст.
20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

НДФЛ

Доходы, полученные физическим лицом в рамках трудовых
отношений, облагаются НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ).

Арендодатель, производящий выплаты членам экипажа в рамках
трудовых отношений, является налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Удержать налог следует в момент фактической выплаты заработной платы таким
сотрудникам (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет по месту учета
арендодателя в налоговом органе (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Почему владельцы авто начинают сдавать авто в аренду

Многим автовладельцам попадались на глаза объявления: «Возьму авто в аренду. Доход от 800 р/сутки». Речь не идёт о столице, Московской области и городе Санкт-Петербурге, мы говорим о большинстве провинциальных городов, где крупные агрегаторы такси ещё не захватили весь рынок таксомоторных перевозок. Не надо быть математиком, что бы прикинуть прибыль, при условии, что есть определённая сумма денег, которую хотелось бы пристроить с умом и получать пассивный доход. Именно манящая перспектива пассивного дохода, как правило, срабатывает катализатором в процессе принятии решения о своём небольшом деле. Казалось бы, достаточно купить машину (или несколько), получить разрешительную документацию, найти постоянных водителей и здравствуй стабильный доход! Однако назвать аренду автомобилей пассивным бизнесом достаточно трудно, так как она требует множества организаторских действий, безукоризненной бухгалтерской работы, знаний технического характера и постоянного участия во всех процессах ведения дела.

Похожие записи:

Метод помидора 🍅 для высокой эффективности Получить удостоверение о повышении квалификации в москве Adfox — обзор возможностей сервиса управления рекламой Порядок внесения уставного капитала на расчетный счет Как влияют внешние ссылки на ранжирование сайтов в топ поисковых систем Актуальность майнинга в 2021 году: сроки окупаемости, выбор оборудования, проблемы