Бухгалтерское сопровождение бизнеса

Содержание

Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии – это предварительное знакомство с вашей уже ведущейся отчетностью. Хорошему бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы понять, в каком она состоянии. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг. Если некоторые участки бухгалтерского учета запущены, то есть не велись правильно и своевременно, то, возможно, потребуется их восстановление. Вы можете оставить заявку на проведения бесплатного аудита бизнеса на нашем сайте, аудит проводится 3-4 часа, результат будет предоставлен в виде отчет:

Обещание качественных бухгалтерских услуг по минимальным тарифам без знакомства с вашими документами – признак безответственного исполнителя. Конечно, если вы только начали работу, то никакими «скелетами в шкафу» еще не обзавелись, в этом случае экспресс-аудит необязателен.

Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг появился в России не вчера, поэтому те компании, которые могли себя проявить, как профессиональные исполнители, за последние десять лет себя уже показали. Они уже сдали для своих клиентов тысячи отчетов и деклараций, возместили миллионы рублей НДС и ответили на сотни запросов налоговых органов.

Качество любой услуги, в том числе и бухгалтерской, не всегда легко оценить со стороны с первого раза, поэтому мнение уже имеющихся клиентов аутсорсинговой компании будет весомым аргументом «за». Наличие на сайте бухгалтерской компании отзывов с контактами клиентов, профессиональные рейтинги, рекомендации знакомых, обсуждения в соцсетях и форумах, информация из СМИ и других источников – это всегда плюс в пользу конкретного аутсорсера.

Выдерживать несколько лет конкуренцию брендов (а на российском рынке хороших исполнителей бухгалтерских услуг немало) смогут только те аутсорсеры, у которых есть внутренний аудит своей работы. Низкое качество бухгалтерской услуги проявится достаточно быстро – уже при камеральной проверке отчетности, поэтому заявлять о высоких стандартах своего обслуживания могут далеко не все аутсорсеры.

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

  • подготовка политики учета;

  • оформление документов сотрудников, поступающих на работу;

  • расчет зарплаты и взносов;

  • работа с отчетностью;

  • расчет налогов;

  • сдача деклараций;

  • создание поручений по платежам;

  • ведение регистров;

  • сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);

  • опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.

Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:

  • регистрация компании;
  • ведение кадрового учета;
  • ИТ-поддержка;
  • выбор режима налогообложения;
  • юридические консультации;
  • составление и проверка условий договоров;
  • ведение учета финансов и управления;
  • охрана труда.

Что это такое

Прежде чем продолжить рассматривать разные аспекты бухгалтерского аутсорсинга, следует дать определение понятию.

Итак, бухгалтерским аутсорсингом
принято называть процесс передачи полномочий по ведению всех вопросов,
связанных с бухгалтерией организации.

Иными словами, руководству компании больше не нужно бояться проверок налоговой, искать компетентных бухгалтеров и устраивать им проверки. Всю основную работу, связанную с финансово-отчётной деятельностью берёт на себя сторонняя организация. Как правило, в такой фирме работают исключительно профессионалы, имеющие богатый опыт за плечами.

Любопытно, что слово пришло к нам от английских юристов, и оно состоит из
двух слов (out sourse).
Говоря дословно, термин переводится как «внешний источник» и хорошо отражает
суть всего процесса.

Функции и полномочия

Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:

  • своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
  • ведение расчетов, кассовых операций в учете;
  • начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
  • подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
  • финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
  • совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.

Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.

Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.

При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.

Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.

Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.

Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.

Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:

  1. Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
  2. Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
  3. Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.

Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.

Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.

7 этапов перехода на аутсорсинг бухгалтерского обслуживания

Этап 1. Анализ состояния дел в организации

Для начала подумайте, действительно ли есть необходимость прибегнуть к помощи организации, предоставляющей услуги бухгалтерского аутсорсинга. Возможно, проблема возникла вовсе не потому, что ваши бухгалтера недостаточно квалифицированы. Что, если их работа просто неправильно организована?

Когда обязанности распределены между сотрудниками неравномерно, одни всегда перегружены работой и поэтому не успевают выполнить ее в срок. А в это время кто-то бездельничает. Также случаются ситуации, когда бумаги поступают в бухгалтерию с опозданием, и поэтому их обработка задерживается.

Этап 2. Принятие решения

Подсчитайте, что для вас будет выгоднее – оплачивать услуги по бухгалтерскому аутсорсингу или выплачивать зарплату штатному сотруднику. Рекомендуем все расчеты проводить в таблице. И лучше всего сразу выражать их в финансах, так будет нагляднее.

Прежде всего следует уточнить, что конкретно входит в пакет услуг подрядчика – проведение конкретных операций, исполнение основных задач или осуществление полного объема бухгалтерских функций. Кроме того, услуги бывают постоянные и разовые.

Вы можете отдать не все дела на аутсорсинг, а только часть из них. Но имейте в виду, что если аутсорсер будет заниматься бухгалтерией в полном объеме, то ваша экономия составит примерно 40–60 %.

Шаг 3. Выбор аутсорсера

Это очень важный шаг, но мы уже довольно подробно его разобрали, поэтому не будем здесь останавливаться. Главное, не забывайте, что успешность вашей организации напрямую зависит от профессионализма подрядчика.

Шаг 4. Составление договора на бухгалтерский аутсорсинг

Контракт об аутсорсинге основывается на стандартном соглашении об оказании услуг. Важные положения, которые следует проверять особенно внимательно:

  • список предоставляемых исполнителем услуг;
  • сроки подготовки необходимых данных и представления результатов;
  • ответственность сторон, санкции;
  • нюансы аннулирования соглашения.

Учтите, что все положения договора должны быть описаны точно и ясно, без двусмысленных фраз. Это обезопасит вас от многих проблем и ошибок в будущем, а также обеспечит высокий уровень сотрудничества.

Шаг 5. Заключение договора на бухгалтерский аутсорсинг

Срок действия соглашения о предоставлении услуг бухгалтерского аутсорсинга не регламентируется российским законодательством и устанавливается сторонами. Он зависит главным образом от поставленных заказчиком задач. Рекомендуем при составлении такого соглашения сразу указывать в нем возможность и условия дальнейшего продления (пролонгации).

А еще лучше зафиксировать условия прекращения действия договора по инициативе одной из сторон до того, как истечет установленный изначально срок. Тогда нужно будет описать порядок возмещения ущерба либо оплату связанных с этим затрат

Очень важно также определиться с подходящими условиями передачи друг другу деловых сведений

Шаг 6. Переход на новую систему работы

Оплата услуг аутсорсера – это вид управленческих расходов, который указывается в письменном соглашении. Налог на добавленную стоимость при этом не учитывают.

Если ваш штатный бухгалтер некоторое время отсутствовал и не вел бухгалтерскую документацию, сотрудники аутсорсинговой компании смогут восстановить учет. Но это условие также следует указывать в договоре.

Шаг 7. Разработка методов взаимодействия

Когда контракт будет подписан, вам останется лишь передать исполнителю все необходимые документы: о приобретении основных средств, поставках и услугах, купле-продаже, трудовые приказы и др.

Затем, по окончании отчетного периода и квартала, оформленные должным образом и подписанные документы необходимо будет передать в налоговый орган. А при получении от аутсорсера годового отчета потребуется сформировать общий реестр всех документов, переданных ему за прошедший год. Все это вы потом получите обратно вместе с описью.

Для чего он нужен

Сегодня в аутсорсинговые фирмы обращаются организации с совершенно разным
капиталом, количеством работников и масштабами производственных сил. Значение
компетентных специалистов оценено по достоинству и всё больше бизнесменов
желают обезопасить себя от некачественной работы штатных бухгалтеров.

Примечательно,
что даже в кризисный период, компании не отказываются от привлечения сторонних
организаций по ведению бухгалтерского учёта. Многие осознали, что лучше платить
профессионалу и обезопасить себя от системных ошибок, чем сэкономить и иметь
возможность привести компанию к краху.

Аутсорсинг, в целом, помогает владельцам фирм полностью погрузиться в основной процесс, не обременяя себя сложными и ответственными вопросами по бухгалтерской части. Специалисты способны существенно разгрузить руководителей, так как государство ежегодно вносит коррективы в сферу отчётностей и налогов, поэтому учитывать все преобразования и уберечь предпринимателя от штрафов, их прямая обязанность.

Внешнее управление бухгалтерским аутсорсингом имеет множество преимуществ, иначе в США и странах Западной Европы услугами специалистов не пользовалось бы около 90% компаний разного уровня.

Бухгалтерский аутсорсинг на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг

Как мы уже упоминали, останавливать свой выбор на аутсорсинговой компании следует после особо тщательного анализа. Мы выбрали несколько фирм и предлагаем вам ознакомиться с их послужным списком.

1) «Мое дело»

Работа сервиса «Мое дело» построена так, что она идеально подходит для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента.

Вам предлагается на выбор 4 тарифа:

  1. «Отчетность в ФНС» — для ИП без сотрудников. Формируется и отправляется отчетность ЕНВД или нулевые по УСН.
  2. «Без сотрудников» — для ИП и ООО без сотрудников. Рассчитываются налоги и взносы. Формируется и отправляется отчетность. Подготавливаются первичные документы и выставляются счета. Осуществляется складской учет. Проводятся консультации экспертов.
  3. «До 5 сотрудников» — для ИП и ООО со штатом до 5 сотрудников. К услугам предыдущего тарифа добавляется учет по сотрудникам.
  4. «Максимальный» — для ИП и ООО со штатом до 100 сотрудников. Все услуги, аналогично предыдущему тарифу, с учетом количества работников.

Помимо того, что сервис сам выполняет всю бухгалтерскую работу, учтен фактор времени. Все операции осуществляются мгновенно — выгрузка платежных поручений для отправки в банк, формирование, проверка и отправка отчетов, сверка с ФНС на предмет наличия задолженности, расчет взносов, зарплат и других платежей.

Онлайн-сервис абсолютно прозрачный — ваша бухгалтерия всегда для вас открыта. Можно контролировать статусы сданной отчетности и уплаты налогов и отслеживать уведомления из налоговой. Кроме того, можно самостоятельно выставлять счета клиентам и даже проверять будущих контрагентов на надежность.

Мобильное приложение поможет полностью отслеживать движение денежных средств по всем расчетным счетам. То есть вы сможете в любой момент проверить состояние ваших дел.

На ресурсе даются, в том числе в онлайн-режиме, обширные консультации — юриста, кадрового специалиста и налогового консультанта. Зайдя на сайт компании Мое Дело, можно получить всю необходимую информацию.

При том, что компания несет полную ответственность за свои действия, она объявляет еще и о том, что вся ее ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Цифры довольно внушительные.

2) «Бухгалтерия Плюс»

Компания работает с 2009 года и специализируется в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Большая часть специалистов «Бухгалтерии Плюс» — члены Палаты налоговых консультантов и имеют опыт работы в госструктурах.

В спектре оказываемых услуг абонентское обслуживание, бухучет, кадровое делопроизводство, возврат НДС, сопровождение налоговых проверок.

Услуги предоставляются любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

3) «Профессиональные решения»

Полный комплекс бухгалтерских и юридических услуг. Компания работает более 10 лет и содержит в штате только высококвалифицированных специалистов, постоянно повышающих свой профессиональный уровень.

Индивидуальный подход к каждому клиенту, гибкая ценовая политика и полностью прозрачные отношения с заказчиками составляют основу сотрудничества фирмы со своими клиентами.

4) «Wiseadvice»

Являясь дочерней компанией 1С и членом Ассоциации Европейского Бизнеса, фирма содержит в штате около 200 сотрудников и имеет в списке уже более 5000 клиентов.

Полный или частичный аутсорсинг бухгалтерии, оценка и грамотные консультации, а также калькулятор расчета цены услуг прямо на сайте. Плюс некоторые приятные бонусы.

5) «Гарант АРС»

Полный комплекс услуг по организации, ведению и восстановлению бухучета. Компания использует новейшие технологии и предлагает удаленное сопровождение.

Работая с 2000 года, коллектив «Гарант АРС» может гордиться солидным опытом и высоким профессиональным уровнем. Компания — одна из первых в своей сфере и считается надежным партнером.

Комплексное бухгалтерское обслуживание от UCMS Group

В современных условиях передача бухгалтерии на аутсорсинг актуальна не только для предприятий малого и среднего бизнеса, но и для крупных международных компаний. UCMS Group предлагает услуги для клиентского бизнеса любого масштаба, всех организационных форм и отраслей. Мы готовы в рамках взаимодействия с клиентами:

  • взять на себя полный бухучет — от обработки первичной бухгалтерской документации до коммуникации с проверяющими органами;
  • проконтролировать отдельные его участки;
  • оказать разовую помощь (консультативную или практическую).

Многолетний практический опыт и профессионализм наших специалистов — надежная гарантия того, что все задачи будут выполнены без ошибок, вовремя и с учетом всех актуальных законодательных требований.

Что входит в состав услуги

Мы работаем с иностранными и российскими компаниями из разных отраслей, находя для каждого клиента оптимальное решение по составу услуг и формату их предоставления:

Полный аутсорсинг Ведение отдельных участков Функция главбуха
  • сбор первички (документация от поставщиков);
  • кассовые и банковские операции (ведение и учет);
  • авансовые отчеты;
  • учет средств, закрытие отчетных периодов;
  • проводка всех операций на счетах;
  • подготовка и сдача обязательных деклараций/отчетов;
  • управленческая и международная отчетность (GAAP, МСФО).
  • расчеты с покупателями и поставщиками;
  • казначейство;
  • валютный контроль;
  • разовые задачи (выбор оргформы ведения бизнеса, настройка учета «с нуля», проверка и восстановление учета и пр.).
  • вся обязательная отчетность в госорганы (подготовка);
  • контроль корректности документации от поставщиков;
  • расчет и начисление резервов;
  • контроль правильности отражения хозопераций;
  • отражение данных о з/п, анализ счетов бухучета;
  • корректное закрытие отчетного периода;
  • оптимизация налогового учета;
  • сопровождение любых аудитов и проверок.

Причины доверить бухгалтерский аутсорсинг UCMS Group

У UCMS Group Russia один из лучших в профильной индустрии показателей уровня сохранения клиентов (96%), благодаря основным преимуществам сотрудничества:

  • исключительное качество обслуживания;
  • непрерывность предоставления услуг;
  • своевременное выполнение обязательств и работ;
  • полная информационная безопасность;
  • надежные гарантии, финансовая ответственность.

Мы обслуживаем компании со штатом от одного до нескольких тысяч сотрудников и с любым количеством филиалов или обособленных подразделений. Профессиональная ответственность UCMS Group застрахована на 325 млн. руб.

Советы

  1. Максимально проанализируйте список аутсорсинговых компаний, предоставляющих свои услуги в вашем городе. Необходимо выбрать лучшую по всем критериям организацию;
  2. Солидная компания никогда не берёт аванс за работу и не требует оплаты перед исполнением своих обязательств;
  3. Ознакомьтесь с перечнем проектов, которые компания выполнила ранее, поинтересуйтесь отзывами о её работе;
  4. Стоит на первых порах максимально тесно сотрудничать с компанией, чтобы убедиться в профессионализме экспертов и без задней мысли им довериться.
  5. Не стоит воспринимать аутсорсинг бухгалтерии, как новомодное веяние в отечественном бизнесе, это эффективная услуга, которой уже давно пользуются в развитых странах.

Как выбрать компанию

Полная передача бухгалтерии специализированной компании шаг довольно-таки ответственный. Предприниматель должен убедиться, что перед ним действительно проверенная временем организация, которая способствует повышению эффективности её работы и ни в коем случае не навредить бизнесу.

На сегодняшний день можно выделить основные требования, которым должен соответствовать бухгалтерский аутсорсинг:

  • Компания по бухгалтерскому аутсорсингу должна иметь опыт работы и просуществовать на рынке аутсорсинга не менее нескольких лет;
  • Наличие подтверждающих документов об уровне квалификации работников организации;
  • Наличие постоянного офиса, «живого» сайта;
  • Подписываемый двумя сторонами договор должен быть максимально детальным, с прописанными условиями сотрудничества;
  • Солидная компания всегда оглашает предварительную сумму, которую клиент должен заплатить за те или иные услуги, при этом никогда не берёт деньги наперёд;
  • Наличие положительных отзывов о работе компании;
  • Возможность удалённой работы, выезда в офис клиента;
  • Компания обязана дать предварительную консультацию, обозначив будущий фронт работ.

Совокупность
перечисленных факторов позволяет выявить портрет идеальной компании по
бухгалтерскому аутсорсингу. Доверить дела компании сторонней организации крайне
серьёзный шаг, к которому следует прийти, взвесив все «за» и «против».

Прежде чем обращаться к специалистам, следует понимать, какой объём работ они способны взять, какими функциями наделены фирмы по аутсорсингу. Часто возникают ситуации, когда предприниматель мало знаком с деятельностью подобных организаций и смутно представляет, какие конкретно обязанности можно возложить на плечи специалистов.

Предлагаем рассмотреть ключевые функции бухгалтерского аутсорсинга:

  1. Сотрудничество с банковскими организациями, подготовка отчётности и оплата по счёту;
  2. Составление отчётности разных уровней и подача её в контролирующие инстанции;
  3. Пересмотр бухгалтерской стратегии компании в сторону снижения налоговой нагрузки в рамках законодательной базы;
  4. Подготовка отчётности и расчёт зарплат, больничных, отпусков, пособий;
  5. Действие от имени клиента перед контролирующими органами;
  6. Сопровождение клиента при проверках.

Это далеко
не полный список функций, выполняемых аутсорсинговыми компаниями, занимающимися
бухгалтерскими вопросами. Мы привели наиболее распространённые варианты
деятельности специалистов, востребованные среди предпринимателей разного
уровня.

Виды

Под влиянием
времени и трансформации бизнес-индустрии выделилось несколько основных видов
бухгалтерского аутсорсинга:

  1. Консультирование. Достаточно распространённая услуга, направленная на мониторинг деятельности штатных бухгалтеров. Часто применяется перед глобальными проверками координирующих органов, перед продажей или передачей бизнеса новому владельцу. Кроме того, консультативный аутсорсинг применяется в случае сотрудничества с иностранными компаниями;
  2. Выборочный аутсорсинг. В данном случае компания передаёт под внешнее управление часть функций. Это может быть связано с вопросами о начислении заработной платы, отпусков и больничных, подготовкой годовой отчётности, ревизией перед проверкой контролирующих органов и т.д. Часто подобный вид аутсорсинга необходим для того, чтобы руководство компании получило объективную оценку деятельности бухгалтерии, а так же для оптимизации сходных процессов;
  3. Полный аутсорсинг. Представляет собой 100% передачу ведения бухгалтерского учёта сторонней организации. Подходит новичкам и позволяет не содержать в штате бухгалтера;
  4. Ведение бухгалтерской деятельности от имени главного бухгалтера компании. В этом случае сторонняя компания имеет право подписи, принимает бухгалтерскую отчётность, даёт добро или вносить коррективы прежде чем поставить печать и подпись. Компания-аутсорсер берёт на себя контроль за бухгалтерской деятельностью предприятия.

Каждый из видов в России пользуется огромной популярностью и находит своих сторонников.

Подбор того или иного вида помощи напрямую зависит от рода деятельности компании, её текущего состояния, наличия штатных  бухгалтеров и т.д.

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться?

Аутсорсинг представляет собой привлечение к сотрудничеству сторонних организаций, которые берут на себя часть обязанностей в работе предприятия. Касается это тех сфер, которые не являются основными в деятельности организации.

Основные цели и причины перехода на аутсорсинг:

  • снижение рисков (штрафов, пени или даже принудительного закрытия организации);
  • снижение расходов (что особенно актуально в условиях кризиса или малой финансовой активности предприятия);
  • повышение гибкости бизнеса;
  • уменьшение числа штатных сотрудников;
  • небольшой доход компании;
  • невозможность содержать офисное помещение;
  • открытие филиалов;
  • деятельность иностранных компаний.

Нововведение может оправдать себя на 100%, а может оказаться совершенно нерентабельным. Поэтому нужно хорошо изучить вопрос. И не только саму идею, но и приемлемость ее в вашем конкретном случае.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга:

Преимущества Недостатки
1 Снижение расходов на содержание штатной бухгалтерии (зарплата, налоги, содержание помещения и оборудования, приобретение специальных программ, повышение квалификации персонала). Не очень удобно контролировать ведение бухгалтерской отчетности, поскольку специалист может находиться от вас на расстоянии.
2 Отсутствие человеческого фактора (отпуска, больничные, декретные и другие ситуации, когда бухгалтер временно отсутствует). Специалисты сторонней организации могут не вполне разбираться в особенностях производственных процессов вашей компании.
3 Высокий уровень подготовки аутсорсинговых специалистов, большой опыт и постоянная осведомленность в новшествах законодательства. Высококачественное обслуживание возможно только при сотрудничестве с надежной фирмой-аутсорсером, найти которую не очень легко.
4 Возможность сосредоточить все ресурсы предприятия на основной деятельности. Придется наладить процесс взаимодействия с компанией-аутсорсером и уделять этому какое-то время, а то и выделить для этого специального сотрудника.

Дополнительные подробности вы найдете в обзорной статье «Аутсорсинг».

Особенности аутсорсинга бухгалтерского учета

Услуги аутсорсинга появились на российском рынке не так давно, но довольно быстро приобрели популярность. Не удивительно, ведь с ростом конкуренции в сфере услуг, работ и товаров предприниматели вынуждены все больше сокращать издержки и повышать эффективность производства.

И здесь им на помощь приходит аутсорсинг, который позволяет передать некоторые бизнес-процессы другой организации. Несмотря на то, что большинство крупных российских компаний пока с недоверием относятся к таким услугам, представители среднего и малого бизнеса уже вовсю сотрудничают с аутсорсерами в области кадров, финансов и информационных технологий.

Слово «аутсорсинг» пришло к нам из английского языка (outsourcing). В буквальном смысле оно означает «использование чужих ресурсов». В российском законодательстве такого понятия пока еще нет.

Изначально бухгалтерский аутсорсинг стали использовать зарубежные предприятия, действующие на территории России, и совместные компании. Иностранцы были вынуждены это делать, так как им сложно вникать во все тонкости местного законодательства.

Спустя некоторое время российские предприниматели тоже стали использовать бухгалтерский аутсорсинг для ведения дел с налоговыми органами, составления годовых и промежуточных отчетов, оптимизации налоговых платежей, ведения и восстановления налогового и бухгалтерского учета. К тому же в нормах бухгалтерского законодательства не содержится никаких запретов на использование услуг сторонней специализированной организации вместо собственного штата финансовой службы.

Итак, становится понятно, что бухгалтерский аутсорсинг – это когда одна компания поручает другой специализированной фирме (либо частному специалисту) вести учет всех ее финансовых вопросов.

Но тогда появляется закономерный вопрос – а каким образом это происходит? Как правило, в любой фирме, выступающей в роли заказчика, есть штатный бухгалтер. Он ведет первичную учетную документацию, которую впоследствии передает аутсорсеру (специализированной организации или специалисту-бухгалтеру). А тот, в свою очередь, составляет и сдает отчетность, отражая в налоговом и бухгалтерском учете хозяйственные операции. Разумеется, ежедневно передавать документы не всегда бывает нецелесообразно. В особенности для тех компаний-партнеров, которые расположены в разных городах. Но при необходимости можно ежедневно пересылать копии любых бухгалтерских документов по электронной почте или факсу, а оригиналы доставлять в конце каждого месяца. Помимо этого, фирма-заказчик может еженедельно формировать пакет первичной документации и пересылать его аутсорсеру с курьером.

В том случае, когда у заказчика очень много оригинальных документов и нет никакой возможности передать их аутсорсинговой компании, исполнители-бухгалтеры могут даже сами периодически посещать офис организации-заказчика и проводить работу на месте. Но тогда этот момент обязательно следует зафиксировать в приказе по учетной политике той фирмы, которая приняла решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру.

В соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации для того, чтобы воспользоваться аутсорсингом по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовых (бухгалтерских) отчетов, необходимо заключить договор возмездного оказания услуг. В нем должны быть подробно описаны права и обязанности сторон, установлены сроки выполнения обязательств, а также очень четко разграничена ответственность обеих организаций (заказчика и аутсорсера) за выполнение конкретных операций, связанных с ведением бухгалтерского учета.

Обратите внимание! Привлечение внештатного специалиста с целью решить проблемы компании в сфере бухгалтерского сопровождения аутсорсингом не является. В этом случае работа выполняется частным исполнителем, у которого отсутствует отлаженный механизм работы и инфраструктура, необходимая для квалифицированной поддержки взаимодействия со всеми бизнес-процессами, протекающими в организации

Поэтому, если вы рассчитываете получить больше преимуществ, эффективнее будет воспользоваться услугами профессиональной аутсорсинговой фирмы.

Как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг — 4 полезных совета новичку

Даже в том случае, когда вы обращаетесь к фирме-аутсорсеру по рекомендации, советуем проявить некоторую бдительность. Прислушайтесь к следующим советам.

Совет 1. Уточните, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Это одно из самых серьезных требований, которые предъявляются к бухгалтерским услугам

Это очень важно, поскольку фирме, которая будет заниматься вашей бухгалтерией, станут известны все нюансы работы вашего предприятия

Поэтому в договоре должен обязательно присутствовать пункт об условиях конфиденциальности информации. Как вариант — можно заключить дополнительное соглашение.

Вам нужно получить гарантию от аутсорсера и в том, что все данные (хоть в бумажном, хоть в электронном виде) сохранятся неизменными, а доступ к ним будут иметь лишь доверенные лица.

Совет 2. Узнайте о наличии тестового периода оказания бухгалтерских услуг

Один из признаков солидности фирмы — это когда она может себе позволить за минимальную оплату или же вообще без нее предложить вам тестовый период оказания услуг, чтобы вы смогли оценить уровень выполнения работ.

Это будет говорить не только о хорошем финансовом положении компании, но и о ее уверенности в качестве услуг, которые она предоставляет. В серьезной фирме знают, что экономия на тестовом периоде зачастую приводит к потере потенциального клиента.

Совет 3

Обращайте внимание на известность и репутацию фирмы. Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами

Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов

Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами. Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов.

Поскольку конкуренция велика, фирма должна держать высокий уровень не только в сотрудничестве с другими организациями, но и внутри организации. Выявляется это в процессе внутреннего аудита.