Бэк-офис на аутсорсинге: как это работает

Миф N 7. Оптимизация численности проводится только в рамках секвестра расходов

Требуется создать систему еженедельного внутреннего мониторинга эффективности работы операционных подразделений. При этом учитываться будут показатели загруженности подразделений как в головном офисе, так и в регионах, и в случае, если на протяжении трех месяцев в одном из подразделений их значения становятся ниже оптимальных (в качестве нормы принята 80%-ная загруженность), принимается управленческое решение о сокращении численности персонала. Сэкономленные таким образом средства могут перераспределяться между другими операционными подразделениями. Период в три месяца принят исходя из того, что в течение этого срока формируется определенная тенденция и становится понятным, является она временным спадом в работе или стала нормой (таблица).

Таблица

Мерчант-портал

В случае, если на витрине представлены товары разных поставщиков, PIM работает в связке с мерчант-порталом. На схеме это Supplier Portal, обозначенный зеленым.

У Supplier Portal есть несколько общепринятых названий: мерчант-портал, личный кабинет поставщика, Merchant Administration System (MAS). Он состоит из 8 блоков, которые помогают маркетплейсу взаимодействовать с мерчантом. 

Supplier Catalog — каталог продавцов. Category Mapping — карта категорий, где мерчант видит запросы на дозаполнение, а категорийный менеджер маркетплейса — слабые места в своей сфере. И так далее: помощь в отгрузке товара, блок, в котором мерчант обрабатывает свои заказы, KPI и отчеты.

Реализация

К моменту, когда «МегаФон» приступил к созданию «Цифрового бэк-офиса», у компании уже был опыт разработки сложных IT-продуктов для правовой функции. Так, в 2018 году на Петербургском международном юридическом форуме она публично протестировала пилотную версию робота LegalApe. Первый в истории юридический баттл между живым юристом и компьютером выиграл человек. Но робот показал себя неплохо, признавали эксперты.

Индустрия 4.0

Бесчеловечный арбитраж: смогут ли роботы заменить юристов

Одним из основных элементов «Цифрового бэк-офиса» стал «Конструктор документов». Это платформа, которая в один клик составляет любые типовые документы компании: доверенности, договоры, заявления. Нужно просто закинуть любую имеющуюся информацию о документе: переписку сторон, коммерческое предложение или пакет документов на контрагента.

Помимо этого, решение позволяет встраивать и дополнительные инструменты, которые ежедневно необходимы юристу. Например, при использовании ссылок в тексте документа на конкретные статьи закона с ними можно тут же ознакомиться в справочно-правовой системе

Она также проверяет расчеты и выделяет формулировки, на которые сотруднику стоит обратить внимание. Одновременно платформа ведет статистику дел для каждого юриста, показывает загруженность и результативность

Она извлекает данные из различных документов — например, товарных накладных, актов или счетов — и отправляет их в учетные системы.

Поэтому «МегаФон» включил внутренние резервы и привлек технологического партнера — компанию Nlogic, которая занимается нейронными сетями для роботизации бэк-офисов. В январе 2020 года партнеры представили обновленную экосистему «Цифровой бэк-офис», включающую три различных продукта.

«Конструктор документов» снабдили встроенным API, с помощью которого можно интегрировать сервис во внутренние системы заказчика.

Второй элемент «Цифрового бэк-офиса» — сервис «Судебная платформа». Разработчики выбрали типовые наборы операций, которые можно алгоритмизировать. Система может автоматически формировать ответы на запросы государственных органов, претензии или судебные иски. Настроить ее под разные виды документов можно без участия IT-специалистов.

В продукт встроена использована собственная технология «МегаФона» по оптическому распознаванию текста и выявлению ключевых параметров документа. Она не требует ввода данных вручную: документы могут загружаться в любом цифровом формате, включая картинки и PDF. Платформа настроена на типовые входящие документы, для распознавания и формирования отзыва ей достаточно 20 секунд.

Помимо этого, решение работает как текстовый редактор, справочно-информационная система и CRM. Например, при подготовке документа платформа ссылается на конкретные статьи закона, с которыми можно тут же ознакомиться

Она также проверяет расчеты и выделяет формулировки, на которые сотруднику стоит обратить внимание. Одновременно платформа ведет статистику дел для каждого юриста, показывает загруженность и результативность

Третий продукт в рамках «Цифрового бэк-офиса» — «Система по распознаванию первичной документации» для бухгалтеров. Она извлекает данные из различных документов — например, актов или счетов — и отправляет их в учетные системы. Чтобы занести все в «1С» или SAP, достаточно отсканировать документы.

Индустрия 4.0

Андрей Филатов: «Цифровизация — это инструмент выживания»

Все элементы встраиваются в корпоративные системы, подчеркивают разработчики. По словам представителей «МегаФона», продукты ориентированы не только на крупные компании или государственные организации, но и на мелкий и средний бизнес, в случае, если компания имеет дело с большим количеством типовых операций.

В частности, «Цифровой бэк-офис» может быть полезен крупным ретейлерам: такие компании получают много потребительских исков, и юристы тратят на них по несколько часов в день.

Кроме того, продукты хорошо показали себя в малом и среднем бизнесе. У таких компаний, как правило, юристов нет вообще или всего несколько. Поэтому чтобы ускорить бизнес-процесс, типовые задачи эффективнее отдать на аутсорсинг.

Также система позволяет разгрузить бухгалтерию в тех случаях, когда сотрудники уже не справляются с растущим объемом задач, а расширять штат нет возможности или желания. Цифровые решения дают возможность оперативно согласовывать счета с руководством и использовать преднастроенную интеграцию с программой 1С.

Вверх по лестнице и вбок

Бизнес–тренер Дмитрий Ломоть считает, что одинаковая мотивация для тех и других — подход неверный: «Любой предприниматель понимает, что основная работа делается силами именно бэк–офиса. Сотрудник делает рутинную работу и выгорает быстрее коллег из фронт–офиса. Мотивировать их нужно по–разному: карьерный рост для представителей «бэка» даже важнее». Но и те и другие должны четко понимать, какими действиями они могут повлиять на конечную сумму зарплаты. «К сожалению, работодатель забывает об этом и привязывает рост зарплаты только к процентам продаж фронт–офиса», — сокрушается тренер.

Татьяна Янина, руководитель отдела персонала Hermes, отмечает, что на рынке в последнее время стали появляться компании, которые уменьшают уровень фиксированной зарплаты для бэк–офиса, выводя часть дохода в ежемесячную премию, которая зависит от достижения ими поставленных задач (KPI). Впрочем, сама она считает такое решение спорным: «Принцип: «одним все, другим ничего» для бэк–офиса работает, но недолго».

«Для бизнеса важно понимать эффективность мотивационных материальных программ. Если результат программы для фронт–офиса легко оценить, то в случае с сотрудниками бэк–офиса увидеть возврат инвестиций можно только в долгосрочной перспективе

Поэтому для сотрудников бэк–офиса мы подбираем системы мотивации с учетом интересов бизнеса и особенностей работы каждого подразделения», — поддерживает коллегу Анна Сеченова.

В Colliers финансовое вознаграждение сотрудников бэк–офиса привязывается к итогам работы «фронта» за отчетный период. А сами сотрудники продвигаются по карьерной лестнице как по вертикали, так и по горизонтали. В Oracle тоже действует система аттестации: по итогам года можно получить бонус или сменить позицию. Большую роль в мотивации сотрудников, говорят в компании, играет тот факт, что каждый имеет возможность получить корпоративную награду Award, то есть приз стоимостью не более $100 за вклад в общее дело компании.

Генеральный директор группы «Успешные проекты» Илья Казарин говорит, что главная ошибка бизнеса — дистанция между фронт– и бэк–офисом. Он уверен: основная задача работодателя — дать каждому чувство причастности к общему делу. То есть возможность ощутить свой личный вклад в работу и вклад соседа. Как из этого, так и из того офиса.

Модуль работы с заказами

Есть еще отдельный модуль, отвечающий за обработку заказов — на схеме зеленый OIF (Order Information).

Отмечу, что правее серым, за шиной API, есть еще внешняя OMS (Order Management System). В нашем случае это связано с тем, что у клиента уже была своя OMS — система для обработки заказов. И менять их они пока не захотели. Поэтому мы дали выбор: 

Либо отключить нашу OMS, оставив только внешнюю, 

Либо включить внешнюю как первичную (мастер-систему), а нашу базовую оставить как вспомогательную. 

Но даже если OMS у клиента своя, нам нужно было предоставить качественный кабинет работы с заказами: контроль, прозвоны, отмены-возвраты. 

За счет тесной взаимосвязи между модулями, есть блоки, которые относятся одновременно к нескольким. Так, в зеленых модулях OIF и Supplier Portal оказались голубые блоки, которые относятся и к PIM. 

Возьмем для примера Aggregated View в модуле OIF. Каждая карточка должна иметь в себе представление, как она будет выглядеть на витрине: 

• делать ли акцент на продавце? 

• объединять ли несколько карточек в одну? 

• какую карточку мы показываем: от вендора или от поставщика? 

CMS часто это не учитывает, и если вы зальете 5 iPhone, у вас на витрине будет 5 одинаковых карточек iPhone. И в этом случае витрина уже не покажется покупателю такой удобной и понятной. Он просто запутается в дублях, не разберется с поиском и фильтрами и… уйдет туда, где ему будет понятнее.

Напоследок пару слов о красном блоке Business Process Composer. Это элемент low-code, который отвечает за то, чтобы пользователь платформы мог «нарисовать» бизнес-процессы под свой бизнес. 

Простота таких глубоких настроек без привлечения программистов делает бизнес более гибким и адаптивным. А адаптивность — это сегодня приоритет №1. Поэтому в low-code технологиях мы видим большие перспективы и планируем активно развиваться в эту сторону.

Надеюсь, что немного помог тем, кто пытается разобраться в архитектуре маркетплейса. Если будут вопросы, смело обращайтесь — буду рад ответить! 

Предпосылки и мотивация

Около четырех лет назад «МегаФон» запустил трансформацию собственного правового департамента. Одним из ключевых ее элементов была цифровизация и автоматизация процессов. Компания начала внедрять программные решения, которые освобождали юридическую функцию от большинства рутинных задач. За счет автоматизации юристы «МегаФона» сократили до половины затрат на типовые процессы, а KPI правовой функции поднялся на 15 пунктов.

Оператор был одним из пионеров в этом направлении. В 2016 году 70% компаний для автоматизации процессов использовали в основном инструменты MS Office. Однако внедряемые компанией технологии вызывали интерес на рынке. В 2017 году на конкурсе Skolkovo LegalTech Leader правовой департамент оператора был признан самым эффективным в области автоматизации юридических процессов.

Проблемы, которые решал департамент «МегаФона», были актуальны для многих компаний вне зависимости от специализации. По подсчетам оператора, до половины рабочего времени юриста уходит на рутинные задачи. Та же проблема — у бухгалтеров. Примерно треть рабочего дня они тратят на занесение данных в учетные системы. При этом до четверти типовых документов все равно содержат ошибки.

Индустрия 4.0

Цифровой пристав: как применяется искусственный интеллект в налогах

В возможности LegalTech юридическое сообщество поверило не сразу, отмечают в «МегаФоне». Тем не менее, после автоматизации типовых задач внутри компании, оператор задумался о выходе с этим сервисом на рынок.

Определение терминов фронт-, миддл- и бэк-офис. Что представляет собой работа в бэк-офисе банка?

«Все профессии нужны, все профессии важны» – это все мы знаем еще из детства. Дело в том, что в современном мире все взаимосвязано, поэтому появилось много терминов иностранного происхождения, смысл которых неведом большинству граждан.

Риелторы, имиджмейкеры, копирайтеры, маркшейдеры – так сходу и не скажешь, чем конкретно занимаются эти люди. То же самое можно сказать и о специалистах бэк-, фронт-офисов.

Кто это такие, где они работают, что входит в их прямые обязанности?

Определение фронт-офиса финансового учреждения

Этим термином называют группу подразделений в организациях, отвечающих за работу с заказчиками или клиентами. Специалисты фронт-офиса находятся на передовой, это лицо компании. От их профессионализма, компетентности, приветливости зависит успех всего учреждения.

В банковской сфере такие работники занимаются обработкой заявок на открытие депозита или получение кредита, консультируют по любым вопросам, распространяют банковские продукты и т. д.

То есть специалисты постоянно сопровождают клиента с момента его прихода в отделение банка и до заключения сделки.

Что такое бэк-офис?

Это операционно-учетное подразделение, занимающееся обеспечением работы отделений, управляющих активами и пассивами компании. Бэк-офис – это серый кардинал.

Клиенты и заказчики не могут оценить работу его специалистов, хотя они вкладывают немало сил в процветание бизнеса. Такие подразделения есть в банках, инвестиционных компаниях, организациях, совершающих на рынках ценных бумаг сделки.

В них работает от 3 до 15 человек, численность сотрудников зависит от величины учреждения.

Работа в бэк-офисе банка предполагает подготовку управленческой отчетности, выполнение расчетов по ценным бумагам и денежным средствам по сделкам, заключенным фронт-офисом.

Также его сотрудники занимаются контролем над соблюдением лимитов, ведением внутреннего отчета, предоставлением информации для бухгалтерии.

Специалист бэк-офиса работает только с контрагентами, с клиентами он не сотрудничает.

Чем занимается миддл-офис?

Это подразделение можно назвать связующим звеном между фронт- и бэк-офисами. Функции его довольно размыты.

Специалисты банков в основном занимаются составлением и подписанием договоров, предоставлением клиентам различных видов отчетов, принятием поручений на совершение операций вывода средств, купли-продажи и т. д.

Также миддл-офис отвечает за согласование типовых форм и нормативных документов с другими подразделениями, разработку методик проведения новых операций. Его специалисты в большинстве случаев работают по заданиям передовиков.

Каковы обязанности специалистов бэк-офиса?

Работники финансовых учреждений должны оформлять договоры купли-продажи ценных бумаг, вести журнал регистрации сделок. Специалист следит за перерегистрацией ценных бумаг, поскольку должна быть произведена передача прав собственности покупателю от продавца. Бэк-офис выполняет эту процедуру на основании передаточного распоряжения, содержащегося в реестре держателя ценных бумаг.

Новый владелец должен получить все необходимые документы, а специалист, в свою очередь, контролирует процесс расчета между компаниями продавца и покупателя.

В худшем случае компания несет значительные убытки из-за признания сделки недействительной.

Сравнение фронт- и бэк-офисов

Эти два подразделения противоположны друг другу. Фронт-офис – это работа с клиентами, лицо компании. Специалисты всегда находятся на виду, от их профессионализма и находчивости зависит будущее организации. Бэк-офис – это работа в тени.

Сотрудников подразделения не все знают в лицо, но они словно пчелки-труженицы перелопачивают много важных дел.

Все специалисты работают на благо компании, но все же важно проводить черту между разными подразделениями, чтобы не перекладывать обязанности одних на плечи других. Разделение подразделений может происходить как на программном, так и на аппаратном уровне

Явной границы между ними не существует, это всего лишь система понятий

Разделение подразделений может происходить как на программном, так и на аппаратном уровне. Явной границы между ними не существует, это всего лишь система понятий.

Разделение бэк- и фронт-офисов необходимо на психологическом уровне.

Руководитель компании должен понимать, что в первой подсистеме обязаны работать более профессиональные и опытные специалисты, нежели во второй, поскольку на них возлагается большая ответственность и более сложная в работа.

Бэк офис, фронт офис и мидл офис

Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности.

Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно.

Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно — что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.

Откуда взялось название?

Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) — задний, а мидл (middle) — средний.

Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы.

Мидл офис — средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.

Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе

Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его менеджеры постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании.

Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции.

Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность.

Мидл офис определяется такими базовыми ролями:

• Контроль качества продукции;
• Юридический отдел;
• Казначейство;
• Управление рисками.

Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий.

Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач

Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.

Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами

Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:

• Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
• Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
• Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
• Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.

Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса.

На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.

Миф N 3. Вырастить собственных экспертов дешевле, чем нанять профессионалов

Подготовка собственных специалистов, безусловно, необходима, но в то же время это процесс трудоемкий, продолжительный и недешевый. По нашим наблюдениям и опыту, средний срок подготовки специалиста бэк-офиса средней квалификации составляет от 6 до 12 месяцев. С фронт-офисом ситуация проще — требования к квалификации сотрудника фронт-офиса существенно ниже, так как все наиболее сложные и трудоемкие операции выполняются в большинстве банков в централизованных бэк-офисах. Поэтому средний срок подготовки сотрудника фронт-офиса составляет от 3 до 6 месяцев.

Оптимальное соотношение нового персонала (который приходит с рынка труда либо перекупается у других банков) к внутреннему резерву, который формировался из числа действующих сотрудников банка, составляет 1/3, то есть один новичок на трех сотрудников, проработавших не менее года.

Наем новых сотрудников, независимо от их квалификации, предполагает некий временной лаг, в течение которого человек входит в курс дела: изучает особенности бизнес-процессов в конкретном месте, внутреннюю нормативную документацию и т.д. Для сокращения срока адаптации к его обучению можно привлечь куратора, что подразумевает создание института наставничества. Понятно, что не каждый сотрудник, приходящий на работу в операционный блок, получает статус стажера. Это касается специалистов с недостаточным уровнем квалификации, но имеющих достаточно высокий потенциал. Введение системы наставничества направлено:

• на достижение целевых показателей текучести кадров (руководство — 10%; эксперты бэк-офиса — 20%; кассиры — 50%; операционисты — 40%);
• повышение качества подготовки и квалификации сотрудников операционного блока;
• предоставление сотрудникам возможности карьерного роста;
• создание кадрового резерва из числа наставников.

Можно сформулировать основные принципы системы наставничества:

наставником может быть любой сотрудник операционного блока, кроме руководителей, отвечающий следующим требованиям:

а) срок работы в банке не менее одного года;

б) образование высшее или среднее специальное;

в) высокий уровень сотрудника по результатам ежегодной оценки персонала;

г) наличие рекомендаций от начальника операционного департамента/ отдела;

• стажер — новый сотрудник, прошедший процедуру приема на работу в банк и закрепленный за наставником;
• срок обучения стажера — 3 месяца;
• итог обучения стажера — квалификационный экзамен комиссии в составе руководителей операционных подразделений;
• наличие системы мотивации наставника.

Любой труд должен оплачиваться, в противном случае мы получим обратные результаты. На рис. 2 представлен один из вариантов, каким образом может выглядеть система мотивации наставников. Благодаря введению института наставничества возможно снизить уровень текучести сотрудников операционного блока в 2,5 раза.

Задачи бэк офиса

В задачи бэк офиса  входит также подтверждение сделок, проведение  расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.

Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является  электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.

Рассмотрим, более детально, что значит  бэк офис.

Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.

Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.

Функции и различия бэк офис и фронт офис

Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.

Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.

В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).

Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.

Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.

Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.

Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.

Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.

Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты

Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании

Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).

Место каждого в архитектуре компании

Существует три термина, которые следует знать.

Важно! Необходимо знать, в чем состоят отличия каждого из существующих офисов

Фронт

Дословно переводится как «передний офис». На эти подразделения возложены обязанности по работе с клиентами. Это может быть подразделение, которое осуществляет все функции по работе с заказчиками и покупателями, оформляет соглашения и прочие. То есть это передовые отделы, которые первыми осуществляют контакт со всеми клиентами после их входа на территорию.

Функциональные обязанности фронт офиса в конкретной компании могут отличаться в зависимости от того, в какой деятельности она задействована и ее специфики. В финансовых организациях такой отдел работает с продажами. В банках занимается консультированием посетителей, открытие карт и счетов.

Бэк

Указанные отделы задействованы для выполнения задач по ведению дел, распорядку, административным задачам. Хороший пример — бухгалтерия, которая занимается расчетом заработных плат, считает доходы и расходы, а также занимается отчетностью в налоговые структуры.

Обратите внимание! Также это может быть служба по работе с клиентами, HR-отделы и другие. Бэк офис занимается тем, что работает над обеспечение и связью всех отделов и подразделений в компании

Они не имеют прямого контакта с клиентами, не занимаются оформлением соглашений с ними

Бэк офис занимается тем, что работает над обеспечение и связью всех отделов и подразделений в компании. Они не имеют прямого контакта с клиентами, не занимаются оформлением соглашений с ними.

Миддл

Миддл офис представляет собой канал связи между оставшимися двумя офисами. Перед тем, как закончить сделку с клиентами, проходит этап проверки и обработки всех операций. Именно этим и занимается миддл офис. Потом эти данные передаются в кабинеты «заднего» офиса, который является завершающим звеном в цепи.

В качестве примера, можно рассмотреть банковские отделы, которые выполняют проверку кредитной истории, а также тем, что вносят данные в реестры. Создан с целью восполнения пробела в структуре предприятий и налаживания связи между передним и задним звеньями.

Принцип работы в банке

Похожие записи:

Онлайн-регистрация ип в 2021 году с альфа-банком Мне необходимо зарегистрировать организацию Профессия косметолог: плюсы и минусы 30 вещей, которые стоит обязательно сделать в жизни Расчетный и отчетный периоды в расчете по страховым взносам «каннские львы»